5
(1)

La ley ha cambiado. ¿Estás preparado y sabes como facturar correctamente?

Si eres emprendedor, autónomo o tienes una pyme, ya habrás oído hablar del Reglamento Veri*Factu y la nueva Ley Antifraude. Pero antes de entrar en pánico, hay algo que necesitas saber: no todos están obligados a cumplir con estas exigencias. Te vamos a contar como facturar correctamente para cumplir con la nueva normativa.

Aunque no uses un software de facturación tradicional, si elaboras facturas mediante Excel, Word o una base de datos, y esos documentos se almacenan, procesan, firman digitalmente o se utilizan para generar automáticamente libros de IVA, ya estás dentro del ámbito de la normativa.

Así lo dejan claro dos consultas vinculantes recientes. Por tanto, si pensabas que por no tener un “programa de facturación” te librabas, revísalo bien. Porque lo importante no es la herramienta, sino el uso que haces de ella.

Si tu sistema se considera un SIF (Sistema Informático de Facturación), estás obligado a cumplir con todos los requisitos: inalterabilidad, trazabilidad, y la famosa declaración responsable del software.

La nueva regla de oro: La inalterabilidad de tus facturas

Este es el concepto clave que lo cambia todo. La inalterabilidad significa que, una vez que emites una factura, no puedes modificarla ni eliminarla. Queda registrada tal cual, incluso si contiene errores.

¿Te equivocaste al poner un NIF y solías reenviar la factura corregida diciéndole al cliente que rompiera la anterior? Eso, ahora, es una infracción directa.

El sistema debe dejar constancia de todo lo emitido, sin trampas. Incluso los errores deben quedar reflejados de forma trazable.

¿Y si me equivoco?

La normativa solo te permite dos vías para corregir:

  • Emitir una factura rectificativa si el error es parcial o subsanable. Debe referenciar a la factura original.

  • Anular y emitir una nueva con número correlativo si la factura emitida es totalmente inválida, por ejemplo, si el cliente no era el correcto.

Consejo profesional

Utiliza borradores o facturas proforma antes de emitir la definitiva. Son documentos sin validez fiscal que puedes modificar tantas veces como quieras. Solo cuando el cliente te dé el visto bueno, conviértelo en factura oficial. Así reduces errores y cumples con la normativa desde el principio.

Práctica prohibida nº1: Modificar una factura después de emitirla

Hasta hace poco era normal “apañar” una factura. Se cambiaba sobre la marcha, se reenviaba y listo. Pero con el nuevo reglamento esto ya no es legal.

Tu software debe garantizar que las facturas emitidas no se pueden alterar. Si tu sistema actual lo permite sin dejar rastro, estás en serio riesgo de incumplimiento.

A partir de ahora:

  • Si hay un error: factura rectificativa.

  • Si la factura es inválida: anulación y nueva emisión.

Y todo esto con trazabilidad, es decir, que Hacienda pueda ver qué pasó, cuándo y cómo.

Práctica prohibida nº2: Manipular la fecha de la factura

Otro hábito muy frecuente era “jugar” con las fechas para cuadrar los cierres: adelantar facturas, poner fecha del mes pasado, etc. Pues bien, eso también se acabó.

Así funciona ahora

Las nuevas herramientas deben trabajar con dos fechas diferenciadas:

  • Fecha de expedición: es la fecha en la que se emite la factura. Se asigna automáticamente y no se puede modificar.

  • Fecha de devengo: es la fecha real en la que se prestó el servicio o se realizó la venta. Esta sí puedes indicarla tú.

Ejemplo práctico

Supón que el servicio se prestó el 5 de septiembre, pero facturas el 10. El sistema pondrá automáticamente el 10 como fecha de expedición, y tú debes indicar el 5 como fecha de devengo. De esta forma todo queda claro y conforme a ley.

¿Y si no cumplo?

Aquí no hay medias tintas. El uso de un sistema no adaptado, o el incumplimiento de los requisitos técnicos, puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros. Y si eres desarrollador de software, la multa puede alcanzar los 150.000 euros.

No basta con decir que no sabías. La responsabilidad es tuya como empresario o autónomo.

Cumplir con la normativa no es solo evitar sanciones. También es una oportunidad para profesionalizar tu facturación y evitar problemas contables a futuro.

Tus próximos pasos para estar al día

  1. Verifica si estás obligado: si usas cualquier sistema digital que genere o almacene facturas, lo más probable es que sí.

  2. Contacta con tu proveedor de software: exige la declaración responsable que acredita que su sistema cumple con la normativa.

  3. Adopta el uso de proformas o borradores: te permite validar todo antes de emitir la factura definitiva e inalterable.

  4. Aprende a emitir facturas rectificativas: serán la única vía legal para corregir errores.

FAQs

¿Estoy obligado si solo uso Excel o Word

Sí, si los usas para almacenar, firmar, procesar o generar automáticamente libros de IVA. Incluso si solo emites PDF, si hay trazabilidad digital, estás dentro del reglamento.

¿Y si emito pocas facturas al año?

El número de facturas no importa. Si usas un sistema digital para emitirlas, debes cumplir.

¿Qué es la declaración responsable del software?

Es el documento que certifica que el sistema cumple con los requisitos técnicos: inalterabilidad, trazabilidad, legibilidad, etc. Tu proveedor debe entregártelo.

¿Puedo seguir usando Excel o Word si no tienen macros?

Solo si los usas exclusivamente para el diseño y no generas libros ni los firmas ni los almacenas de forma digital procesable. Cualquier automatización, por mínima que sea, cambia el escenario.

Mas preguntas frecuentes en la web de la Agencia Tributaria

 

¿Te ha resultado útil esta información?

Haz click en las estrellas para valorarlo

Valoración media 5 / 5. Total votos: 1

No hay votos todavía. Se el primero en votar.

Nos alegra que te haya resultado útil

Estaríamos muy agradecidos si además nos escribes, en un minuto, una reseña positiva en Google, para ayudarnos a seguir escribiendo contenido relevante gratuito.
HAZ CLIC EN ESTA IMAGEN
Entra en Google y haznos unas reseña

Y síguenos en redes sociales para estar al día de nuevos contenidos

Sentimos que no te haya resultado útil

Intentaremos mejorar este contenido

¿Puedes sugerirnos como mejorar este post?

Redacción CDE
Últimas entradas de Redacción CDE (ver todo)

¿TIENES DUDAS RELACIONADAS CON TU NEGOCIO?
Te ofrecemos nuestro servicio de consultas legales online en temas mercantiles, fiscales, laborales, etc.
Rápido, sencillo y económico. Desde solo 25 euros
Ver + info de nuestro servicio Consultas legales online