No es extraño encontrarnos con cierta frecuencia con la duda que se plantean empresarios y/o emprendedores a la hora de reactivar o, mejor dicho, de dotar de actividad sociedades que en su día, hace ya bastante tiempo, fueron constituidas y quedaron olvidadas.  Ante esta situación y llegada la hora de iniciar un negocio  la cuestión que se plantean es si pueden empezar a trabajar con dicha sociedad como si fuera recién constituida o, por el contrario, deben hacer frente a una serie de obligaciones inherentes a su activación que hacen aconsejable, al menos por razones exclusivamente económicas, crear una nueva sociedad limitada o con otra forma jurídica.

Para poder ofrecer razones a favor de una u otra opción habrá que comenzar teniendo en cuenta  la fecha en que dicha sociedad ya existente pero inactiva fue constituida. Ese dato determinará si dicha sociedad está adaptada o no a las vigentes leyes en materia de sociedades. Si nos referimos al tipo societario más frecuente, la sociedad de responsabilidad limitada,  todas las sociedades constituidas antes de 1 de junio de 1995, para empezar,  deberán proceder a adaptar sus estatutos a la vigente Ley de sociedades de Responsabilidad Limitada que entró en  vigor en la  mencionada fecha.

 La disposición transitoria segunda de la mencionada Ley 2/1995 establece la obligación de las sociedades constituidas con anterioridad a su entrada en vigor, de adaptar sus estatutos o, en el caso de considerar que los mismos son conformes, de presentar el título ante el Registrador Mercantil  para que éste califique dicha conformidad . Para ello daba un plazo de tres años, transcurridos los cuales el Registro no procede a  inscribir ningún acto de las sociedades que no hayan adaptado sus estatutos. Este plazo concluyó el 1 de junio de 1998.

Esta adaptación es, por tanto,  imprescindible para el caso de pretender poner en marcha una sociedad constituida con anterioridad a la entrada en vigor de las actuales normas y esa adaptación implica el pago de los honorarios correspondientes al Notario, y al Registrador.

Pero además de ser necesario analizar esta cuestión habrá que tener presente una obligación que  con demasiada frecuencia se olvida: el depósito de cuentas. El art. 378 del Reglamento del Registro Mercantil establece igualmente que transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas, el Registrador no inscribirá ningún documento hasta que, con carácter previo, se practique el depósito.

Es decir, supongamos que constituimos una sociedad en el año 2000 y que no procedemos a presentar las cuentas de los ejercicios que transcurren desde entonces hasta el momento actual. Pues bien, la circunstancia de haber omitido el cumplimiento de esta obligación no nos permitirá inscribir ningún documento en tanto no se regularice esa situación. Y no será suficiente con depositar las cuentas de los últimos ejercicios sino que estaremos obligados a presentar las cuentas de todos los ejercicios transcurridos desde su constitución. Esto significa que deberemos regularizar la contabilidad de la sociedad, aunque los apuntes contables se limiten a poco más de los propios de la constitución porque solo a partir de esa contabilidad pueden elaborarse las cuentas anuales.

Por otra parte si su sociedad no hubiera procedido al depósito de cuentas anuales esta infracción podría dar lugar a la imposición de sanciones en relación de los ejercicios sociales cerrados con posterioridad a 1 de junio de 1995 fecha en la que entró en vigor la modificación del art. 221 de la Ley de Sociedades Anónimas, que es de aplicación a las Sociedades Limitadas.

En relación con las obligaciones tributarias a las que esa sociedad  inactiva estaría sometida, habría que diferenciar dos situaciones o supuestos:

  1. Supuesto en el que la sociedad nunca funcionó , es decir,  que nunca llegó a comunicarse en Hacienda el inicio de actividad y que nunca solicitó lo que se denominaba antes  licencia fiscal,  que posteriormente fue sustituido por el impuesto de actividades económicas porque nunca llegó a desarrollar actividad alguna.  En este caso no habría obligaciones pendientes ni siquiera las relativas a la presentación de autoliquidaciones sin actividad. Frente a  la Administración Tributaria sería suficiente con  darse de alta en censos y comunicar el inicio de actividad.
  2. Supuesto en el que la sociedad sí comunicó el alta como sujeto tributario y no se presentaron declaraciones. En este caso habría que regularizar la situación frente a Hacienda , regularización que dependería del grado de cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones.

En resumen y para concluir,  antes de estar en disposición de poder utilizar  una  sociedad ya existente deberá procederse a comprobar la fecha de su constitución y, en función de la misma determinar si se hace preciso o no  regularizar su situación registral. Si  se debe proceder a adaptar los estatutos,  deberá tener en cuenta los honorarios de un letrado, además de los gastos de Notaría y Registro Mercantil. Deberá igualmente proceder al depósito de cuentas y abonar los honorarios del Registro además de los gastos de legitimación de la/s firma/s de la persona/s que certifiquen la aprobación de las cuentas de cada ejercicio social.

Habrá que valorar , igualmente, si es preciso reelaborar la contabilidad para poder, en su caso, presentar las declaraciones fiscales que pudieran estar pendientes y, si esto es así, deberá prever los honorarios de la asesoría a la que encargue estas labores.

Es posible que regularizar la situación de la  sociedad  existentes le resulte más costoso e implique mayor tiempo que iniciar su actividad constituyendo una nueva sociedad.

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Amparo González

Amparo González

Abogada. Empecé a mediados de los 90 a crear empresas, a ayudarlas a prevenir problemas y a solucionarlos, si era necesario. Casi 30 años después las cosas no han cambiado tanto, salvo tecnológica y legalmente, y aquí seguimos para ayudar a emprendedores y profesionales de la asesoría.
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