Cualquier empresa, en su inicio, encontrarĆ” que una de las primeras obligaciones legales de carĆ”cter econĆ³mico que ha de cumplir es la llevanza de la contabilidad de acuerdo a lo establecido en el CĆ³digo de Comercio.Ā Contabilidad y legalizaciĆ³n de libros contables es una obligaciĆ³n para todas las sociedades mercantiles.
Esta obligaciĆ³n es una de las causantes de que muchas PYMES contacten conĀ asesores para su correcto cumplimiento. El problema es que muchas veces el reciĆ©n constituido empresario, ve estĆ” obligaciĆ³n como una exigencia burocrĆ”tica que sĆ³lo le va a suponer un gasto. EstĆ” postura es totalmente equivocada ya que la contabilidad puede convertirse en su mĆ”s fiel aliado al ser la fuente principal de informaciĆ³n de la marcha de su negocio. En un primer momento una empresa con poca facturaciĆ³n quizĆ”s pueda regirse por criterios econĆ³micos domĆ©sticos, dependiendo de su forma de funcionamiento en cuanto a cobros, pagos, facturaciĆ³n, etc, pero pensando en el crecimiento y en el incremento de la actividad la informaciĆ³n contable es indispensable para controlar resultados, realizar previsiones de tesorerĆa, ver el estado de cuentas de proveedores y clientes entre otras utilidades.
AdemĆ”s esa informaciĆ³n va a ser tomada como base por otros agentes fundamentales en la vida de la empresa: los bancos. Por tanto hay que conocer como deben recibir la informaciĆ³n los bancos para que las concesiones o renovaciones de lĆneas de descuento, de crĆ©ditos o prĆ©stamos sean autorizadas sin problemas.
->Pongamos un ejemplo:
Una empresa dedicada a la fabricaciĆ³n de lĆ”mparas va a pedir una lĆnea de crĆ©dito para solucionar sus tensiones temporales de liquidez. El banco le pide, ademĆ”s de los Impuestos de Sociedades, IVA, IRPF del Administrador y de la empresa, los balances contables: —PĆ©rdidas y Ganancias y SituaciĆ³n—-. Esta empresa es familiar y como los comienzos son duros para evitar el gasto de la Ā«GestorĆa, asesorĆaĀ» ha optado por realizar apuntes en un programa de fĆ”cil utilizaciĆ³n, donde han ido procesando gastos e ingresos. El resultado que ofrece el programa es de 10.000 ā¬ de pĆ©rdidas. Evidentemente el banco dice que se pasen otro aƱo que les vaya mejor, ya que tampoco disponen de garantĆas complementarias.
Tras consultar con un experto comprueban como los balances presentados eran errĆ³neos ya que no habĆan tenido en cuenta el gasto que suponen las amortizaciones de inmovilizado (ordenadores, mĆ”quinas, mobiliario, etc.) ni la existencia de Ā«existencias de mercaderĆas y materias primas no consumidasĀ». El resultado de contabilizar ambas operaciones habrĆa dado como resultado un balance con 12.500 ā¬ de beneficios, lo cual habrĆa facilitado la concesiĆ³n de la lĆnea de crĆ©dito.
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Este serĆa un ejemplo de la utilidad de realizar una buena contabilidad, pero podemos pensar en otros como la realizaciĆ³n de las declaraciones fiscales a la Agencia Tributaria correctamente, ya que estĆ”s toman como base la informaciĆ³n contable y registros complementarios (programas de nĆ³minas, hojas de cĆ”lculo, etc.). No parece necesario explicar la importancia de que las declaraciones fiscales contengan datos correctos, coincidentes con los registros contables propios y los de clientes y proveedores, para evitar problemas con Hacienda.
LegalizaciĆ³n de libros contables obligatorios
Los libros obligatorios cuya legalizaciĆ³n hay que realizar en el Registro Mercantil anualmente son:
– Libro diario
– Libro Inventario y de Cuentas Anuales
Estos libros contables se obtienen automĆ”ticamente con el software adecuado y tras el correcto procesamiento de la documentaciĆ³n contable (facturas, extractos bancarios) y complementaria (control de existencias, provisiones, amortizaciones.. ).
Su legalizaciĆ³n se tiene que llevar a cabo antes del 30 de abril. Los libros pueden presentarse encuadernados de la forma tradicional en papel o de forma telemĆ”tica mediante ficheros generados en excel y otros formatos por el software de gestiĆ³n y validado en la aplicaciĆ³n Legalia del Registro Mercantil. Para facilitar el acceso a esta forma de presentaciĆ³n facilitamos la informaciĆ³n necesaria:
PĆ”gina web para obtener el programa y manuales de ayuda para la legalizaciĆ³n de libros contables :https://www.registradores.org/idescarga.htm
Correo electrĆ³nico de ayuda:Ā soporte2.d2@registradores.org
Es necesario indicar que las Sociedades Cooperativas de Ć”mbito nacional disponen de un Registro de Cooperativas para la legalizaciĆ³n de los libros contables. El atraso es aĆŗn grande ya que sĆ³lo estĆ” establecida la legalizaciĆ³n en soporte papel.
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