Lugar y tiempo de celebración de la junta de accionistas. Salvo que los estatutos dispongan expresamente otra cosa, el lugar donde debe reunirse la junta general de accionistas es el término municipal donde tenga su domicilio social. Así lo establece el art. 175.1 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC). El lugar exacto de celebración podrá coincidir o no con el domicilio social siempre que se respete lo expuesto anteriormente, presumiéndose si en la convocatoria no figura el lugar de celebración, que será el domicilio social. Únicamente en casos excepcionales la reunión puede celebrarse fuera del municipio:
- En el supuesto de junta universal, es decir, cuando concurre todo el capital social y los asistentes aceptan la celebración de la junta (art. 178.2 LSC).
- En situaciones de fuerza mayor, – guerra, terremoto, etc.…-, que impidan la celebración de la junta en la localidad del domicilio social. En este caso es la jurisprudencia del Tribunal Supremo la que ha reconocido esta posibilidad.
Especialmente en las sociedades pequeñas lo habitual es que la reunión comience y termine en el mismo día pero puede darse el caso de que debido a la trascendencia de los asuntos a tratar el debate se prolongue más de lo previsto siendo necesario, en ese caso, la prórroga de la reunión. Esta posibilidad está contemplada legalmente, estableciendo el art. 195 LSC la prórroga de la sesión durante uno o más días consecutivos. Esta prórroga debe ser acordada por la propia junta a instancias del órgano de administración o de un número de socios que representen, al menos, la cuarta parte del capital presente o representado en la reunión. En estos casos, con independencia del número de sesiones, la junta se considera única y, por tanto, solo cabe levantar un acta para todas las sesiones.
Formalidades para la válida constitución. Una vez convocada debidamente, y presentes o representados los accionistas suficientes para que haya quórum, en el lugar y tiempo previstos en la convocatoria es necesario dar cumplimiento a una serie de formalidades para que la junta se considere válidamente constituida y pueda, por tanto, adoptar de manera válida los acuerdos pertinentes.
El primer paso es proceder a formar la mesa de la junta, órgano encargado de admitir a los asistentes, decidir sobre la validez de las representaciones, dirigir la reunión y levantar acta de la misma. Este órgano está formado por un presidente y un secretario, salvo en los casos de sociedad unipersonal.
El art. 191 LSC establece la necesidad de que la junta cuente con la persona que debe actuar como presidente de la misma. Por regla general los estatutos sociales prevén a quien corresponde la presidencia de las juntas y, a falta de esta previsión, el mencionado art. 191 establece que sea el presidente del consejo de administración, y a falta de éste, el accionista que elijan los accionistas asistentes.
Es al presidente a quien corresponden, entre otras, las siguientes funciones:
- Verificar si la convocatoria de la junta se ha realizado con observancia de las prescripciones legales y estatutarias.
- Cuidar de la correcta formación de la lista de asistentes que debe formarse antes de entrar a debatir el orden del día.
- Autorizar o desautorizar la asistencia de determinadas personas.
- Declarar válidamente constituida la reunión de la junta una vez comprobado el quórum de asistencia.
- Dirigir las intervenciones de los asistentes, dar el turno de palabra, declarar los asuntos suficientemente debatidos, en definitiva, dirigir el desarrollo de la sesión.
- Dar las explicaciones necesarias y decidir si determinadas informaciones pedidas son oportunas.
- Someter a votación los acuerdos que correspondan, realizando el recuento de votos y señalando, en su caso, la aprobación.
- Aprobar el acta de la reunión, en alguna de las dos formas previstas por el art. 202.2 LSC que dispone que el acta podrá ser aprobada por la propia junta a continuación de haberse celebrado, o bien, dentro del plazo de quince días por el presidente y dos interventores, uno en representación de la mayoría y otro por la minoría.
Además de la figura del presidente de la junta, la ley exige la presencia del secretario, como asistente del primero. En lo que respecta a su designación es similar, esto es, habrá que estar a lo que disponen los estatutos o, en su defecto, a la elección que realicen los accionistas que asistan a la reunión. Salvo que los estatutos establezcan otra cosa, las funciones del secretario pueden ser desempeñadas por persona que no tenga la condición de accionista.
Las funciones principales del secretario son:
- Confeccionar y firmar la lista de asistentes (art. 98 RRM).
- Redactar y firmar el acta de la junta ( art. 99 RRM)
En alguna ocasión se nos planteo la siguiente cuestión: ¿qué sucede si a la junta solo asiste un accionista?; ¿puede actuar como presidente y secretario? Esta cuestión es resuelta en sentido afirmativo por la doctrina que parece admitir que así sea, eso sí, respetando las obligaciones formales relativas a la constancia de las decisiones en las actas.
Como hemos mencionado, al secretario de la junta corresponde elaborar la lista de asistentes, con carácter previo a tratar el orden del día, art. 192 LSC. La elaboración de la lista tiene una gran importancia pues será decisiva a la hora de poder determinar, por ejemplo, quien está legitimado para impugnar los acuerdos sociales. En cuanto a la forma de la lista, tal como prevé el art. 98 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM), ésta puede realizarse por escrito, al comienzo del acta o mediante documento anexo ( en las sociedades pequeñas esta es la forma más habitual), o mediante fichero o soporte informático. Con independencia de la forma, la lista debe estar firmada por el secretario con el visto bueno del presidente y aunque no es obligatorio que los accionistas firmen la lista de asistentes sí resulta conveniente.
Conviene no olvidar que si la junta se reúne con carácter universal, en el acta que se levante de la misma debe figurar, a continuación de la fecha y lugar y del orden del día, el nombre de los asistentes seguido de la firma de cada uno de ellos, de conformidad con lo dispuesto en el art. 97.1.4ª RRM.
La lista de asistentes debe dejar constancia de la identidad de los accionistas presentes y representados, del número de acciones que concurren así como de la asistencia a la reunión de otras personas, ya sean éstas administradores, asesores, etc. Dado que su finalidad principal es determinar el número de asistentes y el capital representado, a efectos de determinar el quórum.
En cuanto a las consecuencias de su falta de elaboración la jurisprudencia ha venido a adoptar soluciones diversas en función de los casos, haciendo una valoración especial según se trate de primera o segunda convocatoria.
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