Inspección de hacienda, consejos para evitarlas

Sin duda, la inspección de hacienda es una de las situaciones  que produce más inquietud  en la vida de un emprendedor, aunque también de cualquier ciudadano, al menos a priori.

Y digo a priori porque casi el momento peor es aquel en el que se recibe esa notificación de AEAT. Hace tiempo esa comunicación se recibía por correo  postal y  el sentimiento asociado a la misma era de temor, de  no entender que decía  y hacerla llegar rápidamente a tu asesor para  que “tradujera” la misiva.

En los tiempos actuales el susto viene a través del email. Ese asunto que dice “AEAT-Aviso de Notificación para el NIF —–“. Aunque te dan un plazo de 10 días hábiles para acceder a él ,normalmente la incertidumbre de que habrá pasado hace que no agotes los plazos y con cierta ansiedad accedas al aviso o pidas de nuevo ayuda a tu asesor para descifrar el origen del problema. Porque es inevitable asociar hacienda a problemas.
 

Hay que decir que en ocasiones  las notificaciones no son derivadas de errores cometidos en las declaraciones fiscales presentadas o diferencias de criterio de la administración o imposición de sanciones por no presentar modelos. Tampoco significan necesariamente que  se inicie una inspección de hacienda.

Nos referimos a  las notificaciones que nos comunican  que hay que embargar créditos a favor de proveedores, o nóminas de trabajadores, motivadas porque  tienen deudas con hacienda.

Pero, desgraciadamente, abundan los casos en que se trata de realizar comprobaciones de diverso alcance tanto en tiempo, como  en cuanto a  impuestos afectados, en el caso de haber detectado incongruencias, errores, importes deducidos de forma indebida o ingresos que se hayan omitido o declarado de forma errónea.

Vamos hablar en este primer artículo de la inspección de hacienda, tratando de darte unas pautas para evitarlas, en la medida de lo posible, y después, en una segunda parte, ofreciéndote algunos consejos  que debes conocer, si tienes la mala suerte de sufrir alguna. Porque te tocará sufrir hasta que el procedimiento concluya y compruebes que todo estaba correcto.

¿Cómo evitar, en la medida de lo posible, una inspección de hacienda?

1) ELEGIR UN BUEN ASESOR

En primer lugar, y la medida más útil y práctica es contar con los servicios de un buen asesor fiscal.

Cuidado con  los servicios de asesorías o gestorías que ofreciendo precios muy bajos, simplemente nos quiten los trámites de encima sin más, incluidos en una cadena de producción de declaraciones fiscales.

Nos referimos a las llamadas low cost. Debemos tener en cuenta que aunque una asesoría o gestoría esté a la última en cuanto a automatización y  tecnología, los plazos en la presentación de modelos fiscales es muy limitado.

En un periodo muy corto de días los asesores nos enfrentamos con un aluvión de información en forma de facturas, movimientos bancarios y otras operaciones ya que, salvo excepciones, muchos clientes apuran a los últimos días para el envío de la documentación.

Por otra parte, las asesorías low cost con márgenes muy reducidos deben buscar en la cantidad la forma de rentabilizar su actividad. Poniendo un símil aéreo ¿Confiarías, por ejemplo, tu transporte a otro país a una compañía que da precios sumamente bajos a costa de tener a trabajadores infrapagados y  aviones sobreexplotados, para alcanzar la suficiente rentabilidad para hacer viable la empresa?

Pues en el caso de una asesoría pasa lo mismo. Si un asesor tiene que atender a 200 empresas, ¿cómo va a acordarse de la tuya cuando haya una novedad que pueda afectarla?¿O crees que va a tener tiempo de revisar tu contabilidad, facturas y declaraciones en busca de errores, erratas o gastos no deducibles?

Ya es complicado muchas veces, teniendo pocos clientes asignados por asesor, cuanto más si el número de empresas a controlar crece en exceso.

¿Quiere esto decir que todas las asesorías con precios bajos o low cost son malas o que vayan a generarme problemas? No. Evidentemente depende de más factores como el tipo de actividad, la complejidad normativa fiscal, laboral y jurídica de la misma, el tamaño de la empresa, la pericia del personal  asignado, los métodos de control, etc.

Pero al igual que tampoco con todas las compañías aéreas low cost vas a tener problemas, seguro que cierta inseguridad tienes cuando piensas fríamente por qué tendrán costes tan bajos. Al final respiras cuando el avión aterriza,¿o no?.

Dicho lo anterior, es decisión del empresario, como en otros servicios, encontrar la asesoría que  mejor relación calidad precio le dará y confiar en su criterio, dejando claro que el hecho de elegir una que le cobre unos honorarios mayores, tampoco es garantía de mejor servicio. Cómo hemos comentado deberá realizar una valoración en base a otros parámetros aparte del precio, para confiar en una decisión acertada.

2) PROPORCIONAR LA INFORMACIÓN NECESARIA EN TIEMPO Y FORMA A NUESTROS ASESORES

De nada sirve tener un buen asesor si no realizamos la labor que a nosotros nos compete como empresa. La mayor responsabilidad para evitar una inspección de hacienda recae en nosotros en primer lugar, si no hacemos las cosas bien. A saber:

• Facilitar toda la documentación de la actividad debidamente ordenada y comentada, si es necesario, para que el asesor pueda conocer la naturaleza de cada operación y darle el tratamiento adecuado, ya que no somos adivinos y es muy frustrante, por ejemplo, encontrar movimientos bancarios que no sabes a qué responden, ya que no cuadran con la documentación a la que tienes acceso. Imagina un caso típico de contratación de un producto financiero complejo, cuyo tratamiento tiene incidencia fiscal en el impuesto de sociedades porque se difiera la tributación. O seguros que puedan ser considerados retribuciones en especie. O la típica factura que no se entrega al asesor porque todavía no se ha pagado, y por tanto descuadra el 347, cuando se nos ha advertido por parte de la asesoría que independientemente del pago debemos solicitar y entregar todas las facturas.
• Hablar con tu asesor acerca de operaciones que puedan suscitarte dudas, a priori y no a posteriori, cuando el margen de maniobra disminuye. Por ejemplo: Si vas a realizar una compra a una empresa de la UE  y es la primera, no la hagas y que luego dos meses después tu asesor te diga que debías estar dado de alta en el ROI (Registro de operadores intracomunitarios) ya que si no lo estás, el IVA que te han cargado no te lo puedes deducir. De haber avisado antes, tu asesor te habría dado de alta en el ROI, y al hacer la compra y comunicárselo a tu proveedor, este te habría facturado sin IVA.
• Debes realizar el control administrativo y económico de forma autónoma a la asesoría. Las asesorías no somos secretarias o administrativos de nuestros clientes. Primero, porque no es operativo, ni normalmente es un servicio que se preste. Y segundo, y lo más importante, porque como empresarios, debemos controlar el día a día de nuestra empresa nosotros, principalmente para conocer en cada momento la situación exacta de nuestro negocio desde el punto de vista económico, para evitar desviaciones y poder realizar correctas previsiones de tesorería.

No podemos esperar a saber que está ocurriendo a 4 meses vista, una vez que nuestros asesores hayan presentado declaraciones trimestrales y hayan conciliado bancos y realizado el resto de ajustes contables. No es profesional. Hoy en día con un sencillo excel se pueden hacer maravillas, si no se dispone de software contable. Y es nuestra responsabilidad, formarnos o contar con alguien formado en la empresa que realice estas funciones.

Tenemos que ocuparnos de ver las facturas que debemos emitir y las que nos faltan por recibir. Debemos asegurarnos de que son facturas completas y legales y no albaranes, recibos o pseudofacturas con datos incompletos. Tenemos que controlar los pagos y cobros por si habiendo recibido anticipos debemos emitir factura como es preceptivo. En definitiva,debemos tener control total de que está pasando en nuestra empresa y trabajar en equipo con nuestra asesoría como si de un trabajador de la empresa se tratara. Tenemos que saber que nuestro trabajo bien hecho influye en que las personas que dependen de nosotros puedan realizar mejor el suyo.

Facilitando los flujos de información asesoría <–> cliente  se aumentan las posibilidades de detectar problemas que puedan generar descuadres o  errores de otro tipo que, sin duda , hacienda no va a pasar por alto.

3) SER PRUDENTE EN LAS RELACIONES COMERCIALES

Con esto nos referimos a que no solo debemos preocuparnos de hacer las cosas bien en lo que se refiere al control de nuestra empresa y a facilitar los flujos de información con nuestros asesores, sino que necesitamos saber con quién nos relacionamos.

De nada sirve cumplir a rajatabla con la legislación, implantar procedimientos de control e informar a nuestros asesores de operaciones con trascendencia tributaria, si luego establecemos operaciones comerciales con empresas que no cumplen las mismas premisas.

Muchas veces estas razones son las que explican que  algunas empresas exijan  el cumplimiento de normas ISO de calidad, pero no debemos irnos hasta este extremo sobre todo cuando hablamos de pequeñas empresas y/o autónomos.

Nos referimos a poner en cuestión y evitar la relación con empresas que nos ofrecen  servicios sin factura o que a su vez nos piden que sea nuestra empresa la que realice un servicio o venda un producto sin la correspondiente factura o siendo esta por un importe inferior.  Huyamos de esas prácticas.

Igualmente pueden surgir situaciones de riesgo cuando, como consecuencia de lo anterior, se mueven flujos de dinero en efectivo superiores a lo que la legislación permite, que a la fecha de publicación de este artículo es de 2.500 euros, con previsiones de que esta cifra baje a 1.000 euros.

Tenemos que pensar que prestarnos a estas prácticas, además de  no ser legales, pueden conducirnos a sufrir una inspección de hacienda por causa de las empresas con las que estamos realizando estas transacciones.

Hoy en día la Agencia Tributaria tiene sistemas informáticos muy potentes y avanzados que permiten el cruce de datos y detectar gran variedad de operaciones que puedan ser susceptibles de ser investigadas.

Esos sistemas están nutridos tanto por la información que todas las empresas y particulares deben proporcionar a través de diversos modelos fiscales, como por los suministrados por entidades bancarias y otras organizaciones como puedan ser los registros mercantiles o de la propiedad, comunidades y ayuntamientos.

También estos sistemas informáticos son capaces de rastrear webs que les den indicios de actividades que no están siendo declaradas correctamente, como son las webs de alquileres. Ello sin contar con otras fuentes de información como son las empresas de consumos energéticos o el mismo trabajo de campo que realizan los funcionarios de la  inspección de hacienda.

4) ASEGURARSE QUE TODOS LOS MODELOS OFRECEN INFORMACIÓN CONGRUENTE Y QUE CUADRAN LOS DATOS CRUZADOS

Aunque esta es más bien labor del asesor, conviene saber, y es una forma de valorar más la labor que los asesores debemos realizar, que no es simplemente dar a un botón y presentar declaraciones a partir de los datos contables.

Hay que saber que la suma de los datos de las declaraciones trimestrales deben cuadrar con los datos incluidos en las declaraciones anuales, tanto de IVA con el modelo 303 y 390, como de IRPF con los modelo 111 y 190, el 115 y el 180, entre otros.

En el caso del IVA, además hay casillas que tienen relación con otras declaraciones como el 349 de declaración de operaciones intracomunitarias y a su vez con el intrastat.

Por otra parte, otra información aparecida en el modelo 390 de resumen anual de IVA aparece vinculada con la suma de modelos 349 en caso de ser estos de periodicidad no anual, pero también con datos del Impuesto de Sociedades como la cifra de negocios.

De forma similar datos de salarios o importes pagados de alquiler, ambos reflejados en sus correspondientes modelos, pueden cruzarse fácilmente con Impuesto de Sociedades para detectar incongruencias.

¿Y qué decir del modelo 347 de declaración de operaciones con terceros? Este modelo sobre todo busca descuadres entre datos  facturados a clientes y proveedores o transacciones realizadas en efectivo, entre otras.

Luego están otros modelos que sin ser nuestra empresa obligada a cumplimentarlas, sí lo hacen entidades financieras, gestores de fondos, de planes de pensiones, etc. De tal forma que son más fuentes de cruce de datos para los sistemas inteligentes de la Agencia Tributaria.

5) NO PRESENTAR AÑO TRAS AÑO BALANCES CON PÉRDIDAS

Obviamente nos referimos a no hacerlo salvo que sea una situación real de la empresa. El que nuestra empresa tenga en años sucesivos pérdidas  y de una cuantía considerable supone que la sociedad se está descapitalizando.

Si con los ingresos generados no tenemos para cubrir los gastos de explotación y financieros de la actividad (excluiremos las amortización que no suponen una salida real de dinero),  quiere decir que la diferencia la tendremos que estar cubriendo por otros métodos.

Dichos métodos podrían ser, por ejemplo,

• Aplazamientos de deudas con proveedores que nos han ofrecidos condiciones de pago excepcionales,
• Préstamos o aportaciones que hacen los socios, ya sea mediante préstamos personales obtenidos de entidades financieras, o por otras vías de generación de ingresos (alquileres, inversiones financieras, salarios de trabajos por cuenta ajena en otras empresas,ect)
• Ampliaciones de capital, etc

En todo caso hay que tener en cuenta que, sobre todo para sociedades limitadas que tienen el capital mínimo de 3.000 euros, unas pérdidas continuadas de cierta entidad puede llevar a que se den las condiciones necesarias para tener que disolver la sociedad.

Esta posibilidad viene contemplada en el artículo 363  del RDL 1/2010 que aprueba el texto refundido de las Sociedades de Capital.

Concretamente, la letra f ) del citado artículo establece que la sociedad de capital deberá disolverse en caso de que “las pérdidas dejen reducido el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad del capital social, a no ser que éste se aumente o se reduzca en la medida suficiente, y siempre que no sea procedente solicitar la declaración de concurso.”

Por tanto, y como se puede ver, “jugar” a dar pérdidas no es una buena idea, ni desde el punto de vista fiscal, ni desde el punto de vista legal, ya que la Ley de sociedades de capital te obliga a tomar medidas que, de no ser adoptadas pueden suponer responsabilidades para el órgano de administración.

En estos casos lo primero que puede pensar hacienda es que tienes parte de tu facturación no declarada, es decir en dinero negro.

6) SABIENDO CONSECUENCIAS DE LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE ELEVADAS CANTIDADES POR IVA,  SOCIEDADES O RENTA

Dentro de los planes anuales de inspección es normal que este tipo de declaraciones sean retenidas y comprobadas, especialmente en los siguientes supuestos:

• En el caso del IVA , cuando hay compras de vehículos turismos, motos, etc y se ha deducido el 100%
• También hablando de IVA a devolver, si hay una cantidad grande de gastos deducibles y no hay ingresos sujetos a ISP o que tributen a un IVA del 10% o inferior
• En el caso de IRPF si hay gastos deducibles elevados en relación a la actividad desarrollada que puedan suponer indicios de que se están incluyendo gastos de carácter personal.

Con todo lo dicho ya tienes unas pistas, en lo que de ti depende, para evitar una inspección de hacienda. Lo que no podemos evitar es el factor aleatorio que supone quedar encuadrado en los planes anuales de control tributario que establece la Agencia Tributaria.

Podemos quedar encuadrados porque nuestra empresa quede incluida en un determinado algoritmo fijado por la inspección en cuanto a tipología de operaciones o importes determinados de diferentes parámetros, pero también porque el sector de actividad de nuestro negocio quede encuadrado dentro de los planes generales de control tributario que hacienda fija anualmente.

Como con tantas otras cuestiones de la vida, lo ideal siempre es la prevención y hacer las cosas bien desde el principio, ya que no hacerlo, aparte de limitar el margen de actuación posible para mitigar en lo posible las consecuencias, sin duda llevará aparejadas más molestias y seguramente secuelas tanto financieras como de salud.

Dormir bien no tiene precio por mucho que en algunas ocasiones  se tengan tentaciones de actuar como algunos  personajes públicos, muchos de ellos políticos, de todos conocidos.

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Javier Donoso

Economista / Asesor y Consultor de empresas.
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.

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