Los acuerdos adoptados por las juntas de las sociedades limitadas, aun tratándose de sociedades unipersonales, deben quedar recogidos en forma de acta que se extenderá o transcribirá en el correspondiente Libro de actas. Hablamos de la documentación de los acuerdos sociales.
La forma y contenido del acta es especialmente importante cuando los acuerdos adoptados han de ser inscritos en el registro mercantil, pues la falta de algunas de las menciones consideradas esenciales por la LSC, art. 202, así como por el RRM, arts. 97 a 112, determinaran la no inscripción de dichos acuerdos en tanto no sean subsanados.
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Las actas deben además de indicar la fecha y lugar donde se celebra la reunión y la forma de convocatoria, deben contener la lista de asistentes, el orden del día, así como un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones que hayan solicitado constancia, con indicación de los acuerdos adoptados y la mayoría con que se aprobaron. Asimismo deben ser firmadas aprobadas por quienes hayan actuado como presidente y secretario de la reunión al final de la misma, o bien, dentro del plazo de quince días por el presidente de la junta y dos socios interventores, uno en representación de la mayoría y otro de la minoría. A partir del momento en el que el acta es aprobada tiene fuerza ejecutiva.
Otra alternativa es el acta notarial (art. 203 LSC).El órgano de administración puede requerir a un notario para que sea éste el que levante acta de la junta. Esa posibilidad se convierte en obligación si, al menos con cinco días de antelación respecto de la fecha prevista para la reunión, los socios que representen, al menos, un 5% del capital así lo solicitan. En este caso los acuerdos únicamente tienen eficacia si constan en acta notarial pudiendo los interesados instar la anotación preventiva de la solicitud de acta notarial para que, una vez practicada, no puedan inscribirse los acuerdos adoptados por la junta a la que se refieran si no constasen en acta notarial. El acta levantada por notario no precisa ser aprobada puesto que el carácter de fedatario público del mismo hace innecesario este trámite.
Conviene recordar que, con independencia de quien requiera al notario para levantar acta, sus honorarios son siempre de cargo de la propia sociedad.
A esta opción suele recurrirse en aquellos casos en los que, por la entidad de los asuntos a tratar, se prevén situaciones conflictivas que inclusive puedan derivar en impugnación de acuerdos ya que, para dejar constancia inequívoca de las circunstancias y acuerdos de la junta nada mejor que la fuerza del acta notarial con cuyo cierre adquieren ejecutividad los acuerdos alcanzados. El notario no se limita a dar fe en cuanto al contenido de los acuerdos sino que actúa como garante de la legalidad de la convocatoria, aunque no de la legalidad de los hechos consignados en el documento.
Como antes hemos señalado, también en el caso de las sociedades unipersonales se hace preciso plasmar las decisiones del socio único en forma de acta aunque el contenido de la misma prácticamente se limite a la fecha y lugar donde el socio adopta las decisiones y el sentido de las mismas. Una especialidad de las sociedades unipersonales, recogida en el art. 15.2 LSC, que marca la diferencia respecto de las actas de las sociedades pluripersonales, es el reconocimiento del acta consignada bajo la única firma del socio único o su representante y la facultad que se reconoce al propio socio para ejecutar y formalizar sus decisiones, todo ello para facilitar el proceso de inscripción registral de las decisiones del socio único.
La forma en que los acuerdos sociales acceden al registro mercantil es a través de la correspondiente escritura otorgada ante notario. Dicha escritura puede tomar como base el acta, testimonio notarial de la misma o, lo que es más frecuente, la certificación de los acuerdos que, conforme al art. 108 del RRM, corresponde:
- En el caso de que el órgano de administración sea un consejo, al secretario, y, en su caso, al vicesecretario del consejo de administración, sea o no consejero, con el visto bueno del presidente o del vicepresidente.
- Al administrador único o a cualquiera de los administradores solidarios.
- A los administradores que tengan poder de representación, cuando se trate de administración mancomunada.
- Siendo la sociedad unipersonal, al socio o administradores.
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Amparo González
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