Los acuerdos que la junta de accionistas adopte, así como todas las circunstancias relativas a la reunión deben quedar recogidas en el acta, que se convierte en el documento decisivo a partir del cual se puede conocer lo sucedido en la reunión de la junta, se elevan a público aquellos acuerdos que así deban recogerse por ser obligatoria su inscripción en el Registro Mercantil, y permite controlar si los acuerdos han sido tomados válidamente. El acta de la junta se convierte así en un documento fundamental y obligatorio en toda sociedad mercantil.
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Los arts. 202 y 203 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y los arts. 97 y ss del Reglamento del Registro Mercantil (RRM) contienen el régimen legal relativo a las actas.
Es al secretario de la junta a quien corresponde la elaboración del acta de la junta, estableciendo el art. 99.3 RRM que debe ser firmada por dicho cargo con el Visto Bueno de quien hubiera actuado como presidente de la junta. Lo más habitual en aquellas sociedades cuyo órgano de administración es un consejo de administración es que quienes ostentan estos cargos en el consejo sean las personas designadas para desempeñar las funciones de secretario y presidente de la junta. Ante la posible falta del secretario y para el caso de que los estatutos sociales guarden silencio a este respecto, por parte de la doctrina se prevén una serie de reglas:
- A falta de secretario, es al presidente a quien corresponde ejercer las funciones. Para los supuestos de ausencia de ambos, y hasta que la junta proceda a designar a alguien para que desempeñe el cargo, se entiende que es el órgano de administrador quien debe velar por el correcto desarrollo de estas cuestiones.
- Ante un supuesto de sustitución del secretario durante el desarrollo de la propia junta, parece que se defiende que cada uno de los secretarios extienda la parte de la documentación correspondiente al tiempo en que ha ejercido el cargo.
En lo que respecta al contenido del acta de la junta, que debe extenderse o transcribirse en el libro de actas correspondiente, el art. 97 del RRM enumera las circunstancias que debe recoger, cuya observación es especialmente importante cuando el acta debe ser la base sobre la que se otorga la escritura pública que contiene un acuerdo que debe inscribirse en el Registro Mercantil, tal es el caso de acuerdos relativos a ampliaciones de capital, modificaciones del objeto social, cambio de domicilio, etc.
Las circunstancias que, en todo caso, deben reflejarse en el acta de la junta son las siguientes:
- Fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero donde se hubiera celebrado la reunión;
- Un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia;
- El contenido de los acuerdos adoptados;
- El resultado de las votaciones , expresando las mayorías con que se hubiera adoptado cada uno de los acuerdos;
- La oposición de quien haya votado en contra, si así lo pide;
- La aprobación del acta.
Además de estas menciones es importante recordar que la lista de asistentes debe figurar al comienzo del acta o adjuntarse por medio de anejo firmado por el secretario con el Visto Bueno del presidente, tal como establece el art. 98 del RRM. El art. 192.1 LSC establece que antes de entrar en el orden del día se formará la lista de los asistentes, expresando el carácter o representación de cada uno y el número de acciones propias o ajenas con que concurran. Al final de la lista se determinará el número de accionistas presentes o representados, así como el importe del capital del que sean titulares, especificando el que corresponde a los accionistas con derecho de voto.
Una vez elaborada el acta de la junta debe procederse a su aprobación y firma, tal como establecen el art. 99 del RRM y el art. 202.2 LSC.
La aprobación del acta es la conformidad de los accionistas respecto de lo tratado en la junta y reflejado en el documento. La aprobación puede realizarse o bien al término de la reunión por la propia junta , o bien dentro del plazo de quince días por el presidente y dos interventores, uno en representación de la mayoría y otro por la minoría.
En las sociedades cuyo número de accionistas no es numeroso, lo más habitual es proceder a la aprobación del acta una vez terminada la junta y antes de que se levante la sesión. De esta forma la aprobación puede decirse que es el último acto de la junta inmediatamente anterior a su firma por el secretario con el Visto Bueno del presidente.
Con independencia del sistema empleado sí conviene tener presente que en tanto el acta no sea aprobada no tendrá fuerza ejecutiva, es decir, que los acuerdos adoptados por la junta, por ejemplo un aumento de capital, no podrán ni siquiera ser certificados por el órgano de administración, al que tampoco se podrá exigir su cumplimiento precisamente en tanto el acta no sea aprobada.
En ocasiones la elaboración y aprobación del acta puede plantear problemas, especialmente cuando existen conflictos entre los accionistas. Con el fin de salvar esas incidencias el órgano de administración puede solicitar la presencia de un Notario en la junta para que levante acta notarial de la misma. En este caso es el Notario quien verifica si la reunión ha sido convocada con observancia de los requisitos legales y estatutarios y de ser así, asiste a la junta procediendo a asegurarse de la identidad de los cargos de presidente y secretario de la reunión. En aquellos casos en los que se opte por esta posibilidad convendrá prever la celebración de la junta con tiempo suficiente porque especialmente cuando se trata de las juntas ordinarias , que en la mayoría de los casos se celebran a finales de junio, no resulta fácil contar con la presencia del Notario de no haberse previsto con antelación. Además de reconocerse al órgano de administración esta facultad la LSC en su art. 203 la reconoce a los accionistas que representen, al menos, el 1% del capital y siempre que lo soliciten con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta. En este caso el órgano de administración tiene la obligación de requerir al Notario a estos efectos. Ya sea porque el órgano de administración libremente así lo decida o porque se vea obligado por la solicitud de los accionistas, los honorarios notariales serán de cargo de la sociedad.
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Amparo González
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