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Externalizar servicios, o en su término anglosajón realizar “outsourcing”, es una opción a considerar en cualquier negocio, variando en función de la actividad de la empresa, de su tamaño y de otros factores. También deberemos valorar los pros y contras de cada opción de servicio a externalizar, porque no en todos los casos puede resultar ventajosa esa externalización.
En esta ocasión vamos a ver 4 servicios susceptibles de ser externalizados si tu empresa vende ya, o va a vender, un producto que irá destinado al consumidor final, y además de ser distribuido por internet, quieres que esté disponible en tiendas físicas, en pequeños comercios o en medianas y grandes superficies. Añadiremos a cada servicio un ejemplo de empresa que los ofrece, con enlace a su web. Para ello, elegiremos aquellas empresas cuyas webs faciliten la comprensión de los servicios que hemos ido explicando.
Externalizar servicios de Gestión del Punto de Venta.
Cuando nos referimos a Gestión del Punto de Venta estamos haciendo mención a los servicios encaminados a que nuestro producto tenga la presencia adecuada, en los diversos puntos de distribución que interesa a nuestra marca. Se trata de analizar qué tipo de superficies nos conviene más para vender nuestro producto; dónde va a estar ubicado para tener más volumen de venta; controlar que no haya roturas de stock; ver los precios a los que venderemos en función de la localización y tipo de establecimiento; promociones; personal para seguir de cerca la evolución de nuestro producto en cada comercio y desarrollar planes formativos para cada canal de venta.
Consideramos que en este área la ayuda de especialistas es clave para incrementar las ventas del producto, dado que una empresa externa puede ahorrarnos costes de personal y, sobre todo, nos puede aportar la experiencia y formación adecuadas de los equipos de la empresa subcontratada. Dentro del área de marketing se deben conocer y dominar aspectos tan críticos como precios, competencia, merchandasing, psicología del consumidor, etc.
Podemos tener el mejor producto, pero si no sabemos negociar para que en una gran superficie el nuestro esté en el pasillo y estante adecuado, o para que podamos tener un expositor ofreciendo una prueba del mismo u otros recursos comerciales, las ventas no aumentarán.
Deberemos asegurarnos de que la empresa subcontratada tenga la experiencia adecuada, y que nos ofrezca los mínimos métodos de control para saber que el dinero destinado a este outsourcing está correctamente invertido.
Externalizar servicios de Asesoramiento fiscal, laboral, contable, jurídico
Dependiendo del tamaño de nuestra empresa, podemos encontrarnos con que no es ni rentable, ni factible mantener en plantilla al menos dos personas que realicen estas labores.
Podríamos tener contratado un economista y un abogado con los que cubrir con solvencia los trabajos de este área, pero los costes tanto de personal como de espacio, mobiliario, equipos informáticos, software y formación aparejados, serían demasiado altos, especialmente si somos un emprendedor o pequeño empresario que está empezando a vender su producto a pequeña escala, y se trata de optimizar dichos espacios y costes, destinándolos a producción, venta u otros más vinculados con la obtención directa de ingresos.
Subcontratar una Asesoría o Despacho Jurídico nos haría ahorrar costes no solo directos, sino indirectos al contar con profesionales experimentados que minimizaran las incidencias fiscales, laborales y jurídicas. Por otra parte, el hecho de que esos profesionales conocieran la problemática de empresas similares a la nuestra sería un plus a considerar.
Igual que en el caso anterior, hay que asegurarse de que la empresa elegida tiene los medios, formación y experiencia adecuados, acordes con la responsabilidad que este trabajo exige.
Externalizar servicios del área de Recursos Humanos
El contenido de esta área puede abarcar numerosas funciones englobadas bajo este epígrafe. En concreto, cuando hablamos de Recursos Humanos tenemos las siguientes tareas susceptibles de ser externalizadas: selección de personal, asesoría jurídica, formación, administración de personal, evaluación del desempeño, política retributiva, clima laboral, etc.
Los servicios más subcontratados son los jurídicos y de selección de personal. Ambos pueden estar incluidos en la externalización del punto anterior, o en este, por su mayor especialización. En todo caso, para valorar el servicio prestado es importante ser conscientes del peso que nuestra empresa puede representar para quien nos presta este servicio ya que, aunque los podemos encontrar buenos y económicos, o, al menos rentables, en la selección de personal, podemos ser más “importantes” para una pequeña o mediana asesoría de empresas, lo que se traducirá en una atención más cercana y mayor dedicación.
Está claro que contar con un psicólogo para realizar procesos de selección o hacerlos nosotros mismos no es la mejor idea.
En el primer caso, obviamente depende del tamaño de nuestra empresa, pero si es una PYME, debemos valorar el coste de contar con este profesional en plantilla,frente a los servicios de una empresa especializada. Nosotros, como empresarios, haremos de seleccionadores, no de personal, pero si del mejor proveedor en esta área. Conviene buscar referencias, ver costes y sobre todo ponerlos en relación con el ahorro que puede suponer la contratación de buenos trabajadores, productivos y que doten de estabilidad a nuestra plantilla.
En el segundo caso, no hay más que recordar que, a veces, lo barato sale caro. Y ni siquiera tenemos claro considerar barato el trabajo que conlleva un proceso de selección bien hecho y con el candidato acertado finalmente contratado, que es la parte más complicada. Puedes imaginar si después de dedicar cincuenta horas de tu tiempo como Gerente, a la búsqueda de un candidato y contratarle, resulta que descubres, a los dos meses, que no funciona por formación, comportamiento o integración en tu empresa,como esperabas.
Externalizar servicios de marketing digital y desarrollo web
Que duda cabe que estos servicios han cobrado una especial importancia en los últimos tiempos. En una empresa que vende su producto al consumidor final disponer de una tienda online se hace casi imprescindible.
Y si tenemos una tienda online, al igual que para lograr ventas en comercios físicos hay que saber con que comercios, o medianas o grandes superficies contar, y en que sitios ubicarlos para lograr venta, con una tienda online, en internet, ocurre lo mismo. No basta con contratar un dominio, un hosting, habilitar prestashop o similar y coordinar nuestra base de datos de productos, sino que hay que lograr que nuestros productos se muestren antes que los de la competencia.
Y para conseguirlo entra en juego el marketing digital. Conceptos como SEO (posicionamiento natural en google), SEM (campañas de marketing en google adwords, fundamentalmente), marketing de contenidos, etc., deben ser manejados para que nuestra tienda no se pierda entre las miles de webs que operan hoy en día en internet.
Si nuestro producto no es disruptivo, sino que es un producto ya existente en el mercado y, por tanto, tiene que competir con los existentes, el destacarse es fundamental. Otra opción que existe en este caso es buscar canales de distribución a través de ecommerce ya consolidados. Sería una gestión del punto de venta digital.
Igualmente, el Diseño, Desarrollo y Mantenimiento del Sitio Web es crítico, desde la conceptualización del diseño para hacerlo usable y atractivo al usuario, hasta el control posterior para asegurarnos de que no hay disfuncionalidades que puedan dejarlo inoperativo. Los sitios webs actuales que integran blogs o tiendas online necesitan de una atención constante para mantenerlos actualizados en los componentes que los integran, pero también para descubrir posibles caídas del servicio, ya sean exógenas o endógenas, por ejemplo, por una alta concurrencia simultanea de usuarios.
Dicho todo lo cual, ¿nos arriesgamos a un Do It Yourself?¿O contratamos a un amigo, o al hijo de un amigo que conoce un poco estos temas? Hay que saber de diseño, programación, posicionamiento en buscadores, publicidad, redes sociales, branding, etc.
Nuestro consejo es buscar una empresa especialista en estas cuestiones, que pueda cubrir con solvencia el desarrollo y mantenimiento de este tipo de trabajos. Sí puede ser útil tener en plantilla a una persona que sirva de enlace entre nuestra empresa y la de desarrollo web, tanto para proporcionar contenidos, como para ocuparse de trabajos de actualización y coordinación de los productos de nuestra tienda virtual.
En estos trabajos, tratándose de tiendas online y productos puede surgir otra figura a externalizar que es la de un fotógrafo que se ocupe de crear un catálogo atractivo y de calidad para la venta.
Nuevamente, encontrar la empresa adecuada para afrontar estos trabajos no es tarea fácil. Deberemos buscar, realizar entrevistas, encontrar referencias, probar, y quizás equivocarnos, hasta que demos con aquellas empresas en las que confluyan nuestras necesidades con el servicio que ofrecen, aquellas en las que sintamos que somos especiales y que el servicio recibido está en consonancia con lo esperado por el precio pactado. No es una tarea sencilla, aunque si gratificante, si logramos acertar tanto en los proveedores elegidos como en los servicios externalizados.
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Javier Donoso
Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la gestación, implementación y día a día de sus empresas. Con los artículos publicados me gustaría trasladar esa experiencia, para que otros proyectos tengan más probabilidades de éxito.
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