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Si eres un autónomo o una pequeña sociedad seguro que en algún momento te habrás preguntado cómo facturar sin complicaciones.

Seguro que te han asaltado preguntas tales como:

  • ¿Con que programa realizo las facturas?
  • ¿Facturar con IVA, sin IVA, con retención de IRPF?
  • ¿Qué tipos de factura hay?
  • ¿Qué datos tengo que incluir en mis facturas?
  • ¿Cómo debe ser la numeración de las facturas?
  • ¿Puedo agrupar varias operaciones en una sola factura?
  • ¿Cuándo debo de emitir las facturas?
  • ¿Puedo remitirlas por correo electrónico en formato electrónico u otros medios, sin firma digital?

Pues la mejor forma de sacarte de dudas es tratando de responderte a cada una de esas preguntas. Empezamos.

 

¿Con que programa realizo las facturas?

Esta es una de las primeras disyuntivas con que nos encontramos. Normalmente la contabilidad o las nóminas son realizadas por la asesoría con su propio software, pero y las facturas, ¿cómo las elaboramos?

Hay una gran oferta de software en el mercado que puede o no estar vinculado con el software de nuestros asesores, pero esto no debe ser un condicionante. Basta que el programa imprima las facturas, en pdf o papel, o puedas sacar los listados en Excel, para mandarlas a tu asesoría.

Algunos autónomos y pequeñas empresas se decantan por utilizar plantillas de Excel o similares, pero nosotros no somos muy partidarios de esta opción, ya que, aunque aparentemente sencillo y barato, utilizar hojas de cálculo, tiene bastantes limitaciones y se puede acabar realizando facturas desconfiguradas, machacar datos de facturas anteriores o no tener una base de datos de conceptos, o listados de facturas, o incluso presupuestos vinculados, por citar algunos.

Puedes pensar “Claro, pero de momento me ahorro bastante dinero. Que con las cuotas de autónomos, los impuestos y otros gastos obligatorios, se me queda la facturación en nada”.

Bueno, podemos darte una alternativa al Excel que también tiene una versión gratuita. Se trata del software Billin  que dispone de un plan gratuito con facturas y presupuestos ilimitados, app movil, métodos de cobro online y además permite conectar las facturas con tus asesores.

Como no queremos hablar de algo que no hemos probado hemos procedido a registrarnos y a crear una factura y un presupuesto.

Decir que el proceso ha sido rapidísimo y que la interface es también muy amigable. En tan solo unos minutos ya teníamos  una factura sencilla, con dos tipos de IVA y retención de IRPF. Hecha, impresa y enviada por email.

Lo mismo para un presupuesto que, después de ser aceptado, puede convertirse en factura con tal solo un click.

Los conceptos y precios, así como los datos de los clientes se quedan grabados de modo que mediante texto predictivo nos aparecen en los campos de los formularios al teclear las correspondientes letras. De esta forma el proceso es más rápido.

Recopilamos. Si somos un autónomo o empresa que no necesitamos un software de facturación complejo que controle existencias y además queremos tener un control mínimo de cobros, enviar facturas por email y tener la posibilidad de, en las propias comunicaciones, dar las opciones de pagar la factura mediante domiciliación, transferencia bancaria o incluso mediante pago por tarjeta de crédito, Billin puede ser lo que andas buscando.

Podría ser un software adecuado para profesionales como abogados, asesores, ingenieros, arquitectos, médicos, fotógrafos, traductores, diseñadores web, consultores, aparejadores, etc. En el caso de autónomos con cobros recurrentes, el software  también dispone de la posibilidad de configurarlo para que las facturas se emitan y vayan al cobro de forma automática según hayamos programado.

¿Y para PYMES es válido? Pues también puede serlo, ya decimos, siempre que no se precise de un control de stock.

Nos ha parecido muy interesante también la opción de conectarte con plataformas que te permiten la domiciliación online, las transferencias online y los pago con tarjeta online, ya que estas posibilidades incrementan y facilitan los cobros que a veces se complican con algunas aplicaciones bancarias.

Si no tenemos grandes necesidades de personalización del diseño de las facturas bastándonos una estándar a la que añadamos nuestro logo, entonces este plan gratuito puede ser adecuado para cubrir nuestras necesidades de facturación.

Si por el contrario necesitamos personalizar facturas con diseños más vistosos o tener la posibilidad de que los emails y comunicaciones enviadas no lleven un texto estándar tipo, deberíamos pensar en pasar del plan Billin Básico al Pro, que en contratación anual sale por 7,99 euros/mes. Esta opción también nos permitirá tener almacenaje ilimitado en sus servidores de todos los documentos creados, que en la versión básica permitiría ver solamente las últimas 30 facturas.

Para terminar, decir que tuvimos una incidencia con el envío de un email y enseguida nos fue resuelta de forma muy amable. Además de tener un chat online de soporte, cuentan con tutoriales para ayudarnos en alguna cuestión en particular aunque, como hemos comentado, todo el proceso se hace muy sencillo.

 

¿Facturar con IVA, sin IVA, con retención de IRPF?

Para saber si en la factura se debe aplicar IVA o no, debemos tener en cuenta la ley del Impuesto sobre el Valor Añadido para determinar si nuestra actividad o la operación en concreto está o no exenta.

Si nuestra actividad es profesional o artística, y para actividades en módulos debemos aplicar retenciones sobre la base imponible. Concretamente:

  • Actividades profesionales y artísticas: 15% (2019) y 7% si es el primer año de actividad y los dos siguientes.
  • Actividades en módulos (1%)

Para ver la aplicación práctica de IVA y Retenciones de IRPF una buena opción es utilizar esta calculadora de IVA donde podemos comprobar que tanto las sumas de IVA, como las restas del IRPF se realizan sobre la base imponible, es decir sobre el importe de nuestros servicios antes de aplicar impuestos. También podemos ver el importe que nos quedaría neto teniendo en cuenta qué parte del importe obtenido debe reservarse para ingresar el IVA en el correspondiente modelo 303.

 

¿Qué tipos de factura hay?

 Existen cuatro tipos de factura:

Factura normal: La que deberás realizar de forma habitual.

Factura simplificada: Es una factura que se puede realizar en determinadas circunstancias si se cumplen los requisitos y que contiene menos datos que los que contendría una factura normal.

Factura rectificativa: Es aquella factura que corrige una emitida con anterioridad.

Factura proforma: Las facturas que no tienen validez legal.

 

¿Qué datos tengo que incluir en mis facturas?

En las facturas ordinarias debemos incluir todos nuestros datos fiscales y los datos fiscales de nuestro cliente incluyendo en ambos casos: NIF, Nombre o razón social, Domicilio completo, nº de factura y fecha de emisión de la factura.

Igualmente debemos incluir en una parte visible la leyenda FACTURA, para que quede claro que se trata de una factura y no de un recibo, un albarán o un presupuesto.

Si se trata de una factura rectificativa, simplificada o proforma también debe hacerse mención a este hecho.

Otros datos obligatorios son la descripción de las operaciones con sus respectivas bases imponibles, importes unitarios y en su caso descuentos. Se desglosará también los tipos impositivos y cuotas correspondientes a los diferentes tipos de IVA, caso de haberlos.

Finalmente habría que incluir diversas menciones en caso de encontrarnos en casos de exenciones de IVA, o de regímenes especiales como el de agencias de viajes, el de bienes usados, o el de criterio de caja.

Tener en cuenta que en el caso de facturas simplificadas podrán omitirse los datos del destinatario salvo que este lo exija, al ser empresario o profesional o porque siendo particular lo necesite para ejercer algún derecho de naturaleza tributaria.

 

¿Cómo debe ser la numeración de las facturas?

La numeración ha de ser correlativa en número y fecha. Esto quiere decir que si el 15 de abril emito la factura nº 057, la factura nº 058 será la siguiente y la tendré que emitir con fecha posterior a la de la anterior.

Esto parece básico, pero en nuestra experiencia hemos visto casos en los que se realizan facturas posteriores con fechas anteriores a la última.

La numeración puede inicializarse cada año o continuar con el siguiente número al de la última factura del año anterior. Nada hay establecido al respecto.

 

¿Puedo agrupar varias operaciones en una sola factura?

Sí. Siempre que se hayan realizado las operaciones, para un mismo destinatario dentro del mismo mes natural.

Las facturas deben ser realizadas como muy tarde el último día del mes en que se hayan realizado las operaciones, aunque si el destinatario es un empresario o profesional la expedición puede realizarse hasta el día 16 del mes siguiente al de las operaciones realizadas

 

¿Cuándo debo emitir las facturas?

Deben remitirse en el momento de su expedición y si los destinatarios son empresarios o profesionales antes del día 16 del mes siguiente al que se realizó la operación que dio lugar a su factura.

 

¿Puedo remitirlas por correo electrónico en formato electrónico u otros medios, sin firma digital?

Sí, siempre que el destinatario otorgue explícitamente su consentimiento. Se le puede hacer llegar en formato y formas que garanticen la autenticidad del origen e integridad del contenido. De esta forma valdrían  formatos como pdf, xml, html, gi, jpg o puesta a disposición en un sitio web para su descarga e impresión.


Con la información contenida en este artículo tendrías la información básica para poder facturar la mayoría de actividades, pero es importante que ante cualquier duda consultes con tu asesor fiscal o consultes tú mismo el reglamento de facturación ya que seguro que puedes vacilar en el caso de tener que facturar anticipos, realizar facturas rectificativas, o saber si para determinados casos debes repercutir IVA o no hacerlo, siendo el caso más habitual el de operaciones de comercio exterior o intracomunitarias.

Te invitamos también a que expongas tus dudas en los comentarios al final de este artículo y gustosamente trataremos de orientarte mínimamente.

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