El derecho de asistencia a la junta general es inherente a la condición de socio con independencia del número de participaciones cuya titularidad se ostente ya que, tratándose de sociedades limitadas y a diferencia de las sociedades anónimas, ni siquiera los estatutos pueden limitar el ejercicio de este derecho.
Esa cualidad de socio debe ostentarse en el momento de la reunión de la junta de manera que será socio aquel que efectivamente aparezca inscrito en el Libro registro de socios o, quien, aun no figurando, debería por haberse comunicado su identidad a la sociedad suficientemente.
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Frente a lo que para los socios se configura claramente como un derecho, puede constituirse como obligación para determinadas personas. Así sucede respecto de los administradores (art. 180 LSC), lo que resulta lógico pues a ellos corresponde proporcionar información a los socios durante el desarrollo de la junta. Por esta misma razón los estatutos pueden autorizar o imponer esta obligación a aquellas personas que por razón del cargo que ocupan tienen interés en la buena marcha de de la sociedad, tales como directores, gerentes, técnicos,etc… Y también tendrán autorización para asistir quienes son considerados convenientes por parte del presidente de la junta, aunque se reconoce a esta última la facultad de revocar dicha asistencia.
El derecho de asistencia puede ejercitarse de manera personal o a través de representación. De conformidad con lo dispuesto en el art. 183 LSC, el socio puede hacerse representar, sin que los estatutos puedan establecer limitación alguna, por otro socio, su cónyuge, ascendientes o descendientes, o por medio de persona que ostente un poder general con facultades para administrar todo el patrimonio otorgado mediante documento publico, que necesariamente habrá de ser notarial. En todo caso, esa representación deberá constar por escrito y, salvo en aquellos casos en que exista un documento público, deberá ser especial para cada junta debiendo, en consecuencia, especificar la identidad del representante, la fecha y orden del día de la junta así como las instrucciones y firma del socio representado.
Otra cuestión que no debemos olvidar es que la representación comprende la totalidad de las participaciones, de manera que no es posible otorgar nuestra representación a varias personas ni concurrir personalmente con parte de las participaciones y por medio de representante con las restantes. La asistencia personal del socio implica automáticamente la revocación de la representación que se hubiera podido conferir.
Para que la junta se desarrolle debidamente es necesario que alguien la conduzca y decida sobre cuestiones como comprobar si los asistentes son efectivamente socios; si la representación que se dice ostentar está acreditada; dar por concluidas las discusiones sobre un punto del orden del día; dar por terminada la sesión; redactar y aprobar el acta que refleje todo lo sucedido, etc. Pues bien, todas esas funciones están encomendadas a la mesa de la junta que,-con excepción de las sociedades unipersonales en las que el socio único ejerce las competencias de la junta-, estará constituida, al menos, por dos cargos: el presidente y el secretario. Dada la flexibilidad que caracteriza las sociedades limitadas los estatutos pueden prever otro tipo de cargos similares o complementarios como vicepresidente y vicesecretario.
La designación de cargos puede realizarse:
- Estableciéndose en los estatutos sociales. En este supuesto puede optarse por realizar una designación nominativa, lo que no resulta aconsejable puesto que cualquier cambio motivado por fallecimiento, dimisión, exclusión etc., exigiría una modificación de estatuto, o bien , fijar el cumplimiento de determinados requisitos: antigüedad, edad, ejercicio de determinados cargos, etc…
- Aplicando la previsión legal. Si en los estatutos nada se dice al respecto el presidente y el secretario son los del consejo de administración y, en su defecto, los elegidos por la propia junta, art. 191LSC.
- En los casos de convocatoria judicial, la designación de estos cargos corresponde al propio juez que decidirá libremente.
Corresponde al presidente de la junta, asistido por el secretario, y como paso previo al examen del orden del día la formación de la lista de asistentes cuya finalidad es determinar si existe quórum y se puede dar por constituida la junta y entrar en el orden del día. Asimismo la lista de asistentes permite saber qué socios no han asistido y, por tanto, están facultados para impugnar los acuerdos o, en su caso, ejercer el derecho de separación. La lista debe confeccionarse dejándose constancia del número de socios concurrentes, de los que asisten personalmente y aquellos que lo hacen por medio de representación, así como el porcentaje de capital que unos y otros representan. Si la junta fuera universal a continuación de la fecha , lugar y orden del día debe hacerse constar el nombre de los asistentes, seguido de la firma de cada uno de ellos. Si bien es cierto que el requisito de la firma no se exige cuando no se trata de juntas universales, sin embargo, sí resulta muy aconsejable que la lista sea firmada por todos los socios a efectos probatorios.
Para finalizar mencionar que si bien es cierto que el defecto en la formación de la lista no es en sí mismo causa de nulidad de los acuerdos adoptados en la junta , sin embargo sí es indispensable la formación de la misma sin que sea suficiente la simple mención de la existencia de quorum porque como el TS ha señalado, la falta de lista de asistentes determina la nulidad del acuerdo al ser imposible determinar quien está legitimado para impugnar los acuerdos (porque no consta quien no asistió a la reunión) así como la obtención del quorum legal o estatutario.
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Amparo González
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