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El comienzo de un nuevo negocio conlleva una serie de gastos e inversiones importantes que los emprendedores deben tener en cuenta para asegurar el éxito de su empresa.
Se trata no sólo de conocerlos, sino también de cómo ejercer el control de los mismos con inteligencia para evitar llegar a situaciones de crisis.
Desde la contratación de personal hasta la inversión en tecnología, pasando por la elección de proveedores para la compra de materiales, cada decisión sobre las partidas de gastos e inversiones de la empresa puede tener un impacto significativo en el crecimiento y desarrollo del negocio. A su vez, el propio crecimiento puede generar incrementos de costes que deben estar bajo control en todo momento.
En este artículo exploraremos algunos de los principales gastos e inversiones en los nuevos negocios y cómo planificarlos de manera inteligente para maximizar los beneficios a largo plazo. También ofreceremos algunos consejos para controlar los gastos de tu empresa de forma que desviaciones en previsiones de ingresos, fases de crecimiento o incrementos de costes por encarecimiento de inputs no generen tensiones de tesorería que no se puedan manejar.
Principales gastos e inversiones que debes controlar en tu empresa
Contratación de personal
Antes de decidir contratar personal seguramente habrás valorado y comparado esta opción con la de externalizar determinados trabajos o incluso contar con tecnología que dimensione el tamaño de tu plantilla.
Una vez decidido que necesitas un determinado perfil para cubrir puestos de trabajo claves en tu organización, debes saber cuánto te va a costar y qué implicaciones tiene la contratación.
Aunque este tema daría para un artículo por si solo, vamos a darte algunas pinceladas de lo que debes tener claro respecto a esta partida de gastos:
- Los costes salariales no son únicamente las cifras que tienes en mente para pagar al trabajador a fin de mes; eso es una parte del coste. Has de tener en cuenta que el gasto salarial es el salario bruto (que incluye las retenciones de IRPF, aportaciones del trabajador a la seguridad social y el salario neto) más la seguridad social de la empresa. Cuenta para estos cálculos con un buen asesor laboral.
- Los salarios se incrementan por imperativo legal de acuerdo con lo establecido en los Convenios Colectivos.
- Esos Convenios Colectivos pueden establecer otras compensaciones obligatorias que no habías contemplado y que incrementen más los costes laborales: seguros obligatorios en caso de accidentes, compensaciones por antigüedad, dietas, nocturnidad, trabajo a turnos, trabajos penosos, desplazamientos, etc.
- Hay que tener previsto situaciones como vacaciones, bajas por maternidad o paternidad, enfermedad, accidentes u otras, que pueden exigir contrataciones temporales y, en consecuencia, mayores gastos temporales.
- Los tipos de contrato y la duración van a influir en los costes de seguridad social, tanto por los tipos de cotización a aplicar como por la posibilidad de que haya contratos bonificados si se dan ciertas circunstancias.
- No solo hay que contar los costes mensuales reales asociados a cada trabajador, sino que habrá que provisionar cantidades para eventuales situaciones de despido. Si después de un tiempo tomamos la decisión de despedir y esto afecta a un número considerable de trabajadores que han acumulado cierta antigüedad podemos encontrarnos con que tenemos que hacer a una cifra de indemnización importante que más vale haber provisionado o tener un balance saneado para poder recurrir a financiación ajena para su pago.
- Dependiendo de nuestro negocio, de nuestra previsión de crecimiento y de lo intensivo que sea en mano de obra, habrá que tener en cuenta que las oficinas, naves o locales donde estemos tengan cierto margen en caso de tener que ampliar el número de trabajadores. Y ese lugar de trabajo es un coste para la empresa que hay que tener en cuenta.
Para controlar este gasto, si tu tamaño es pequeño, te recomendamos contar con una asesoría que te proporcione informes periódicos de costes y que te asesore acerca de posibilidades de contratación. Y si tu negocio tiene cierto tamaño y prefieres llevar desde dentro este control lo más aconsejable es que incorpores a tu equipo una persona que tenga la formación y experiencia adecuadas y que le facilites un buen software para ello.
Tecnología y software
La inversión en tecnología y software es esencial para el funcionamiento eficiente de un negocio en la actualidad. Desde equipos informáticos hasta aplicaciones de gestión, herramientas de marketing digital y sistemas de seguridad, es fundamental contar con la infraestructura tecnológica adecuada para el crecimiento y desarrollo del negocio.
Investiga y selecciona cuidadosamente las opciones que mejor se adapten a las necesidades específicas de tu negocio y ajusta tu presupuesto en consecuencia.
Elige empresas de software con un buen equipo de desarrollo, que ofrezcan un servicio posventa de calidad y que sean ágiles en la adaptación ante cambios externos que puedan influir en el correcto funcionamiento delos programas.
Elegir entre soluciones en la nube o implantadas en local o un sistema híbrido puede ser fundamental dependiendo del área de actividad de la empresa.
Hay que tener visión de futuro a la hora de escoger adecuadamente ya que una mala elección puede implicar posteriormente costes elevados de migración a otras soluciones que cumplan con los requisitos que la herramienta elegida no cumplía.
Y no es solo el coste de migración que nos cobraría una consultora o la empresa informática a la que migráramos, sino la influencia en el proceso de producción que ese cambio pudiera tener, haciéndonos perder ingresos o empeorar transitoriamente el servicio al cliente.
Marketing y publicidad
El marketing y la publicidad son elementos clave para dar a conocer tu negocio y atraer clientes. Puedes invertir en estrategias de marketing digital, como la creación y optimización de un sitio web, campañas de publicidad en redes sociales, contenido de calidad y SEO (Search Engine Optimization) para mejorar el posicionamiento en los motores de búsqueda. Además, puedes considerar la inversión en servicios de email marketing, publicidad en línea y otras estrategias de promoción que se ajusten a tu nicho de mercado y objetivos de negocio.
Esta partida de gasto es fundamental. Al igual que otras áreas especializadas consideramos que tener un mínimo conocimiento de las peculiaridades del marketing digital y de sus términos puede ayudar a controlar que el gasto de esta partida sea ajustado.
Puede que no siempre contar con una agencia publicidad grande sea la mejor opción y debamos buscar empresas especializadas más pequeñas, capaces de trabajar con menores presupuestos, pero maximizando la rentabilidad de las acciones realizadas.
La clave en esta partida será la elección de una buena agencia, que tenga unos márgenes razonables, que comprenda las peculiaridades de nuestro negocio y nos ofrezca soluciones óptimas para la captación de nuevos clientes.
Formación y capacitación
La formación y capacitación son esenciales para mantener a tu equipo actualizado y competente en un entorno empresarial en constante evolución.
Puedes invertir en cursos de formación y capacitación, talleres, programas de certificación y otras oportunidades de aprendizaje para mejorar las habilidades de tu equipo. En este sentido, las clases de inglés pueden ser una inversión valiosa, ya que el inglés es ampliamente utilizado en el mundo empresarial y puede abrir oportunidades de negocio a nivel internacional.
Recuerda que las empresas tienen opciones de acceder a cursos gratuitos financiados a través de las partidas correspondientes de las cotizaciones a la Seguridad Social pagadas por la propia empresa mediante los seguros sociales. Estas bonificaciones para la formación son gestionadas por FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo).
No olvides disponer de tu crédito anual para optimizar la inversión en formación. Y si un ejercicio no haces uso del mismo, recuerda marcar en los primeros seis meses del siguiente la casilla que te permitirá acumular el crédito del que no has dispuesto.
Servicios profesionales
Los servicios profesionales, como contabilidad, asesoría fiscal, laboral y legal y consultoría empresarial, entre otros, pueden ser necesarios tanto en el inicio de un negocio como en su día a día.
Estos servicios pueden ayudarte a mantener una gestión adecuada de tus finanzas, cumplir con las regulaciones y requisitos legales, y obtener asesoramiento experto en áreas específicas de tu negocio. Aunque pueden ser costosos, es importante considerarlos como una inversión a largo plazo que puede ayudarte a evitar problemas y maximizar la eficiencia de tu negocio.
Suele ser más económico invertir recursos en evitar problemas que tener que hacer frente a las consecuencias que esos problemas pueden producir a lo largo del tiempo, quizás cuando no los tengamos previstos y aparezcan en un momento crítico de la vida de nuestro negocio.
Asegúrate de contar con servicios de asesoría y consultoría que dispongan de seguros de responsabilidad civil profesional para estar cubierto en caso de problemas derivados de su trabajo. En este sentido, huye de asesorías masificadas que no dediquen un tiempo mínimo a tu negocio y que no cuenten con profesionales titulados y con experiencia.
Como conclusión, y para no extendernos, a la hora de controlar los gastos e inversiones de tu empresa es vital identificar y conocer los que resultan necesarios por razón del sector de actividad. Realizar un plan de negocio es muy útil a estos efectos. Dejando aparte que las previsiones sean más o menos realistas, como hemos dicho en más de una ocasión, si realizar un plan de negocio nos sirve para tomar conciencia de todas las partidas de gastos que vamos a tener que afrontar, identificando las peculiaridades de cada uno, ya está cumpliendo una misión importante.
Nos dejamos muchas otras partidas de gastos. Por citar algunos, seguros, gastos bancarios, elementos de transporte, ordenadores, naves o locales de actividad, pero no podemos referirnos a todos por razones de extensión.
Ya sabes, identifica los gastos e inversiones de tu actividad y planifica con antelación cómo los vas a controlar, y que profesionales e instrumentos te van a ayudar en esta tarea fundamental para el éxito de tu negocio. Elaborar presupuestos anuales detallados en función de previsiones realistas de ingresos y de crecimiento va a ser crucial para la buena marcha de tu empresa evitando tensiones de tesorería o situaciones de pérdidas que pongan en peligro su continuidad.
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