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Hablando de empresas, ya sean pymes o autónomos, siempre llegamos al tema de qué programa de contabilidad financiera utilizar, salvo que deleguemos totalmente esta área a una asesoría, en cuyo caso será esta la que, además, tendrá que considerar contar con un buen programa de contabilidad fiscal.
Programas de contabilidad, hay muchos en el mercado. Programas que faciliten presentar declaraciones fiscales también, normalmente unidos en un único software.
La cuestión que abordaremos en este artículo es comentar las funcionalidades fundamentales que, para nosotros, debe tener un buen programa de contabilidad financiera y fiscal, que nos permita elegir uno de los programas líderes en contabilidad empresarial.
Hacerlo y acertar nos proporcionará:
- Tener seguridad en las decisiones económicas y de dirección que, en base a los datos de dicho programa, tomemos.
- Confiar en que las declaraciones fiscales presentadas, a partir de la información contable obtenida de nuestro software, son correctas y no tendrán incidencias fiscales.
- Disponer de un software fiscal capaz de ayudarnos a afrontar posibles requerimientos e inspecciones fiscales, minimizando la posibilidad de que la empresa sea sancionada.
Qué funcionalidades debe tener un buen programa de contabilidad financiera y fiscal.
En general, y más aun en los últimos tiempos, en un entorno de creciente competencia, que nos obliga a contener y reducir costes para mantener o incrementar la rentabilidad en un escenario de precios que se mantienen o incluso bajan, hablar de optimización de procesos y ahorro de tiempo en la ejecución de tareas es fundamental.
Si tienes una asesoría de empresas este aspecto lo valorarás más aun puesto que de ello dependerá poder atender a más clientes, dedicando menos tiempo a procesos mecánicos, pero sin perder la calidad en los resultados.
Si eres una PYME que buscas el software de contabilidad financiera y fiscal para que sea manejado por tu propio equipo, igualmente desearás que las tareas tediosas sean más rápidas y seguras, y que tu personal pueda centrarse en lo verdaderamente importante como es el análisis e interpretación de los datos económicos y en la correcta gestión fiscal de la empresa.
Automatización en el procesamiento de información
La base de los informes económicos, financieros y fiscales de una empresa es la información económica recopilada a través de albaranes, facturas y de extractos e información bancaria.
Las facturas (o albaranes en algunos casos) nos permiten llevar un correcto control de stock que influye directamente en la cuenta de resultados, así como de ingresos y gastos de todo tipo.
Los extractos e información bancaria, en general, nos ayudarán a realizar una correcta gestión de la tesorería de la empresa y a tener previsiones fiables y actualizadas.
El software que elijamos debe permitirnos, en relación a esta característica de minimizar los tiempos:
- Escanear y procesar todas las facturas con la menor intervención humana. Tener un OCR fiable que nos permita automatizar el procesamiento de las facturas, generando apuntes contables correctos, es fundamental. En este aspecto, debemos buscar un programa de escaneo de facturas que sea rápido en condiciones diversas tales como concurrencia de varios usuarios o facturas complicadas de interpretar.
Igualmente, este programa de reconocimiento digital de facturas debe tener un potente enlace con el programa de contabilidad financiera y fiscal, que permita la correcta asignación de cada factura a su tipo de operación, desde el punto de vista fiscal, asignando correctamente retenciones y modelos aplicables, así como, en su caso, aplicación de las prorratas en el IVA.
- Disponer de una aplicación de conciliación bancaria que sea capaz, con la mayor facilidad posible, de conectarse a todos los bancos con los que la empresa trabaje y extraer datos de cuentas, tarjetas, pólizas de crédito, préstamos, descuento de efectos, etc y conciliar los saldos contables con el existente en las fuentes de información bancarias.
- Llevar una correcta gestión de inventario de activos y bienes de inversión con realización de procesos de amortizaciones automatizada que nos evite pérdidas de tiempo en estos trabajos recurrentes.
- Tener la gestión de almacén automatizada de forma que, en el momento de entrada o salida, el proceso de alta y baja de productos pueda realizarse mediante métodos que permitan una rápida introducción de los datos correspondientes en el sistema mediante códigos de barras o sistemas RFID.
- Contar con soluciones de software TPV integradas para poder aunar la gestión de cobros y gestión de almacén en sectores como restauración, comercio o alimentación.
Dependiendo de la actividad de la empresa podríamos encontrar más soluciones de automatización e IA (inteligencia artificial) en lo referente a la contabilidad financiera.
Igualmente, conviene que haya integraciones con software complementario para una mejora de los procesos. Por ejemplo, con el programa de nóminas o el de facturación.
Funcionalidades técnicas en procesos internos
En este apartado podríamos citar cuestiones como la opción para llevar contabilidad analítica, sectores diferenciados, regla de prorrata, contabilización simplificada de apuntes, asientos predefinidos, chequeos y localización de descuadres, posibilidad de comparar varios ejercicios, posibilidad de moverse de uno a otro sin tener que salir de las pantallas en las que uno se halle en ese momento, acceso a mayor desde asientos o de asientos desde mayor, acceso a documentos desde apuntes, personalización de informes, control de descuadres, etc.
Un punto que conviene destacar en este apartado, aunque sea obvio, es que el programa de contabilidad debe facilitar la generación y presentación de los libros contables que se legalizan en el Registro Mercantil, para el caso de las sociedades obligadas a ello.
Control y prestaciones en lo referente a la gestión fiscal
Como hemos comentado al principio de este artículo, en muchos programas de contabilidad financiera es la parte referente a la gestión fiscal en la que podemos encontrar diferencias que nos hagan decantarnos hacia uno u otro software, por lo íntimamente ligadas que están el área contable y la fiscal.
Las declaraciones fiscales toman como base la información contable y está debe haber sido procesada permitiendo tener en cuenta las peculiaridades fiscales de cada operación y la correcta inclusión en los modelos correspondientes en las condiciones de deducción aplicables, tanto si se trata de IVA, como si se trata de IRPF o sociedades.
Poder tener zonas de control fiscal, donde de un vistazo veamos los estados de procesamiento de cada modelo, ya sean mensuales, trimestrales o anuales, es algo que ayuda a hacerse una composición de lugar para evitar no cumplir con las obligaciones tributarias. Si, además, podemos ver los importes a pagar o devolver y la forma de pago de las autoliquidaciones (domiciliación, NCR, aplazamiento…) mejor.
Otra funcionalidad muy apreciada es la de la flexibilidad y capacidad del programa de adaptarse a peculiaridades propias de cada empresa, como podría ser el caso de aquellas que realizan varias actividades, unas exentas de IVA y otras no, que deban tributar teniendo en cuenta la regla de prorrata o los sectores diferenciados.
Igualmente, es una prestación muy útil la posibilidad de corrección automática en periodos posteriores de descuadres por contabilizaciones producidas tras la presentación de modelos.
Por descontado, el programa de contabilidad financiera y fiscal elegido debe poder obtener todos los modelos fiscales existentes en el sistema fiscal español, así como los listados de libros obligatorios recogidos en la normativa tributaria.
Una funcionalidad adicional que muchas veces se olvida es la que hace referencia a la forma en que el programa fiscal facilita o no atender a inspecciones fiscales o requerimientos de información realizados por la Agencia Tributaria.
Actualmente, los requerimientos de Hacienda en los que se solicitan libros obligatorios, ya sean de IVA o de otros impuestos, deben ser generados en determinados formatos y con la aportación de las facturas en pdf numeradas de acuerdo a dichos libros. Ni que decir tiene que si desde el momento de la contabilización ya tenemos todas esas facturas escaneadas y asociadas a cada registro, pudiendo, en caso de tener un requerimiento, lanzar un listado con toda la información preparada, o que, al menos, nos facilite su preparación, habremos ganado en tranquilidad a la hora de contestar el requerimiento y aportar la documentación solicitada.
Servicio de atención al cliente y actualizaciones
Si hablamos de software del tipo que sea tenemos que hablar de servicio de atención al cliente y de actualizaciones.
Podemos tener el mejor software, pero si no está unido a un excelente sistema de atención al cliente, rápido, empático y que comprenda los problemas del usuario, quizás debamos replantearnos la elección del programa elegido por muy bueno que sea. Es por ello que debes informarte de cómo es el servicio de atención al cliente. En concreto de:
- Tiempos de respuesta y disponibilidad. Si te surge un problema un viernes a las 17:00 y no puedes recibir atención porque nadie está disponible, o si teniéndolo un lunes por la mañana no tienes a nadie tratando de ayudarte hasta el miércoles, mal iríamos.
- Atención por humanos, por bots u otros sistemas de AI. Con esto de la inteligencia artificial y de los ahorros de tiempo cabe la tentación por parte de muchas empresas de enlatar respuestas y que estas se lancen sin control humano o no con el detenimiento que cada caso merece. Atención a esto y a dar con personal que te entienda, lea bien las consultas y sea proactivo y capaz de resolver tu caso, sin marearte más de lo necesario.
- Posibilidades de conexión remota. Si no eres un avezado usuario de informática el que la empresa que te da soporte ofrezca esta posibilidad es un plus a la hora de considerar el servicio técnico.
Respecto a las actualizaciones, estas son críticas en los programas de contabilidad fiscal. Esto no es negociable. Debes tener el programa fiscal siempre adaptado a la última normativa y con tiempo suficiente para que no interfiera en los procesos de presentación de modelos periódicos.
Cuando hablamos de actualizaciones también hablamos de aquellas que hacen referencia a funcionalidades del software o errores detectados. La empresa debe ser ágil para adaptar sugerencias de funcionamiento de los programas, errores detectados o mejoras que se necesiten. Si detecta un error importante deben solucionarlo de inmediato y no dar largas a una actualización posterior, quizás meses después, porque por políticas de producto no sea rentable acometerla en ese momento. Al menos deben dar y ejecutar soluciones alternativas.
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Javier Donoso
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.
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