Uno de los procesos que debe llevar a cabo cualquier empresa, pero sobre todo una asesoría de empresas o despacho profesional, es contabilizar facturas emitidas y recibidas.
Lo habitual, hasta hace relativamente poco tiempo, era que el cliente proporcionara en papel (o, con suerte, en pdf) dichos documentos para que la asesoría fuera, una por una, procesándolas mediante su programa contable.
Este proceso era lento, repetitivo y algo tedioso para el profesional contable fiscal encargado de dicha tarea. Muchas veces en las facturas no se veían los datos, venían grapadas o incluso pegadas y arrugadas, lo que ralentizaba el proceso y lo hacía realmente pesado. Además, en no pocas ocasiones hacía falta tener a mano una lupa para ver alguno de esos datos fantasma, borrados por el rozamiento o la mala impresión.
Tras la contabilización las facturas se debían archivar por fechas y luego devolverlas al cliente o, en algunos casos, almacenarlas en la propia asesoría durante un tiempo.
¿Qué más interacciones pueden producirse tras contabilizar facturas?
Después de haber contabilizado facturas puede ser necesario volver a manejarlas por diferentes motivos, por lo que, a menudo, hay que dejar el puesto de trabajo, ir a la zona de archivo, buscar la empresa, la factura, sacarla de la carpeta, realizar la tarea con ella y luego volver a dejarla en su lugar. Esto ocurre, por ejemplo, si:
- El cliente nos llama porque necesita consultar algún concepto y precio de producto o servicio de la factura, si no ha entregado el original y no conserva copia.
- Es necesario revisar los gastos deducibles por parte del encargado del área fiscal yi hay que verificar la naturaleza del gasto.
- Tenemos una comprobación limitada de hacienda y hay que aportar todas las facturas de un año, en la actualidad en pdf. Esto implica proceder a recopilarlas, escanearlas y ordenarlas.
5 ventajas de contabilizar facturas mediante inteligencia artificial
Hasta aquí hemos descrito lo que es un proceso normal en una asesoría que no utilice soluciones de inteligencia artificial. Vamos a ver ahora las ventajas que nos da este tipo de software que permite la contabilización automática.
- Se incrementa la velocidad de procesamiento de grandes cantidades de facturas. El robot contable, mediante el escaneo y conectado a la aplicación contable, procede a realizar un reconocimiento de todos los campos de la factura de forma masiva: número de factura, fecha de factura, base/s imponible/s, tipo/s de IVA, total, nombre de cliente o proveedor, NIF, etc. En unos minutos decenas de facturas son interpretadas y asignadas contrapartidas para posterior revisión.
- Se mejora la fiabilidad de la información procesada minimizando los errores humanos de transcripción. El potente software de OCR transcribe los datos de los documentos con una enorme precisión, aunque sea conveniente una revisión en ciertos casos.
- Se disminuye el cansancio visual de los empleados, se mejora su motivación y se mejora su ergonomía al desechar el uso del papel. Efectivamente, con el procesamiento mediante robot contable basado en la inteligencia artificial se facilita la correcta posición postural . Como el software permite aumentar el tamaño del documento ya no hace falta coger la factura en papel para adaptarla a nuestra visión; no hay que teclear, por regla general, texto, ni números. Solamente en el caso de que exista algún dato inexacto o haya que dar de alta un cliente o proveedor deberemos incluirlo a mano.
- Se reducen las tareas y las que se realizan son más simples. El trabajo que antes consistía en coger, comprobar, buscar, teclear y archivar, ahora se convierte en revisar y pulsar para contabilizar las facturas de forma automática. Así es. Mediante este tipo de software solo hay que revisar el trabajo hecho por él y, cuando es correcto, con una simple pulsación del botón de enlace, lograr que decenas de facturas queden contabilizadas, como por arte de magia.
- Se disminuyen los tiempos y se facilitan los procesos posteriores de consulta de facturas. Si hay que consultar facturas una vez contabilizadas se tendrá acceso a ellas sin tener que moverse del puesto de trabajo. En el mejor de los casos, si el software contable lo permite, la factura quedará asociada y con acceso directo desde el programa contable. En el peor de los casos, estará archivada en la nube. Y en caso de comprobación limitada se disminuirá, igualmente, el tiempo de procesado de la información.
¿Y qué ocurre con mi personal contable actual?¿Se queda ocioso o tengo que despedirlo?
Este temor es normal. Lo que va a ocurrir es que tu personal contable o fiscal tendrá más tiempo para mejorar la calidad del trabajo final, para asesorar al cliente y podrá absorber más carga de trabajo procedente de nuevos clientes, por lo que se incrementará la rentabilidad final de la asesoría.
¿Y él precio? ¿Este tipo de soluciones, tan modernas con caras?
Por poner un ejemplo, lo que cobra la empresa Inmatic por su software, en el caso de procesar hasta 20.000 facturas anuales (1.667 al mes) son 100 euros al mes. Esto quiere decir que el coste por factura procesada es de 0,06 céntimos de euro.
Simplificando, si suponemos que tenemos un técnico contable fiscal a jornada completa, que nos cuesta 2.200 euros/mes (incluyendo salario bruto y seguridad social) y que es capaz de llevar, él solo, 20 autónomos y 10 sociedades limitadas ( de los que hay que contabilizar menos de 20.000 facturas anuales), y suponemos que se cobran 150 euros por SL y 60 euros por autónomo, este trabajador estaría contribuyendo a generar 2.700 euros/mes de facturación aportando un beneficio de 500 euros/mes, sin contar su contribución a los gastos fijos.
Si se introduce el software para contabilizar facturas de forma automática, el coste total para la carga de trabajo asignada a ese trabajador sería de 2.300 euros (2.200 + 100 euros del software). Si en contabilizar 1.667 facturas al mes, de la forma tradicional, se tarda de media 30 segundos por asiento, tendríamos que se tardan unas 14 horas mensuales en contabilizar ese volumen de facturas.
Un programa como Inmatic tarda en interpretar y contabilizar facturas aproximadamente un 75% menos de tiempo incluyendo el archivado en la nube.
Esto quiere decir que con un software de IA como el que comentamos, las 14 horas se convertirían, aproximadamente, en 3 horas y media, dejando libres 10 horas y media. Si se utilizan para procesar y contabilizar facturas de un número de clientes similar al que nuestro trabajador tenía asignado, quiere decir que podría generar, por muy poco coste adicional, el doble de facturación. En concreto, 5.400 euros que, restando su coste de 2.300 euros, supondría 3.100 euros/mes de beneficio frente a los 500 euros/mes anteriores: un 600% más.
Por supuesto, todo esto es una simplificación, pero puede verse claramente el potencial de contar con una herramienta de este tipo. Hay que tener en cuenta que en una asesoría los picos de trabajo más fuertes se producen en los meses de presentación trimestral de impuestos ( abril, julio, octubre y enero) produciéndose cuellos de botella con las siguientes situaciones de nervios, ansiedad, trabajo extraordinario incluso en fin de semana, etc.
Disponer de un software para contabilizar facturas mediante inteligencia artificial mejoraría el trabajo en esos períodos, con la consiguiente reducción de los inconvenientes antes mencionados.
Por supuesto, se trata de que cada asesoría busque su equilibrio entre mayor absorción de carga de trabajo, sin llegar a generar nuevos cuellos de botella, y destinar parte de las horas ahorradas a realizar un trabajo de mayor calidad o poder facturar por otros servicios de asesoramiento con mayor valor añadido.
Si quieres saber cómo funciona en la práctica este tipo de software te invitamos a ver este video/webinar que Inmatic impartió hace unas semanas. En él explican a fondo el proceso y muestran esta potente herramienta. Y, tú, ¿vas a seguir contabilizando como hace 10 años?
No queremos terminar sin aclarar que muchas marcas de software de gestión de asesorías disponen de soluciones de contabilización automática de documentos, pero no todas responden de forma ágil, ni tienen el mismo nivel de fiabilidad. Por supuesto, tampoco tienen el mismo precio.
Luego existen soluciones como la comentada de Inmatic que se adapta y es compatible con varias marcas de software de contabilidad. A la fecha de publicación de este artículo es compatible, en distinta medida, con los siguientes: A3, Aplifisa, Contanet, Contasol (local y nube), Estimasol, Monitor Informática. Anuncian que en breve serán compatibles con SAGE, A3 Innuva y Holded.
Ya sabes. Pruébalas, pide opiniones y escoge la que mejor se adapte a tu software, a tu presupuesto y empieza a mejorar la rentabilidad de tu despacho.
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