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En el pasado post, titulado “Notificación AEAT ¿Verificación, comprobación o inspección ?”, hablábamos de los diferentes procedimientos que la Agencia Tributaria utiliza para realizar revisiones de impuestos y declaraciones a las que, como contribuyentes, estamos obligados. Una vez aclaradas las diferencias principales entre los procedimientos, vamos a darte algunas recomendaciones e informaciones que pueden ayudarte para superar con más probabilidades de éxito posibles inspecciones de hacienda.
LIBROS RECOMENDADOS INSPECCIONES DE HACIENDA
En el Memento “Inspección de Hacienda” se obtendrá profundizará en las actuaciones y procedimiento de inspección, el régimen sancionador y actuaciones inspectoras y la revisión de los actos dictados por la inspección. En el libro “Cómo actuar ante una inspección de Hacienda” se analiza el procedimiento de una inspección de Hacienda y sus consecuencias si no se ha declarado correctamente. Sabremos como se inicia, cual es el motivo, como actuar ante el inicio de una inspección, impuestos y periodos que se pueden comprobar, derechos y obligaciones del obligado tributario, donde, cuando y quien debe comparecer, documentación a entregar, duración, medios de prueba, etc. Incluye numerosos ejemplos prácticos y referencias a jurisprudencia.
-Editorial Lefebvre-El Derecho-
EL DOMICILIO A EFECTOS DE LAS INSPECCIONES DE HACIENDA
Para tratar este punto contamos con la colaboración del abogado, Juan Jose González Rocinau, que nos cuenta de forma sucinta los derechos que nos asisten y debemos conocer respecto a la posible entrada en el domicilio de una inspección fiscal.
“La inspección de los tributos está facultada, según el art. 142.2 LGT, para entrar, en las condiciones que reglamentariamente se determinen, en las fincas, locales de negocio y demás establecimientos o lugares en que se desarrollen actividades o explotaciones sometidas a gravamen, existan bienes sujetos a tributación, se produzcan hechos imponibles o supuestos de hecho de las obligaciones tributarias o exista alguna prueba de los mismos. Eso sí, esta facultad no es ilimitada sobre todo cuando entra en juego el domicilio constitucionalmente protegido.
¿Cuál es el domicilio constitucionalmente protegido de una persona jurídica? En su momento, el Tribunal Constitucional señaló en su ST 69/1999 que “El domicilio no se identifica necesariamente con el domicilio social ni con el fiscal, y sólo se extiende a los espacios físicos que son indispensables para que puedan desarrollar su actividad sin intromisiones ajenas, por constituir el centro de dirección de la sociedad o de un establecimiento dependiente de la misma o servir a la custodia de los documentos u otros soportes de la vida diaria de la sociedad o de su establecimiento que quedan reservados al conocimiento de terceros”.
De modo que será necesario el consentimiento del titular o autorización judicial en los locales o dependencias vinculados a la dirección de la sociedad comprende los despachos de sus administradores, consejeros y directivos, así como del personal encargado del tratamiento de la información reservada de la sociedad. Así como en los locales o dependencias que sirven a la custodia de la documentación reservada, (SSTS 23-4-2010 y 24-4-2010).”
De acuerdo con lo comentado por este abogado, si un inspector se presenta en domicilios constitucionalmente protegidos, necesitaría de una orden judicial o del consentimiento y autorización del responsable del domicilio en cuestión.
Son casos claros de domicilios protegidos los despachos en domicilios privados, despachos de abogados o de asesores o un área de dirección de una empresa en la que no se permite el acceso a terceros, entre otros.
Por tanto, en caso de recibir una visita sorpresa de la inspección debemos saber que tenemos derecho a pedir la autorización judicial y a negarnos si es un domicilio protegido, sin que por ello podamos ser multados.
Lo que no podemos hacer es negar el acceso de la inspección a un lugar público como puede ser un comercio, o si existe autorización judicial.
En cualquier caso tengamos o no tengamos derecho a negarnos hay que contar con el hecho de que una negación puede suponer para los inspectores indicios de intento de ocultación, lo que sin duda no nos beneficiará.
Finalmente, añadir que tenemos derecho a que se nos informe de los motivos de la entrada y que debe ser el responsable o apoderado de la empresa el que otorgue el consentimiento, incluso para el caso en que lo que se pretenda sea entrar en el domicilio de nuestros asesores o abogados, ya que en última instancia se hará para ver documentación de nuestra empresa.
REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
Ya sea en el caso de recibir inspecciones de hacienda en el domicilio, o para los casos de verificación de datos o comprobaciones limitadas, debemos mostrarnos lo más colaboradores posibles y solícitos respecto de la información requerida por el órgano correspondiente.
Lo habitual es que se requiera la presentación de la documentación solicitada a través de internet y, en caso de no ser así, mediante medios digitales, como puedan ser archivos en memorias USB.
Es también frecuente en las comprobaciones referidas a IVA o a otros impuestos que los funcionarios del área correspondiente nos soliciten los libros en formato excel o similar.
La razón es sencilla. Estos formatos facilitan mucho las comprobaciones de información. Para nosotros no debe ser un inconveniente ya que, si hemos actuado de forma debida, nos dará oportunidad de facilitar los datos y probar la corrección de los mismos.
Incluso para libros registros de facturas emitidas o recibidas en excel cada línea de cada factura puede llevar un enlace que abra la factura correspondiente. De esta forma mostraremos nuestra colaboración y la disposición a facilitar su trabajo sin nada que ocultar.
Hablando de facturas emitidas y de excel, existen muchos casos de pequeñas empresas y autónomos que crean sus facturas en excel de forma forma básica, creando cada nueva factura a partir de una factura anterior machacando los datos existentes. Este método, a priori, rápido y barato suele dar lugar a numerosos errores, tanto en datos de cliente erróneos como en tipos de IVA que se mantienen cuando en realidad deberían cambiar, o eliminación involuntaria de facturas, entre otros fallos que hemos detectado.
Hoy en día es preferible utilizar algún software gratuito de facturación en la nube, como por ejemplo el que ofrece Billage, con posibilidad de acceso para el asesor o exportación a software contable, entre otras funcionalidades, para mantener las facturas correctas y actualizadas, sin que pueda haber dudas de su manipulación posterior.
No tiene sentido escatimar en medios o intentar ocultar información ya que los inspectores saben dónde mirar, y si se evidencia que ha habido intento de ocultación, esto puede ser motivo de agravación de las sanciones.
RESPECTO A LAS NOTIFICACIONES
Las notificaciones de la Agencia Tributaria ya sean por medios digitales o correo hay que atenderlas. No conduce a nada no hacerlo ya que nos priva de la posibilidad de tomar medidas en función del contenido de la misma y responder en plazo.
El plazo que la Agencia Tributaria te da para responder requerimientos es habitualmente de 10 días hábiles, es decir, excluyendo fines de semana y festivos.
Si el plazo de 10 días no resulta insuficiente para preparar toda la documentación que nos piden, por el motivo que sea, es importante saber que tenemos posibilidad de ampliar el plazo por la mitad de tiempo que nos daban inicialmente, es decir 5 días hábiles adicionales.
Pero, para poder hacerlo, han de darse unos requisitos:
- Debemos solicitarlo antes de los 3 días previos a la finalización del plazo original. Es decir, si el plazo es de 10 días, contamos 3 días hacia atrás empezando por el 9. De esta forma tendríamos que presentar la solicitud de ampliación antes del día 7 de plazo.
- Tenemos que exponer una justificación del motivo de la ampliación de plazo.
- No debe perjudicar derechos de terceros
El trámite está accesible pulsando en este enlace que te dirige a la página correspondiente de la Agencia Tributaria.
La ampliación se entiende automáticamente concedida, salvo que se notifique de forma expresa la denegación dentro del plazo inicialmente dado. También es posible que en esta denegación se establezca una ampliación pero de un número inferior de días al de la mitad del plazo inicial que se está solicitando.
Presentamos a continuación, a modo de ejemplo, un modelo utilizable para la solicitud
A LA AGENCIA ESTATAL DE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
ADMINISTRACIÓN DE xxxxxxxx
OFICINA DE GESTIÓN TRIBUTARIA
xxxxxxxDirección de la administración xxxxxxxxx
REF: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Concepto tributario: IVA, IRPF, SOCIEDADES (EL CONCEPTO QUE CORRESPONDA)
Ejercicio: 2018 periodos: 1T,2T,3T,4T O EL QUE CORRESPONDA
- xxxxxxxxxxxxxx con NIF: xxxxxxxxx, en nombre y representación de xxxxxxxx con CIF: xxxxxxxxxxx en calidad de (xxx cargo xxx), ante esta Administración comparece y como mejor proceda
EXPONE
PRIMERO.- Que con fecha xxxxxxxxxxxxxxxxxx recibí notificación de requerimiento con número de certificado xxxxxxxxxxxxxxxxx y nº de referencia xxxxxxxxxxxxxxxxxx en relación a la presentación de documentación relacionadas con el IVA de 2014. En dicha notificación se me concede un plazo de 10 días hábiles para aportar dicha documentación.
SEGUNDO.- Que necesitamos por seguridad disponer de mayor plazo para la presentación de la documentación solicitada. (xxxxx o el motivo que sea xxxx)
TERCERO.- Que dadas las fechas en las que estamos, coincidentes con xxxxxxxxxxxxxxx, necesitamos disponer de más tiempo para atender debidamente la notificación de referencia, y por ello y en base a lo dispuesto en el artículo 91 del Reglamento General de Actuaciones y Procedimientos de Gestión e Inspección Tributaria y de desarrollo de las normas comunes de aplicación de los tributos, aprobado por Real Decreto 1065/2007, al cumplir los requisitos contenidos en el mismo, por medio de este escrito solicito a la Administración a la que me dirijo, la ampliación del plazo concedido, hasta el día xxxx , incluido.
En atención a lo anteriormente expuesto esta parte,
SOLICITA
Que se tenga por presentado este escrito en tiempo y forma, lo admita a trámite y tenga a bien ampliar el plazo otorgado, para poder atender debidamente al requerimiento recibido.
En Madrid a xxxxxxxxxxxxx
EVITAR FECHAS EN LAS QUE NO PUEDAS DEFENDERTE DE FORMA ADECUADA
Nos referimos a que es posible que recibamos una notificación en fechas en las que no estemos disponibles, o no lo estén nuestros asesores, o ninguno.
El caso típico es el mes de agosto o diciembre, coincidiendo con los períodos vacacionales.
Para evitar esas situaciones la Agencia Tributaria nos permite solicitar hasta 30 días en los que no nos podrá efectuar notificaciones.
Este trámite está disponible pulsando en este enlace que nos lleva al apartado de notificaciones de la Sede Electrónica de la AEAT, donde aparece el apartado para realizar esta gestión: Solicitud de días en los que no se pondrán notificaciones en Dirección Electrónica Habilitada.
En dicho espacio elegiremos los días libres de notificaciones. Dado que tenemos 10 días hábiles ampliables debemos elegir los días teniéndolo en cuenta. Por ejemplo, si vamos a estar ausentes desde el día 1 al 31 de agosto, puede ser más práctico escoger que no puedan notificarnos desde el 24 o 25 de julio hasta el 23 o 24 de agosto. Si lo hacen en la semana final de dicho mes, dado que tenemos 10 días hábiles, ampliables a 15 tendremos margen para, a la vuelta, responder de forma oportuna.
A VECES UNA RETIRADA A TIEMPO PUEDE SER UNA VICTORIA. LA CONFORMIDAD
Si te han impuesto una sanción por una infracción a resultas de una actuación de la inspección de hacienda , y crees que la administración no se equivoca o que, aun siendo una cuestión que no consideras justa, va a ser sumamente complicado que un recurso prospere, valora desde el punto de vista práctico si es preferible manifestar tu conformidad con ella y beneficiarte de la reducción del importe de dicha sanción.
Esta es una posibilidad a considerar seriamente ya que el ahorro es importante.
¿Qué reducciones existen para el caso de conformidad o acuerdo?
De acuerdo con el artículo 187.d de la LGT tenemos opción de reducción:
- En los procedimientos de verificación de datos y comprobación limitada se producirá cuando la liquidación que resulte no se recurra o se realice reclamación por la vía económico-administrativa, salvo que se requiera la conformidad expresa.
En este caso se puede optar a una reducción del 30% de la sanción. - En el procedimiento de inspección, la reducción se producirá cuando el obligado tributario suscriba un acta con acuerdo o un acta de conformidad. En el caso de acta con acuerdo (regulada por el artículo 155 de la LGT) la reducción será del 50%. En el caso de acta en conformidad en un proceso de inspección la reducción al igual que en el punto anterior sería del 30%.
¿Existe alguna reducción adicional?
Sí. Para el caso de conformidad si se produce el pago de la sanción en los plazos regulados en el artículo 62 de la LGT y que vendrán debidamente reflejados en la notificación de acuerdo de imposición de sanción, podrá verse reducida la sanción en un 25% adicional.
También se puede aplicar si en vez de realizar el pago en los plazos señalados en el párrafo anterior, se hubiera solicitado aplazamiento y fraccionamiento de pago siendo este concedido por la administración.
¿Es aplicable a cualquier sanción?
No. Solo a las sanciones pecuniarias impuestas por las infracciones reguladas en los artículos 191 a 197 de la LGT. En concreto a:
- Artículo 191. Infracción por dejar de ingresar la deuda tributaria que debiera resultar de una autoliquidación. Por ejemplo, si dejamos de ingresar un trimestre de IVA. Por ejemplo, en un Impuesto de Sociedades se incluyen facturas falsas y/o gastos no justificados.
- Artículo 192. Infracción por no presentar de forma completa y correcta declaraciones o documentos necesarios para practicar liquidaciones. Por ejemplo no presentación liquidación de Impuesto de Sucesiones o Donaciones debiendo hacerlo.
- Artículo 193. Infracción por obtener indebidamente devoluciones
- Artículo 194. Infracción por solicitar indebidamente devoluciones, beneficios o incentivos fiscales. Como en el caso anterior pero es considerada infracción aunque se haya solicitado devolución indebida a pesar de que no se haya obtenido.
- Artículo 195. Infracción por determinar o acreditar improcedentemente partidas positivas o negativas o créditos tributarios aparentes.
- Artículo 196. Infracción por imputar incorrectamente o no hacerlo, bases imponibles, rentas o resultados por las entidades sometidas a régimen de imputación de rentas.
- Artículo 197. Infracción por imputar incorrectamente deducciones, bonificaciones y pagos a cuenta por las entidades sometidas a régimen de imputación de rentas
Como se puede comprobar, el tema es lo suficientemente complejo como para ponerse en manos de un experto fiscal que nos pueda asesorar en todo el proceso de inspección, comprobación o verificación de datos, ya que cometer errores en la decisión de aceptar o no la conformidad o de realizar los pagos o solicitudes de aplazamientos en el momento adecuado puede conllevar perjuicios económico adicionales.
Un consejo adicional, ser humilde si te has equivocado y no tratar de engañar al inspector de hacienda o funcionario encargado del procedimiento, ya que hay altas probabilidades de que detecte el intento y la graduación de las sanciones se incremente por considerarse que ha existido intención de defraudar o/y ocultación.
Lo mismo que decimos lo anterior, te recomendamos que si existe base para la disconformidad o para recurrir la sanción, defiendas tus derechos aunque esto implique tiempo y dinero. Eso sí, sea cual sea la decisión que tomes, hazlo guiado por la razón sopesando ventajas e inconvenientes.
En cualquier caso y como consejo final, trabaja en equipo con tu asesor fiscal y no trates de engañarle ya que lo único que lograrás es perjudicarte a ti mismo.
Al asesor fiscal no es a quien tienes que convencer de que, por ejemplo, una factura de una comida en tu lugar habitual de vacaciones es debido a una reunión de negocios para captar un posible cliente en esa zona, cuando se produce en fin de semana y el día de tu cumpleaños. Si sabes que esa factura no puede ser considerada como gasto deducible, no insistas en recurrir porque va a ser indefendible y finalmente persistir hará que esa comida te salga tan cara como si tú y tu familia hubierais comido en el famoso restaurante de Paco Roncero, Sublimotion o en Diverso.
No olvides que a la hora de recurrir una sanción no se trata de lo que podamos alegar, sino de lo que estemos en disposición de probar.
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Javier Donoso
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.
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