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El tiempo es oro es una máxima que adquiere pleno significado entre emprendedores no solo porque si algo caracteriza su cotidianidad son los muchos palos a tocar, sino porque, cada vez más, conciliar vida profesional y familiar es un objetivo para todos. Y en la consecución de ese objetivo el software de gestión de las notas de gastos va a ayudarnos.
En esa conciliación a la que tendríamos que aspirar no solo para nosotros mismos, sino para todos los que nos rodean. La concienciación, el pensamiento, es fundamental. Pero también necesitamos herramientas que nos ayuden.
Si hay un ámbito en el que las nuevas tecnologías han contribuido a un mejor uso de nuestro tiempo, a no malgastarlo, ha sido el de las tareas administrativas, especialmente las relacionadas con la inevitable llevanza de la contabilidad a la que empresas y profesionales estamos obligados. Es una obligación para cuyo cumplimiento debíamos destinar muchas horas y personas realizando tareas necesarias, sí, pero rutinarias y carentes de valor.
Los programas de contabilidad, cada vez más accesibles y sencillos, y los que conectados con ellos simplifican todas las tareas complementarias como facturación, control de stock o conciliación bancaria han supuesto una importante mejora en los departamentos de administración. Han facilitado la integración y concentración de información y han permitido disponer de más tiempo para destinarlo a lo que tiene más valor. Nos referimos a los análisis de la información, a la verificación de la misma eliminando o, al menos, reduciendo errores y al cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Todos los que, de una u otra forma, tienen que dedicar parte de su jornada a dar cuenta de gastos, a contabilizarlos, autorizarlos o abonarlos saben que la gestión de las notas de gastos es una de las que más tediosa resulta y, por esa misma razón, una de las que se va posponiendo hasta que no queda más remedio que ponerse a ello. Y esto significa que es una información que no siempre mantenemos al día.
El proceso de justificación, entrega, revisión y autorización, contabilización y pago de gastos de kilometraje, peajes, billetes de tren, aparcamiento, comidas, entre otros, puede ser simplificado con un programa de software de gestión de notas de gastos como Expensya, basado en la desaparición del papel mediante su digitalización y conversión en formato pdf.
Es decir, basta con hacer una foto al ticket del restaurante o peaje y la aplicación expensya , reconociendo, volcando y extrayendo los datos, importe, fecha, país e incluso IVA múltiple, administra dichos gastos.
Entre las ventajas de este software que podemos destacar vamos a mencionar las siguientes:
• Ofrece la posibilidad de ser utilizada desde diferentes dispositivos, al ser aplicación web y móvil, disponible para Android, Ios y Windows Phone.
• El almacenamiento de los documentos en la nube, de forma que en cualquier momento se puede acceder a ellos.
• Su sencillez y simplificación de procesos.
• Permite adjuntar documentos o fotos desde la cámara.
• Su integración con el software contable, eliminado la necesidad de introducir manualmente la información.
Nos ha parecido una muy buena solución no solo por la simplificación de la gestión de este tipo de gastos, sino porque además ofrece tarifas adaptadas al tamaño y necesidades de cada empresa, y la posibilidad de una prueba gratuita durante 30 días.
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