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Una de las consecuencias que ha traído la digitalización de la administración y la posibilidad, cada vez mayor, de realizar trámites por vía telemática ha sido la avalancha de las notificaciones electrónicas y la necesidad de contar con certificados digitales. Las notificaciones electrónicas han venido a sustituir al correo certificado y los segundos al uso del DNI y de los documentos públicos acreditativos de la identidad de las personas físicas y jurídicas
Las notificaciones electrónicas han supuesto de facto, en muchos casos, que el asesor, bien en copia o bien directamente, se haya convertido en el receptor de dichas notificaciones y en el encargado de atenderlas controlando los plazos para ello.
En cuanto a los certificados digitales, también se ha convertido en costumbre muy extendida ponerlos a disposición de las asesores para facilitar su trabajo, cuando el alcance de los certificados de colaborador social no es suficiente. Y con esa puesta a disposición se han delegado la gestión de la solicitud inicial o las gestiones de renovación puesto que dichos trámites resultan excesivamente complejos, en muchos casos, para quienes deberían realizarlos.
EL CONTROL DE LAS NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS
Como señalábamos, entre las muchas tareas que una asesoría viene realizando de forma habitual, a raíz de la transformación digital, está la de encargarse del seguimiento y control de las notificaciones electrónicas que las diferentes administraciones, de forma creciente, envía tanto a empresas como a autónomos.
Dicha tarea se ha venido realizando en la mayoría de las ocasiones de forma pasiva, como receptores o destinatarios de las notificaciones emitidas por la administración correspondiente. En la mayoría de los casos la Agencia Tributaria y la Tesorería de la Seguridad Social.
Si eres asesor seguro que has vivido la desagradable experiencia de consultar tu email un fin de semana y ver como a las horas más intempestivas de un sábado o domingo llegaba una notificación de la Agencia Tributaria.
Nos referimos a uno de esos mensajes con el asunto “AEAT – Aviso de Notificación para el NIF: ……” , que normalmente produce un pequeño vuelco en el corazón, porque, al fin y al cabo, estos mensajes pueden ser el aviso de que la Agencia Tributaria esté poniendo en duda el trabajo realizado por ti o por algún compañero de tu asesoría.
El historial, de todos conocido, de Tribunales Económico Administrativos enmendando la plana a Hacienda, constata que, muchas veces, el criterio del asesor es el correcto, aunque Hacienda lo ponga en duda de forma sistemática en las primeras fases de las comprobaciones que realiza, con un afán puramente recaudatorio.
La cuestión, en referencia a las notificaciones electrónicas, es que el asesor y el cliente sólo conocen una pequeña parte de las notificaciones electrónicas que podrían estar desperdigadas por los cientos o miles de buzones que pueden emitir esas notificaciones sin que, en muchos casos, lleguen los avisos ni a asesores ni a clientes. Esto crea situaciones de indefensión, haciendo que caduquen plazos de contestación y provocando la imposibilidad de defenderse de actuaciones que pudieran ser recurribles.
Los asesores pueden adoptar dos posturas:
- Seguir con esa postura pasiva y ser destinatario, normalmente por un email en copia, de las notificaciones de sus clientes y por cuya recepción, búsqueda y descarga normalmente no se cobra.
- Pasar a una posición reactiva, cobrando por ese servicio y dotándose de herramientas automatizadas que escaneen los casi 10.000 buzones de las diferentes administraciones que existen en España en la búsqueda continua de esas notificaciones.
Desde luego, la opción 2, bien gestionada, podría producir un beneficio importante a los clientes de la asesoría que verían como, en ningún caso, se va a producir un perjuicio por haber desatendido una notificación y haber tenido la posibilidad de contestarla en el plazo debido.
Esas notificaciones que ahora no están bajo control pueden provenir, por poner algún ejemplo, de la DGT, de Agencias Tributarias autonómicas, de consejerías de diversas Comunidades Autónomas, del REA, del ROLECE, de la AEMPS.
¿Hay forma de controlar esas notificaciones de forma sencilla?
Seguro que te preguntas si hay forma de controlar las notificaciones electrónicas de forma sencilla pero también de forma económica, pudiendo además convertirlo en un servicio que te ayude a rentabilizar tu asesoría, eso sí, sin que te den mini infartos cada vez que recibes un email, cuando vas a apagar el móvil a las 24:00 horas de la noche de un sábado.
La respuesta a la pregunta es sí, de la mano de la tecnología. Hoy en día existen aplicaciones que se ocupan de rastrear de forma automática y desatendida todos los buzones de las administraciones, detectando donde hay notificaciones e informando de su contenido a quien se autorice en dichas aplicaciones.
¿Qué aplicación de control de notificaciones electrónicas es adecuada para esas tareas?
Actualmente son varias las opciones que hay en el mercado. Te vamos a contar las principales ventajas con las que debería contar la opción que elijas.
¿Qué funcionalidades mínimas debe tener un software de notificaciones electrónicas?
En lo referente al control de notificaciones electrónicas, lo más positivo es el conjunto de sus funcionalidades entre las que se pueden destacar las siguientes:
- Recepción del contenido de las notificaciones en PDF por email certificado.
- Responsabilidad asumida por el proveedor de software, en caso de error u omisión en la recepción de de alguna notificación.
- Informe semanal de notificaciones y back-up con histórico de Notificaciones.
- Descarga diferida, días de cortesía y vacaciones fiscales. Ofrece opciones de recibir las notificaciones de forma instantánea, de lunes a jueves o el último día de los 10 disponibles para su recepción, agotando y alargando de esta forma el plazo de contestación de las mismas, en caso de ser necesario.
¿Qué coste tiene tener una aplicación como esta?
Aparte de sus funcionalidades nos ha llamado la atención su precio.
Existe algún proveedor de este tipo de servicios que lo ofrece de forma gratuita siempre que los certificados digitales de los clientes, necesarios para que el sistema funcione, estén alojados en la aplicación y se delegue en ellos la emisión y renovación de los mismos. Esto permitiría que la asesoría añada, si así lo considera, un margen por su servicio de valor añadido.
LA EMISIÓN DE LOS CERTIFICADOS DIGITALES.
¿Y cómo debe ayudar a los asesores una empresa que ofrezca el servicio de emisión de Certificados Digitales?
Lo debe hacer de varias formas:
- Resolviendo los problemas de seguridad y de cumplimiento con la LOPD que podía suponer almacenar certificados de clientes en los propios ordenadores de la asesoría.
- Permitiendo a la asesoría emitir y renovar, de forma automática, los certificados digitales de sus clientes al convertirse en Puntos de Verificación Presencial.
- Haciendo que ese trámite no sea un engorro ni para la asesoría ni para sus clientes, y ahorrando tiempo en desplazamientos ya que todo se hace sin necesidad de presencia física para acreditar la identidad.
- Permitiendo que los certificados que la asesoría ya tiene, quizás de forma insegura se puedan subir a una aplicación en la nube.
De esta forma, unificando en la plataforma Certificados Digitales y Notificaciones Electrónicas se facilita el trabajo del asesor ofreciéndole además la posibilidad de prestar un servicio de calidad a los clientes.
¿Puedes imaginarte la ventaja de tener todos los certificados digitales al día, sin que se te pase ninguna renovación y siempre disponibles para hacer las gestiones que tu cliente necesite?
Muchos de los clientes tienen un instrumento que no saben utilizar debido a la brecha tecnológica existente a todos los niveles. De esta forma se custodian de forma legal los certificados digitales y se da la opción de poder ser utilizados con garantías en caso de que el cliente así lo necesite.
CONTROL DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Y EMISIÓN DE CERTIFICADOS DIGITALES, PASANDO DE UNA TAREA PROBLEMÁTICA A UNA EXPERIENCIA POSITIVA.
A modo de resumen podemos concluir que con este tipo de software y servicios tienes la oportunidad de resolver dos problemas que puede que tu asesoría tenga. En concreto resolverás:
- La gestión de las notificaciones electrónicas de tus clientes de forma fiable, sencilla y económica para ellos que son los que pagarán por este servicio en última instancia.
- La gestión y centralización de forma segura de los certificados digitales de tus clientes, haciendo que se olviden de tener que perder varias horas en la obtención o renovación del certificado digital y evitándoles desplazamientos y esperas. Tu asesoría lo hará por él con un mínimo esfuerzo, reforzando la percepción de profesionalidad e imagen que el cliente tiene de ella y con la posibilidad de obtener nuevos clientes.
Tener los certificados digitales controlados y al día seguro que, como asesor, te evitará más de un quebradero de cabeza y te facilitará gestiones para tu cliente en diferentes administraciones. Esto lo hemos vivido muy de cerca en el año 2020 cuando era imposible renovar certificados en ningún sitio al mantenerse cerradas las administraciones que debían acreditar la identidad.
También es muy habitual encontrarnos con dificultades en las campañas de Renta debido a la gran cantidad de controles necesarios para acceder al número de referencia de determinados contribuyentes. Todos conocemos los casos de tener que indicar cuentas bancarias que no constan en las bases de datos de hacienda, consultar la casilla 505 de una declaración que no se tiene, ver con lupa fechas de expedición o de validez, etc.
Quizás sea el empujón que muchas asesorías necesitan para empezar a cobrar por determinados servicios que siempre se presuponen incluidos y conllevan una gran responsabilidad y desgaste. Todo ello sin que suponga grandes desembolsos adicionales para sus clientes. ¿Es ese tu caso?
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