Tener un negocio, por pequeño que sea, no es algo que se pueda hacer sin unos mínimos conocimientos financieros, y por eso queremos darte algunos consejos de gestión financiera para autónomos y PYMES.

1. Formación financiera o delegación de funciones de la gestión financiera

Si vas a emprender o  ya tienes un negocio y no tienes la formación adecuada en este campo nuestro consejo es que adquieras una mínima formación en la materia. Existen numerosos cursos, desde nivel básico a más avanzado, orientados a emprendedores, autónomos y pymes.

Hay cursos ofrecidos por las Cámaras de Comercio, por instituciones educativas públicas y privadas o, incluso, buenas formación gratuita en YouTube o a través de los llamados MOOC (Massive open online course) .

Al menos  te interesa conocer y manejar el vocabulario y una serie de conceptos mínimos. En cualquier caso, contar con un experto de confianza en quien delegar estas funciones es recomendable.

2. Hablando de colchones que no son para dormir

Cuando hablamos de colchones en el entorno de la gestión financiera nos referimos a colchones de tesorería.

Esto es vital. Muchos negocios  que fracasan lo  hacen no porque la idea no sea viable, sino porque quedan estrangulados por faltas de liquidez muchas veces basadas en falta de previsiones fiables, derivadas muchas veces de lo que comentábamos en el tip 1: falta de formación en gestión financiera.

A la hora de comenzar es vital una buena previsión de tesorería y una proyección de resultados fiable, si es posible siempre más negativa de lo que pienses que va a ser. Por ello, si vas a acceder a financiación, ya sea propia de socios o externa (mediante entidades financieras que ofrezcan créditos para emprendedores o préstamos personales normales), intenta solicitar  más de lo que preveas vas a necesitar.

Si crees que vas a necesitar, por ejemplo, 20.000 euros y es viable obtener 30.000 euros, plantéate conseguir esos 10.000 euros más. Eso sí, comprueba que tengas buenas condiciones de amortización anticipada por si finalmente no llegaras a necesitarlo, o, al menos, no todo. Intenta obtener periodos de carencia en los que solo pagues intereses y no te olvides de consultar la página web de los préstamos ICO que pueden ayudarte a conseguir dicha financiación en mejores condiciones.

Conseguir ese colchón te evitará dolores de cabeza si, por no haberlo hecho, te ves con el agua al cuello y con poco margen de maniobra por razones de tiempo para obtener financiación posteriormente.

3. El IVA no es nuestro y los salarios no son el coste salarial total

Hemos visto en demasiadas ocasiones a autónomos y pequeños empresarios llevarse las manos a la cabeza cuando recibían la noticia del IVA a pagar al final del primer trimestre de actividad.

A pesar de recalcar siempre que en este impuesto, el empresario es un mero intermediario,  es frecuente olvidar, y el susto está servido, que  el IVA que se cobra, correspondiente a las facturas emitidas, hay que ingresarlo en la Agencia Tributaria, en la mayoría de los casos  en los meses de enero, abril, julio y octubre, previa resta del IVA deducible de las facturas recibidas.

La sorpresa se evitaría si el empresario  llevara un control de gastos e ingresos y de tesorería, que haría que las cantidades a pagar fueran conocidas casi en tiempo real.

Algo similar ocurre con pagos los fraccionados de renta en IRPF en autónomos que se encuentran encuadrados en el régimen de estimación directa normal o simplificado.

En cuanto a los salarios, hemos sido testigos también de cómo al hacer esbozos de planes de negocio, los salarios se tomaban teniendo en cuenta lo que se quería pagar a los empleados. Claro, no se tenían en cuenta factores como:

  • Existen convenios colectivos que establecen importes mínimos a pagar, además del propio SMI.
  • Lo que pagas a un trabajador es un salario neto, pero la forma correcta de considerar este coste es el salario bruto, que incluye el neto más las retenciones de IRPF más la parte correspondiente a la Seguridad Social del trabajador.
  • El coste laboral de la empresa es la suma de los sueldos brutos de cada empleado más las cotizaciones de seguridad social que debe pagarse por ellos, y que supone un porcentaje que oscila alrededor del 30% a aplicar sobre el bruto anual de la masa salarial de la plantilla.

No tener en consideración tanto el IVA, como los pagos fraccionados de renta (o de sociedades) como los costes salariales correctos puede dar lugar a problemas perfectamente evitables.

Y, lo peor, es que desviaciones de calado en los costes puede dar lugar a una política de precios errónea que lleve a calcular mal el punto de equilibrio y,  por tanto, en qué punto comienza la obtención de beneficios.

4. El punto de equilibrio cuando no estamos en el circo

Saber determinar con la máxima exactitud donde se encuentra el punto de equilibrio, hablando de facturación, en nuestro negocio es fundamental para fijar objetivos realistas respecto al tiempo necesario que necesitamos para empezar a dar beneficios, en base a las previsiones de venta. Y este es un dato fundamental para la gestión financiera ya que, si no llegamos a ese punto de equilibro o de beneficio cero, tendremos pérdidas que van a hacer necesario que tengamos que “tirar” del colchón del que hablábamos en el punto 3, o si no lo tenemos, tener que acudir a financiación propia o ajena (bancaria o de otro tipo).

Ese punto de equilibro nos ofrecerá la cantidad de productos o servicios que tenemos que vender, a un precio dado (o a una media de los precios de los productos o servicios que ofrecemos) y teniendo en cuenta los costes fijos y variables de nuestra actividad.

De forma simplificada se verá mejor con un ejemplo.

Ejemplo: Tenemos una tienda de corbatas, con un local alquilado en una céntrica calle de nuestra ciudad con los siguientes costes:

COSTES FIJOS (CF): Salarios dependiente, alquiler local, electricidad, seguros, gastos bancarios, publicidad, asesoría, etc. —- 7.000 euros

COSTES VARIABLES (CV) : Lo que nos cuesta cada corbata ….. 15 euros (incluye gastos de transporte, aranceles en su caso, etc)

PRECIO DE VENTA (PV): Si el precio de venta de mercado que hemos podido fijar para nuestro producto es de 25 euros por corbata, tendremos que el punto de equilibro serán 700 corbatas.

¿Cómo lo hemos calculado? Con la siguiente fórmula

  1. P. Eq = CF/(PV- CV) = 7000/ 25-15 = 7000/10 = 700

Nuestro objetivo es vender, mínimo, 700 corbatas mensuales. ¿Es viable? ¿Es alcanzable? Si tenemos la tienda abierta 20 días al mes deberíamos vender 35 corbatas diariamente para cubrir los costes fijos y los costes unitarios del producto.

Si vemos que no es alcanzable habrá que tomar medidas: subir el precio para aumentar el margen, disminuir los costes fijos o buscar proveedores que nos proporcionen el producto a un coste unitario inferior, lo que también incrementaría el margen y por tanto haría disminuir el número de producto para pasar del punto de equilibrio.

Es fundamental  fijar bien los costes fijos (lo que comentábamos de los costes salariales, por ejemplo), para fijar bien precios, pero también los flujos de tesorería (el IVA, el periodo de pago a proveedores o a acreedores) porque si no lo hacemos, los desequilibrios en la cuenta de resultados influirán en la capacidad de realizar pagos de nuestra empresa. Como vemos, el conocimiento de todas estas variables condiciona y nos indican la importancia de la gestión financiera sin la cual variaciones no deseadas o imprevistas pueden hacer que se tambalee nuestro  negocio.

Para un negocio que vende y genera beneficio al contado, esa gestión financiera no será tan crítica, aunque seguirá siendo importante porque puede que todo el dinero generado no sirva para los planes de crecimiento del negocio.

5. Tener efectivo no significa tener beneficios, tener beneficios no significa tener efectivo

Esto es básico para llevar una correcta gestión financiera.

Efectivamente, se puede dar el caso de tener una empresa en la que la cuenta de resultados arroje unos beneficios de 10.000 euros y no tener ni un euro en el banco.

Igualmente puede darse el caso de tener 10.000 euros en el banco y, sin embargo, tener pérdidas.

Un ejemplo del primer caso puede darse cuando tenemos beneficios pero los clientes no nos pagan o tardan mucho en hacerlo. También puede ocurrir que esos beneficios se hayan tenido que destinar a amortizar deudas con bancos. Dichas deudas, o los saldos de clientes, no aparecen en la cuenta de resultados. En cambio sí figuran en el balance de situación, y por supuesto en las previsiones de tesorería. De ahí la importancia de manejar y conocer todos ellos: cuenta de resultados, balance de situación y previsiones de tesorería. En este caso vamos a necesitar financiación para poder afrontar pagos.

Un ejemplo del segundo caso puede darse cuando cobramos al contado de clientes, pero tenemos deudas por importe superior. Imaginemos que en nuestra tienda de corbatas hemos facturado 10.000 euros hasta el 25 del mes de junio, pero a finales de mes tenemos que efectuar pagos de 15.000  euros en concepto de nóminas, pagos de pedidos, suministros, impuestos, etc. La diferencia entre ingresos y gastos en este caso va a arrojar pérdidas, a pesar de tener dinero en el banco.

Nuevamente el ver un dato en abstracto sin tener un cuadro de mando integral nos puede llevar a una percepción equivocada de la situación de nuestro negocio.

6. Autónomo, no mezcles tu negocio con tu economía familiar

El autónomo que tributa en módulos o en estimación directa por IRPF no está obligado a llevar contabilidad según lo establecidos en el Código de Comercio (art. 25) a diferencia de las sociedades (salvo que pase determinados límites). Esto quiere decir que solo debe llevar sus libros registros de ingresos, de gastos de bienes de inversión y los correspondientes de IVA.

Por tanto no debe llevar un libro diario incluyendo cuentas de tesorería con sus correspondientes conciliaciones y justificación de pagos y cobros. Es por ello que muchos autónomos mezclan en una cuenta bancaria todos sus pagos e ingresos. Si no lleva de forma separada mediante hojas de cálculo o algún software contable los registros de su actividad económica el resultado será el caos.

Incluso aun llevando cuentas separadas para la economía familiar y el negocio, afrontar pagos del negocio con dinero de cuentas personales o pagar gastos personales con tarjetas bancarias o saldos de cuentas del negocio, puede llevar igualmente al descontrol y a no saber si la actividad que se realiza está siendo rentable o no.

Nuestro consejo es llevar cuentas totalmente separadas, con tarjetas bancarias separadas y que se dediquen solamente al objeto de las mismas. Si es una cuenta y tarjeta personal, solamente para pagar gastos   y compras personales. Si son de empresa, solamente para los de la empresa.

Llevar la gestión de la esfera personal y de la empresarial   por separado  es fundamental. De esta forma, solo cuando sepamos positivamente que tenemos beneficios en el negocio podremos traspasarlos a la economía familiar y  no pondremos en peligro la viabilidad de nuestra empresa.

Siguiendo con el ejemplo del punto anterior en el que comentábamos que podía haber efectivo pero no haber beneficios es fácil imaginar, si en esa situación mezclásemos las dos economías, que podríamos descapitalizar el negocio  utilizando sus fondos para afrontar gastos de la economía familiar  y con ello estrangular el negocio y acabar con la fuente principal de ingresos.

Lo mismo que hemos comentado para autónomos es aplicable a las  sociedades mercantiles que deben llevar la contabilidad completa ajustada a lo regulado en el Código de Comercio. Porque aunque haya cuentas diferenciadas y libros registros de todos los movimientos de la empresa,  no es extraño que algunos  administradores de sociedades dispongan del dinero de la empresa como si fuera suyo transfiriéndolo para “apagar fuegos” a nivel personal o  para cubrir gastos suntuarios debidos a una mala planificación de la economía familiar. Y dichos movimientos pueden  acarrear  problemas fiscales y laborales por no estar justificados.

Como conclusión queremos recordarte que, por muchos que pensemos que nosotros llevamos bien las cuentas de una casa o que somos “apañados” con los números, la gestión financiera de un autónomo o una pyme es otra cosa y que no basta con la buena voluntad, sino que hay que formarse, informarse y siempre rodearse de profesionales competentes, con experiencia que nos permitan anticiparnos a los problemas y tomar las mejores decisiones para que nuestro negocio no descarrile por circunstancias que eran perfectamente evitables. Conocer unos mínimos conceptos financieros básicos es el primer paso para darse cuenta de la dimensión de esta área de la empresa.

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Javier Donoso
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Javier Donoso

Economista / Asesor y Consultor de empresas.
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.
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