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La gestión contable y fiscal es crucial para cualquier empresa, especialmente para pymes y autónomos, por su implicación directa en su correcta toma de decisiones. Un proceso esencial es el cierre contable y fiscal anual, una tarea fundamental para garantizar la salud financiera y el cumplimiento normativo de la empresa. Este artículo proporciona una guía básica sobre cómo abordar eficazmente el cierre contable paso a paso, sin olvidar la normativa fiscal, asegurando que su empresa no solo cumpla con las obligaciones legales, sino que también obtenga informes valiosos para la toma de decisiones estratégicas en base a datos fiables.

¿Qué es el cierre contable?

El cierre contable es un proceso que marca el fin del ejercicio contable de una empresa. Es más que un mero trámite administrativo; es una oportunidad para analizar en profundidad la situación financiera de la empresa. Durante este proceso, se cierran las cuentas de ingresos y gastos, se calcula el resultado del ejercicio y se prepara la empresa para el inicio del nuevo año fiscal. Este proceso no solo es crucial para determinar la posición financiera y los resultados del negocio, sino que también establece la base para la declaración de impuestos y otras obligaciones fiscales​​.

Plazos del cierre contable y fiscal

Por lo general, el cierre contable coincide, en la mayoría de las empresas, con el año natural, comenzando el 1 de enero y finalizando el 31 de diciembre. Este alineamiento facilita la coherencia con el año fiscal y simplifica el seguimiento de las transacciones a lo largo del año​​.

Una vez concluido el cierre contable el 31 de diciembre, se abre una serie de plazos críticos que las empresas deben cumplir:

 A nivel contable

  • Hasta el 31 de marzo: plazo para formular las cuentas anuales.
  • Hasta el 30 de abril: fecha límite para legalizar los libros contables.
  • Hasta el 30 de junio: convocatoria y celebración de la Junta General para aprobar las cuentas anuales.
  • Hasta el 25 de julio: presentación del Impuesto de sociedades.
  • Hasta el 30 de julio: depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

 A nivel fiscal

  • Hasta el 30 de enero: resumen anual de IVA Modelo 390.
  • Hasta el 31 de enero: resúmenes anuales de retenciones de IRPF por rendimientos del trabajo y profesionales (190), rendimientos del capital inmobiliario (180), rendimientos del capital mobiliario (193) aparte de otros más específicos en función de la actividad y tipos de operación.
  • Hasta el 28 de febrero: declaración anual de operaciones con terceros. Modelo 347.
  • Hasta el 25 de julio:  Impuesto de sociedades, para empresas cuyo ejercicio termina el 31/12 de cada año.

Estos plazos son fundamentales para asegurar el cumplimiento normativo y evitar sanciones​​. Es importante consultar el calendario fiscal publicado cada año por la Agencia Tributaria y contar con un buen asesor fiscal que controle que modelos está obligada a presentar nuestra empresa en particular, en función de su actividad y otros parámetros.

Procedimiento del cierre contable paso a paso

Algunas de las operaciones que hay que realizar el cierre del ejercicio son los siguientes.

  1. Ajustes de moneda extranjera: Si una empresa tiene $5,000 en una cuenta (572) y el tipo de cambio aumenta, se ajustaría la cuenta mediante (768) Diferencias positivas de cambio.
  2. Ajustes de valor de inversiones: Si se tienen posiciones inversoras, por ejemplo en fondos de inversión, hay que reflejar a final de año el incremento o deterioro de valor de las mismas
  3. Traspaso a resultados de ingresos a distribuir en varios ejercicios: Una subvención de capital de 10.000 euros (130) se distribuiría, registrando 2.000 euros anuales en (746) Subvenciones traspasadas al resultado del ejercicio.
  4. Amortizaciones: Amortización de un ordenador (681) Amortización del Inmovilizado Material contra (281) Amortización Acumulada del Inmovilizado Material.
  5. Deterioros de valor: Ajuste por cliente incobrable se realizaría en (490) Deterioro de valor de créditos comerciales. Debemos localizar posibles clientes morosos para reclamar los importes de facturas pendientes o reclasificar dichas deudas como de dudoso cobro o incobrables.
  6. Reclasificación de deudas y créditos: Un préstamo a largo plazo (170) se reclasificaría a corto plazo (520) por la parte que se vaya a pagar en el siguiente año.
  7. Ajustes por periodificación: Un seguro pagado por adelantado se contabilizaría en (480) Gastos anticipados.
  8. Regularización de existencias: Ajuste en (610) Variación de existencias de mercaderías.
  9. Comprobación de saldos de subcuentas de clientes, deudores, proveedores y acreedores: Se debe comprobar que los saldos de todas esas subcuentas corresponden con los importes pendientes de cobro y pago reales verificando que no existen deudas o pagos atrasados o que falta por recibir alguna factura.
  10. Conciliación de cuentas de tesorería: hay que comprobar que los saldos de cuentas bancarias, de caja, tarjetas de crédito y cualquiera otra relacionada con movimientos de tesorería de la empresa (paypal, tarjetas de gasolina, parking, etc) coinciden con los saldos ofrecidos por los bancos y con los registros de caja auxiliares.
  11. Comprobación de subcuentas de impuestos. Comprobar que las subcuentas de IVA se han cerrado trimestralmente y que los saldos a 31/12 corresponden con los importes a pagar o devolver de los correspondientes modelos mensuales o trimestrales a liquidar en el mes de enero (o julio, en el caso del Impuesto de sociedades).
  12. Regularización de ingresos y gastos: Cierre de las subcuentas de ingresos y gastos, llevando el saldo a (129) Resultado del ejercicio.
  13. Localizar diferencias de gastos e ingresos que tengan diferente tratamiento fiscal y contable: A la hora de calcular y contabilizar el IS es fundamental conocer las operaciones contables que tienen diferente tratamiento fiscal y contable. Sería por ejemplo el caso de amortizaciones aceleradas, gastos no deducibles como liberalidades o multas, etc.
  14. Liquidación de impuestos: Se calcularía el Impuesto sobre sociedades en (630) Impuesto sobre beneficios.
  15. Asiento de cierre: cerrar todas las cuentas dejando el saldo de todas ellas a cero para abrir el siguiente ejercicio.

Cada uno de estos pasos requiere atención al detalle y precisión para garantizar que el cierre contable refleje con exactitud la situación financiera de la empresa.

Preparación para el próximo ejercicio contable

Una vez terminado el cierre toca preparar el asiento de apertura para el próximo año. Aquí, básicamente, invertimos lo que hicimos en el asiento de cierre, pasando asientos del ‘Debe’ al ‘Haber’ y viceversa. Obviamente esta tarea es automática con un buen programa de gestión contable.

Puede haber un periodo, antes de presentar a legalizar los libros contables, en que tengamos que volver a abrir la contabilidad del ejercicio anterior porque detectemos nuevas operaciones de las que hayamos tenido conocimiento tras el cierre inicial. Si no tienen influencia en los modelos fiscales presentados no habrá problema. Si por el contrario afectan a algunos de los impuestos o resúmenes anuales ya presentados deberemos valorar el realizar declaraciones complementarias, sustitutivas o los escritos correspondientes.

El cierre contable no es solo una obligación, es una oportunidad para entender mejor tu negocio y prepararte para lo que viene. Es una herramienta valiosa para que, con los informes financieros que vas a poder generar, puedas tomar decisiones informadas y estratégicas fiables. Ni que decir tiene que cuentes con profesionales competentes a nivel de asesoría para que estas obligaciones no supongan un quebradero de cabeza y una fuente de problemas.

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Javier Donoso
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