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Aumentar la productividad de una empresa es un desafío constante para cualquier dirigente, independientemente del sector, tamaño o circunstancias a las que le toque hacer frente. La productividad y la calidad son dos aspectos vitales pues de ellos depende la satisfacción de sus clientes y, en definitiva, el éxito y supervivencia de la empresa.
Vamos a resumir algunas de las claves comúnmente reconocidas para mejorar la productividad de la empresa, entre las que destaca el sello de calidad.
La Comisión Europea define la productividad empresarial como “la eficiencia con la que se utilizan los recursos para producir bienes y servicios, lo que se mide por la cantidad y calidad de la producción” (Fuente: Comisión Europea). Por otra parte, la calidad se refiere al grado en que un producto o servicio satisface al cliente.
Por lo tanto, mejorar la productividad y calidad significa producir más con los mismos recursos y superar las expectativas de los clientes.
Cada empresa tiene su propia identidad y debe identificar qué medidas son las más apropiadas para mejorar su productividad pero estas pueden ser algunas claves.
Seis consejos para aumentar la productividad de una empresa
1.- Fijar objetivos claros, realistas y medibles.
La empresa necesita tener objetivos claros, específicos, alcanzables y medibles porque sólo así puede definir su estrategia y comunicarla de forma efectiva a todo su equipo y medir resultados.
Tan importante es que la empresa tenga claro hacia donde ir como que haga partícipe de ese destino, de los objetivos, a todos los miembros de la organización.
La “esquizofrenia” entendida como falta de objetivos claros a menudo se evidencia cuando las decisiones que se toman en un área de la empresa, por ejemplo la financiera o la de marketing, no están alineadas con la estrategia general.
2.- Establecer sistemas de gestión de calidad, lo que se conoce como sellos de calidad.
La implementación de un sistema de gestión de la calidad puede ser una herramienta muy útil para mejorar la productividad de la empresa.
A través de la obtención de certificaciones y sellos de calidad, las empresas pueden demostrar a sus clientes y, en su caso, a las autoridades reguladoras que cumplen los estándares de calidad internacionales y que han implementado sistemas de calidad efectivos.
Aunque tu empresa opere en un sector en el que, por normativa, no está obligada a certificar su sistema de calidad (como sucede con la industria alimentaria con la ISO 22000; el sector médico con la ISO 9001 o 13485; o la industria automotriz con la ISO/TS 16949) contar con un certificado de calidad será una garantía de sistematización y control de los procesos y, por ello, de reducción de los posibles fallos.
El sello de calidad puede ser un factor que te distinga de la competencia favoreciendo la generación de confianza entre los clientes, mejorando tu imagen y reputación. E internamente puede contribuir a mejorar la cultura organizacional de la empresa, promoviendo una mayor responsabilidad, colaboración y compromiso con la calidad y la mejora continua. Esto puede llevar a un mayor compromiso de los empleados y a una mayor motivación para mejorar los procesos de la empresa y aumentar la productividad.
Cierto que lograr un sello de calidad significa a corto plazo un esfuerzo económico y de trabajo porque exige revisión de procedimientos, adaptación y mantenimiento de los mismos, pero, una vez superados esos pequeños inconvenientes, a largo plazo, pueden ser un factor decisivo para reducir tiempos, errores y suponer una ventaja competitiva.
3.- Destinar recursos para invertir en tecnología.
La tecnología adaptada a las necesidades de cada empresa puede ser una herramienta eficaz para mejorar la productividad. Desde la digitalización de determinados procesos administrativos y de gestión, hasta la automatización de procesos productivos mediante bots, hay muchas opciones tecnológicas con un factor en común: todas están orientadas a realizar tareas en menor tiempo, con reducción de errores y con mayor grado de información y de calidad.
Seguro que en alguna ocasión has escuchado a la persona encargada de la contabilidad de la empresa quejarse del tiempo que pierde, por ejemplo, contabilizando facturas en lugar de destinarlo a analizar los costes para poder calcular el punto de equilibrio, es decir, a partir de qué cifra de ingresos se generan beneficios.
Este es un ejemplo sencillo en el que con la adquisición de un software de escaneo de facturas integrado con el programa de contabilidad ya estarías dando un paso para mejorar la productividad. Tendrías información que te permitiría, por ejemplo, saber si puedes vender determinados productos con un margen inferior al habitual con la seguridad de que al hacerlo no incurres en pérdidas.
4.- Formar al personal.
Contar con personal formado y capacitado para utilizar las herramientas de la empresa y adaptarse a los cambios que se requieran como consecuencia de la implementación de nuevas tecnologías o por cambios de cualquier otro tipo es otro factor clave para mejorar la productividad.
De poco sirve comprar software ERP o CRM para la mejora de la empresa si quienes lo tienen que utilizar diariamente no están motivados y capacitados para su mejor uso.
Y lo mismo sucede cuando se producen cambios legislativos o circunstancias que exigen comenzar a hacer las cosas de otra manera. Un ejemplo muy claro lo tenemos con lo que ha supuesto el Brexit. Mientras que antes del mismo las compras y las ventas que las empresas españolas hacían con empresas ubicadas en Reino Unido eran adquisiciones intracomunitarias, con sus peculiaridades contables y fiscales, desde el Brexit pasan a ser importaciones o exportaciones con los cambios que suponen.
Las deficiencias formativas a menudo causan bloqueo y estrés y nada de esto es bueno ni para el personal ni para la empresa.
Es muy amplia la oferta formativa existente y recuerda que tu empresa dispone de un crédito formativo que puedes utilizar como bonificación en las cuotas de Seguridad Social y que puedes consultar a través de FUNDAE.
5.- Fomentar la innovación.
Como dice el refrán, renovarse o morir. La necesidad de realizar cambios para progresar, para crecer pasa por escuchar a los clientes, que son los que a menudo nos descubren qué necesidades no están cubiertas por nuestros productos o servicios; por animar a los empleados a que aporten ideas; por observar cómo está cambiando el sector y otros mercados pues no en pocas ocasiones las pautas de innovación de otros sectores pueden trasladarse al nuestro.
Atrévete a ser creativo, a aceptar ideas que provengan de otros puntos de vista. Recuerda que quien se sienta de espaldas a la ventana contempla una realidad totalmente diferente a quien ocupa un lugar junto a ella.
6.- Promover una cultura de mejora continua.
La mejora continua en la empresa es el proceso continuo que persigue aumentar la eficacia y eficiencia para cumplir los objetivos.
Este proceso solo es posible si en la empresa existe un liderazgo que crea en él y lo impulse y que, con su propio comportamiento, evidencie que todos los trabajadores cuentan y son importantes para conseguirlo.
Es importante que la mejora se proyecte en la prevención más que en la solución. No se trata de solucionar problemas sino de trabajar para reducirlos de forma anticipada.
Y hay que mirar a largo plazo. En muchas ocasiones los cambios pueden suponer peores resultados a corto plazo pero no por ello deben sacrificarse por no visualizar que las mejoras impactaran en los resultados a largo plazo.
Como una compañera solía decir, “A menudo no se puede cambiar el trabajo, pero sí la forma de hacerlo. Y elijo hacerlo con una sonrisa y tratando de mejorar”
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