A la hora de comenzar un nuevo negocio una de las cuestiones fundamentales es determinar  donde establecerlo y en qué régimen (alquiler o compra). Vamos a darte algunas razones por las que considerar establecer tu empresa en un centro de negocios puede ser una buena opción. La opción de compra de un local u oficina vamos a dejarla aparcada, de momento, por ser solo aconsejable en casos muy concretos.

Por supuesto, presuponemos que el sector de tu nueva empresa, sea el que sea,  necesite de un centro de dirección independiente. Puede ser el caso de empresas que estén en otras zonas de España o del extranjero, pero que tengan que acercarse frecuentemente, por ejemplo, a Madrid, para tratar con clientes o proveedores.

En cualquier caso, si piensas que vas a necesitar alquiler de oficinas en Madrid o en algunas otras capitales de España, puede que las razones que te vamos a ofrecer inclinen la balanza hacia esta opción.

Los inicios son inciertos.

No nos engañemos. Los inicios de una empresa son inciertos porque no sabemos si nuestra idea va a triunfar o si vamos a tener que variar nuestra estrategia inicial en función de los resultados obtenidos por la experiencia de los primeros meses de actividad.

Esa es una de las razones por las que muchas de las empresas empiezan en espacios de coworking, en los propios domicilios de los socios, o en centros de negocios ofrecidos por espacios públicos en las fases iniciales del proyecto.

Pero llega un día en  que la casa se te queda pequeña o empieza a haber trasiego de clientes; que el coworking  te ofrece menos autonomía, independencia y tranquilidad de la que necesitas; y aquella pequeña oficina que el centro de negocios de tu ayuntamiento u otra entidad pública te ofrecía por uno o dos años, ya llega a su fin y  debe ofrecer el espacio a otros emprendedores.

Toca mudanza y puede que no sea la única. Cambios de domicilios fiscales y sociales, informar a clientes y proveedores, etc. En esta fase puedes plantearte alquilar una oficina en un edificio normal, ya sea amueblado o teniéndola que reformar y amueblar. Pero ¿Y si al año se te queda pequeña?¿Y si, por diversas circunstancias, no es tan representativa como pensabas?¿Y si echas de menos otros servicios?¿Y si, sin saberlo, tienes unos vecinos ruidosos o que interfieren con tu actividad por diversas razones?

Considerar un centro de negocios que ofrezca escalabilidad, flexibilidad y domiciliación de sociedades puede ser una opción interesante para minimizar los costes de traslados y otros trámites y, por supuesto, de mudanzas o de tiempos de acondicionamiento.

Oficinas totalmente equipadas.

Una de las ventajas de estos centros de negocios es ofrecerte las oficinas totalmente equipadas, con aire acondicionado, mobiliario, teléfono e internet y buena iluminación. Por tanto, no tienes más que llevar tus equipos informáticos y ponerte a trabajar.

En ocasiones ponen a tu disposición la posibilidad de videoconferencia, algo que puede evitarte costes de desplazamiento y ofrecer una excelente imagen de tu empresa.

Salas de reuniones y aulas de formación.

Alquilar una oficina en un sitio representativo de tu ciudad puede resultarte caro, pero seguro que encuentras algo. Eso sí, quizás el tamaño de la oficina que puedes permitirte en esas localizaciones no sea el que tu pensabas y tengas que prescindir de tener una sala de reuniones.

Bien. En un centro de negocios esto lo tienes resuelto ya que cuentas con la posibilidad de poder alquilarlas cuando las necesites. Igualmente puede que en algún momento quieras plantearte dar pequeños seminarios o talleres formativos. En la oficina tradicional esto te obligaría a otra mudanza. En un centro de negocios que disponga de este servicio, solo tendrías que buscar los horarios disponibles.

Esto es flexibilidad, algo que todo negocio necesita.

Escalabilidad que ofrece el centro de negocios

Has empezando alquilando un pequeño despacho y, de repente, necesitas uno, dos o más empleados. Los centros de negocios suelen tener oficinas más grandes disponibles o quizás la posibilidad de alquilar otro despacho contiguo o cercano donde establecer a tus nuevos empleados. No tienes que mudarte.

Eso sí, comprueba que tienes esas posibilidades antes de establecerte en un centro de negocios. O en su defecto, si prevés la posibilidad de crecimiento, ten preparado un plan B para cubrir este aspecto. Podría ser alquilar una oficina un poquito más grande o hablar con los responsables para conocer las posibilidades de disposición futuros.

Disponer de secretariado, atención telefónica o recepción

Estás empezando o llevas tiempo pero, por la competencia y lo que cuesta alcanzar unos buenos resultados,  contratar a un/a asistente que te quite trabajo, filtre las llamadas telefónica o controle tu agenda no lo ves factible.

Quizás podrías empezar contratando a alguien a tiempo parcial, pero no encuentras la persona que se conforme con solo un par de horas. Quizás la encuentres pero te ocupa otro puesto de trabajo con el espacio que conlleva y no te lo puedes permitir porque no dispones de él.

En la mayoría de centros de negocios este servicio está disponible y podrás tener la flexibilidad en su uso que necesitas. Problema resuelto.

Ubicaciones en zonas representativas

Ya no es solo que el sitio donde esté ubicado el centro de negocio sea una zona representativa, por ejemplo, en determinadas calles de Madrid, Barcelona u otras capitales.

Es que el propio centro de negocios y las oficinas interiores lo sean.

Recordemos el ejemplo de alquilar una oficina, por ejemplo, en una calle del barrio de Salamanca, en Madrid. La zona es buena, pero igual el edificio que puedes permitirte es demasiado antiguo y, más que eso, que no tiene importancia si está en buen estado, el problema es que esté deteriorado. Los problemas pueden empezar a florecer.

Los centros de negocios suelen estar en zonas representativas y ellos mismos serlo también. No hay sorpresas.

Networking

Si somos una empresa de negocios quizás sea interesantel estar en un entorno donde encontremos fácilmente potenciales clientes.

En una oficina aislada en un edificio esto no suele ocurrir. En un centro de negocio es más fácil que podamos establecer relaciones con empresas con las que tengamos sinergias. Habrá más facilidad, por tanto, para crear negocio.

Zonas comunes

Existen oficinas de alquiler individuales en edificios que pueden ser pisos que cuenten con espacio suficiente y puedas disponer de una zona de comida o incluso de baños equipados. Eso sí, seguro que el alquiler va subiendo.

Si no es así, igual tienes que conformarte con pisos grandes divididos con algún baño común y, seguramente,  con un mantenimiento mejorable.

Este tipo de cosas puede incidir en tu rendimiento y en el de tus empleados  debido a la sensación de aislamiento.

En los centros de negocios existen baños para hombres y mujeres, y también tienen zonas comunes de office donde poder tomarte un café, o incluso comer,  junto a otros trabajadores de tu empresa o de otras, fomentando la interacción y haciendo más amena la  jornada de trabajo.

Ahorro importante en desembolsos iniciales y periódicos

Alquilar una oficina puede implicar tanto unos altos desembolsos iniciales (que pueden ser inversión, pero también puro gasto, sobre todo lo que gastemos y que luego no sea trasladable) como periódicos.

Efectivamente, tenemos que contar con desembolsar unas fianzas elevadas, gastos de adaptación de la oficina o local (pintura, electricidad, teléfono, etc) , compra de mobiliario, trámites de cara a la apertura, altas en servicios de luz, internet,etc.

Igualmente, de forma mensual tendremos que pagar el alquiler, en principio más elevado que el equivalente en un centro de negocios, gastos de limpieza, electricidad, agua, comunicaciones, seguros, etc.

Frente a desembolsos iniciales de entre  10.000 y 40.000 euros, en función de la zona y del tamaño de la oficina y las necesidades de adecuación, en un centro de negocios tendríamos que dar únicamente la fianza. Suponemos el caso de una oficina de entre 40 a 60 metros cuadrados. Si el alquiler de la oficina en el centro de negocios fuera de 800 euros, el desembolso inicial sería de 1600 euros frente a la horquilla de 10.000 a 40.000 antes comentado.

Y en cuanto a gastos periódicos, podemos hablar del triple de costes en un alquiler de oficina frente a un centro de negocios, considerando los mismos servicios.

Dado que las necesidades económicas de los inicios son importantes, este punto es crucial.

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Llegando al final de este artículo, y conociendo algunas de las razones a considerar para establecerte en un centro de negocios, te queda valorarlas y confrontarlas con las necesidades concretas de tu empresa, y los condicionantes o limitaciones que puedas tener en cuanto a oferta, en las zonas donde quieras establecerte.

Si pensabas en la opción de una oficina y has cambiado de opinión gracias a nuestras consideraciones, nos alegramos de que hayamos podido serte de utilidad. Si no ha sido así, y la opción de centro de negocios no se adaptaba a tu proyecto, esperamos que encuentres ese espacio perfecto para poder desarrollar tu actividad al mejor coste y contando con las mejores prestaciones para poder ver crecer tu empresa.

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Redacción CDE

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