Cualquier empresa, en su inicio, encontrará que una de las primeras obligaciones legales de carácter económico que ha de cumplir es la llevanza de la contabilidad de acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio. Contabilidad y legalización de libros contables es una obligación para todas las sociedades mercantiles.
Esta obligación es una de las causantes de que muchas PYMES contacten con asesores para su correcto cumplimiento. El problema es que muchas veces el recién constituido empresario, ve está obligación como una exigencia burocrática que sólo le va a suponer un gasto. Está postura es totalmente equivocada ya que la contabilidad puede convertirse en su más fiel aliado al ser la fuente principal de información de la marcha de su negocio. En un primer momento una empresa con poca facturación quizás pueda regirse por criterios económicos domésticos, dependiendo de su forma de funcionamiento en cuanto a cobros, pagos, facturación, etc, pero pensando en el crecimiento y en el incremento de la actividad la información contable es indispensable para controlar resultados, realizar previsiones de tesorería, ver el estado de cuentas de proveedores y clientes entre otras utilidades.
Además esa información va a ser tomada como base por otros agentes fundamentales en la vida de la empresa: los bancos. Por tanto hay que conocer como deben recibir la información los bancos para que las concesiones o renovaciones de líneas de descuento, de créditos o préstamos sean autorizadas sin problemas.
->Pongamos un ejemplo:
Una empresa dedicada a la fabricación de lámparas va a pedir una línea de crédito para solucionar sus tensiones temporales de liquidez. El banco le pide, además de los Impuestos de Sociedades, IVA, IRPF del Administrador y de la empresa, los balances contables: —Pérdidas y Ganancias y Situación—-. Esta empresa es familiar y como los comienzos son duros para evitar el gasto de la “Gestoría, asesoría” ha optado por realizar apuntes en un programa de fácil utilización, donde han ido procesando gastos e ingresos. El resultado que ofrece el programa es de 10.000 € de pérdidas. Evidentemente el banco dice que se pasen otro año que les vaya mejor, ya que tampoco disponen de garantías complementarias.
Tras consultar con un experto comprueban como los balances presentados eran erróneos ya que no habían tenido en cuenta el gasto que suponen las amortizaciones de inmovilizado (ordenadores, máquinas, mobiliario, etc.) ni la existencia de “existencias de mercaderías y materias primas no consumidas”. El resultado de contabilizar ambas operaciones habría dado como resultado un balance con 12.500 € de beneficios, lo cual habría facilitado la concesión de la línea de crédito.
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Este sería un ejemplo de la utilidad de realizar una buena contabilidad, pero podemos pensar en otros como la realización de las declaraciones fiscales a la Agencia Tributaria correctamente, ya que estás toman como base la información contable y registros complementarios (programas de nóminas, hojas de cálculo, etc.). No parece necesario explicar la importancia de que las declaraciones fiscales contengan datos correctos, coincidentes con los registros contables propios y los de clientes y proveedores, para evitar problemas con Hacienda.
Legalización de libros contables obligatorios
Los libros obligatorios cuya legalización hay que realizar en el Registro Mercantil anualmente son:
– Libro diario
– Libro Inventario y de Cuentas Anuales
Estos libros contables se obtienen automáticamente con el software adecuado y tras el correcto procesamiento de la documentación contable (facturas, extractos bancarios) y complementaria (control de existencias, provisiones, amortizaciones.. ).
Su legalización se tiene que llevar a cabo antes del 30 de abril. Los libros pueden presentarse encuadernados de la forma tradicional en papel o de forma telemática mediante ficheros generados en excel y otros formatos por el software de gestión y validado en la aplicación Legalia del Registro Mercantil. Para facilitar el acceso a esta forma de presentación facilitamos la información necesaria:
Página web para obtener el programa y manuales de ayuda para la legalización de libros contables :https://www.registradores.org/idescarga.htm
Correo electrónico de ayuda: soporte2.d2@registradores.org
Es necesario indicar que las Sociedades Cooperativas de ámbito nacional disponen de un Registro de Cooperativas para la legalización de los libros contables. El atraso es aún grande ya que sólo está establecida la legalización en soporte papel.
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Javier Donoso
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.
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