IRPF: gastos deducibles autónomos e ingresos íntegros a declarar

Si has llegado aquí buscando en Google – gastos deducibles autónomos – estás en la página adecuada y si has llegado de otra forma también te damos la bienvenida y esperamos que encuentres respuesta en nuestro artículo.

Al oír hablar de IRPF Autónomos normalmente se quiere hacer referencia a los ingresos íntegros a declarar y los gastos deducibles que restar de dichos ingresos en la declaración de de la renta anual y anticipadamente mediante los pagos fraccionados a cuenta correspondientes por los trabajadores incluidos en el RETA que están acogidos al régimen de estimación directa . El rendimiento neto (beneficio o pérdida) así calculado, aplicando los ajustes y tipos impositivos correspondientes ofrecerá la factura fiscal que el autónomo debe asumir por ejercer su negocio.

Existen varios métodos de calcular el importe a pagar en la declaración de la renta en relación a las rendimientos de actividades económicas de empresarios individuales. Se trata de los regímenes de Estimación Objetiva y el de Estimación Directa. La problemática referente a los ingresos íntegros a declarar y los gastos fiscalmente deducibles a incluir surge en el Régimen de Estimación Directa ya sea en su modalidad normal o simplificada.

Según datos de la Seguridad Social en España había 3.269.541 autónomos de alta a diciembre de 2020. Autónomos que pueden tributar en su declaración de la renta bajo el sistema de estimación objetiva, estimación directa normal o simplificada.

El sistema de estimación objetiva suponer realizar pagos periódicos fijos en función de determinados “módulos” (de ahí su nombre popular de sistema de módulos) fijados legalmente cada año.

Este sistema puede ser una buena opción para aquellos negocios que tienen altos beneficios y la aplicación de estos módulos fijos les beneficia en relación de cuanto tendrían que pagar si escogieran la estimación directa normal o simplificada.

Decir que no todas las actividades pueden tributar por módulos sino que deben ser aquellas recogidas en la ley y que no superen determinados volúmenes de operaciones.

De cualquier forma, el objeto de este artículo es centrarnos en el régimen de estimación directa simplificada que es al que están sujetos la mayoría de los autónomos y que es el que genera el mayor número de controversias, sobre todo en lo relacionado con la consideración o no de determinados gastos como deducibles. Declarar correctamente puede evitarte inspecciones o comprobaciones limitadas de hacienda que pongan de manifiestos incorrecciones que conlleven las correspondientes sanciones. No es de extrañar que – gastos deducibles autónomos – tenga una media de casi mil búsquedas mensuales en Google teniendo e cuenta la cantidad de autónomos afectados y la trascendencia económica que tiene para ellos el no aplicar correctamente la normativa al respecto.

En 2018 según datos de la propia Agencia Tributaria habían declarado en Estimación Directa 1.931.678 contribuyentes autónomos. Vamos a ver, pues, en que consiste este régimen en lo referente al cálculo de pérdidas o beneficios fiscales.

¿A través de que modelo paga un autónomo los impuestos por ejercer una actividad en el régimen de Estimación Directa?

La liquidación a cuenta del impuesto de la renta a presentar en el siguiente año, se realiza a través del modelo 130, de forma trimestral. A través de dicho modelo se refleja, de forma trimestral, acumuladamente, gastos e ingresos calculando el porcentaje aplicable anualmente, cuyo resultado, con algunos ajustes, deberá pagarse en los meses de abril, julio, octubre y enero. Dichos importes se deducirán en la declaración de la renta de ese ejercicio cuando se presente al año siguiente. Por ejemplo, en el año 2021 se estimaran trimestralmente los resultados y se pagará el porcentaje aplicable con los ajustes pertinentes. Cuando hagamos la declaración de la renta del año 2020 en 2021, los importes pagados en el modelo 130 durante los trimestres de 2020 los deduciremos.

IRPF Autónomos ¿Cómo se calcula el rendimiento neto de una actividad económica en Estimación Directa?

El rendimiento neto se obtiene por la diferencia entre los ingresos íntegros y los gastos deducibles en los que se incurre como consecuencia de ejercer la actividad de que se trate.

¿Cuáles son los Ingresos íntegros a declarar en estimación directa de IRPF?

Los ingresos a considerar serán los siguientes:

• Ingresos de explotación. La contraprestación por la venta de bienes o la prestación de servicios que constituyen el objeto de la actividad, incluidos los de servicios que son accesorios a los de la actividad principal. Por ejemplo, si tenemos una peluquería, habría que incluir tanto lo facturado por cortes de pelo como lo facturado por venta de productos de cuidado del cabello. Dichos ingresos se incluyen por su valor sin incluir el IVA, es decir, por la base imponible. Esto, suponiendo que sea una actividad que se encuentre en el régimen general de IVA. Si ejerces una actividad incluida en el régimen especial de recargo de equivalencia entonces si deberás incluir el IVA, puesto que no debes presentar y liquidar el IVA a través del modelo 303.
• Ingresos financieros consecuencia de aplazamientos o fraccionamientos en el desarrollo de tu negocio. Aquí hablamos de intereses. Por ejemplo si concedes a un cliente un plazo superior de pago cobrándole un porcentaje en concepto de intereses, dicho importe hay que declararlo e incluirlo también como ingreso.
• Subvenciones corrientes. Si recibes una subvención del tipo que sea para ayudarte en tu actividad por cualquier tipo de entidad debes incluirlo como un ingreso más. Un caso de actualidad serían por ejemplo las ayudas de diversas administraciones para paliar los efectos que el Covid19 y las restricciones impuestas están teniendo sobre los rendimientos de las actividades económicas de muchos autónomos. Es decir, se dan para compensar pérdidas o asegurar rentabilidad mínima dentro de un ejercicio.
• Subvenciones de capital. Son aquellas que se dan normalmente al inicio de la actividad o las que tienen por objeto la realización de inversiones o otros gastos de proyección plurianual. Podríamos estableces aquí aquellas subvenciones que pueden recibirse para adquirir maquinaria. Dicha maquinaria es un activo que permanece en la empresa durante varios años. En este caso la imputación se realiza en función de la depreciación (amortización) del bien al que van vinculadas. Por ejemplo, si recibimos 4.000 euros de subvención para comprar un determinado equipo informático y el equipo informático se amortiza a un 25% anual, dicha subvención debería declararse como ingreso también en 4 años a razón de un 25% anual. Hay que recordar que los porcentajes de amortización máxima legales están recogidos normativamente para el régimen de estimación directa. Si el bien no fuera depreciable la subvención se imputará al resultado del ejercicio en que se produzca la enajenación (venta) o baja en el inventario, con una reducción del 30% por considerarse obtenida de forma irregular.
• Autoconsumo de bienes y servicios. Se debe incluir también el valor normal de mercado de bienes y servicios que el contribuyente preste o ceda a terceros gratuitamente o que sea destinado a consumo propio. También deberá incluirse, en caso de contraprestación por valor inferior al de mercado, la diferencia entre ambos valores.
• IVA devengado. Tratado de paso en un punto anterior el IVA no se debe incluir salvo que sea una actividad incluida en el régimen especial de recargo de equivalencia o n el de agricultura, ganadería y pesca. En estos casos si que hay que incluirlo.
• Variación de existencias.  Se debe incluir la diferencia entre existencias iniciales y existencias finales, cuando estas son superiores a las iniciales. Por ejemplo, si tenemos una tienda de electrodomésticos y las existencias iniciales tienen un valor total de 75.000 euros y las existencias finales tienen un valor de 100.000 euros, esos 25.000 euros de diferencia deben incluirse como mayor ingreso. El razonamiento, simplificando y para que sea entendible, es que ese incremento de 25.000 euros en existencias provendrá de compras en el ejercicio, por dicho valor, que no se han vendido y que sin embargo aparecerán como gasto en el importe de las facturas de compra. Al incluirlo como ingreso lo que hacemos es neutralizar ese gasto ya que solamente son deducibles las compras en la medida en que se hayan consumido en el ejercicio. Si al año siguiente ocurre lo contrario y tenemos a final de año 75.000 euros en existencias, habremos consumido 25.000 euros en existencias que se reflejarán como gasto deducible, a pesar de que la compra realmente se hizo y se pagó (en teoría y simplificando) el año anterior.
• Otros ingresos. – Citamos en este apartado excesos y aplicaciones de provisiones, otros ingresos de gestión o indemnizaciones procedentes de seguros.
• Transmisión de elementos patrimoniales que se hayan  acogido a libertad de amortización. Se incluirá como ingreso el exceso de amortización deducido que sobrepase el legal de no haberse aplicado la libertad de amortización. La libertad de amortización consiste en deducirse fiscalmente, en determinados casos, por encima de los porcentajes establecidos legalmente. Ello supone, por ejemplo en el caso de libertad de amortización que si hemos comprado un vehículo por 20.000 euros al que le hemos aplicado ese beneficio y lo hemos amortizado en un año, habremos deducido fiscalmente el valor total en ese año cuando lo normal habría sido hacerlo en 6 años y 3 meses (16% anual). Para calcular el incremento de patrimonio de la venta hay que calcular la diferencia entre el valor de venta y el valor neto contable con las amortizaciones según tablas, independientemente de la realizada acogiéndonos al beneficio fiscal. La diferencia entre las amortizaciones legales según tablas y la amortización acelerada hay que declararla como ingreso. En nuestro ejemplo serían  13.600 euros (20.000 – 20.000x (16%x2 años) . No es sino reconocer fiscalmente que lo que se dedujo el primer año era un beneficio fiscal aplicable siempre que el activo en cuestión estuviera afecto a la actividad empresarial, al menos el tiempo en que legalmente se hubiera debido amortizar según tablas. Como se vendió al segundo año le hubiera correspondido amortización fiscal solo por esos dos años.

¿Cuáles son los gastos deducibles autónomos a incluir en estimación directa de IRPF?

Aclarar, antes de comentar los gastos deducibles que la diferencia entre declarar en estimación directa normal frente a la simplificada estriba en que en este último caso las amortizaciones del inmovilizado material de deben practicar de forma lineal en función de una tabla simplificada, exclusiva para esta modalidad y que el total de provisiones deducibles y por gastos de difícil justificación se calculan aplicando un porcentaje del 5% del rendimiento neto excluyendo estos conceptos con un límite de 2.000 euros.

Lo que determina el poder estar en estimación directa simplificada es:

1. No sobrepasar el umbral de facturación de 600.000 euros anuales.
2. No realizar actividades en estimación directa objetiva (módulos)
3. No haber renunciado a la aplicación de la estimación directa simplificada.
4. Que no haya ninguna otra actividad del contribuyente bajo la modalidad de estimación directa normal.

El cálculo de los rendimiento netos de los actividades en estimación directa normal se rige por las normas aplicables del Impuesto de Sociedades.

En general los gastos deducibles son los necesarios para desarrollar la actividad, que no es estén excluidos por la normativa fiscal y que estén contabilizados y con la justificación adecuada.

Si eres autónomo o te planteas serlo, porque vas a crear tu propio negocio,  puedes adquirir y echar un ojo a alguno de estos libros, que, en general, pretenden utilizar un lenguaje claro y evitar perderse en tecnicismos, con el fin de ayudar a conocer más a fondo los aspectos de diversa índole que pueden afectarte en tu día a día. Destacar el titulado “Gastos deducibles para los autónomos paso a paso” que profundiza en el tema de este artículo.

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En particular los gastos deducibles autónomos en estimación directa de IRPF serían los siguientes:

1. Compra, Variación de existencias y Otros consumos de explotación.
   1. La compra de existencias incluye el aprovisionamiento de mercaderías y materias primas valorados por su precio de adquisición que incluirá tanto el importe incluido en factura como los producidos hasta que se encuentren en el almacén (transportes, seguros, etc).
   2. La variación de existencias. Al contrario de lo que comentábamos en el apartado de ingresos, en este apartado se reflejará la diferencia entre existencias iniciales y finales cuando estas últimas sean inferiores a las primeras. Es decir, cuando se hayan consumido más existencias en relación de la que existía al inicio del ejercicio.
   3. Otros consumos de explotación como son aprovisionamientos que se hayan utilizado en el proceso de producción o en la prestación del servicio. Serían por ejemplo los elementos y conjuntos incorporables, combustibles, repuestos, envases, embalajes, material de oficina, repuestos, etc . Señalar que los combustibles a los que nos referimos serían aquellos susceptibles de ser almacenados. La electricidad por ejemplo no debería incluirse en este apartado.
2. Sueldos y salarios.
   Se incluirán los importes salariales de empleados por cuenta ajena incluyendo todos los conceptos devengados en las correspondientes nóminas. Se incluirá también el ingreso a cuenta de retribuciones en especie siempre que no se hayan repercutido al empleado. También serán susceptibles de incluirse las retribuciones a miembros de la unidad familiar que convivan con el contribuyente, siempre que quede acreditado mediante alta en seguridad social, el oportuno contrato laboral y sean salarios de mercado,
3. Seguridad Social a cargo de la empresa.
   En esta partida se incluyen las cotizaciones a la seguridad social correspondientes a las percepciones salariales incluidas en el punto anterior tanto de personal ajeno como de familiares convivientes que cumplan los requisitos para ser deducidos, de acuerdo a lo comentado previamente.
4. Seguridad Social o aportaciones a mutualidades del titular de la actividad.
   En este apartado se incluiría la cuota de autónomos del titular de la actividad. En caso de ser un profesional que fuera susceptible de no estar de alta en autónomos, cubriendo dicha formalidad con el alta en una mutualidad de previsión social del propio colegio profesional al que perteneciera, también se reflejaría el importe bajo esta rúbrica.
5. Indemnizaciones.
   Indemnizaciones al personal de la empresa incluidas las de despido y cualquiera otra, aunque para el trabajador estuviera exenta de IRPF.
6. Dietas y asignaciones de viaje del personal empleado.
   Las cantidades pagadas por gastos de manutención y estancia y de locomoción pagadas a los empleados cuando deben realizar su trabajo fuera de su centro habitual. Deducible independientemente de la exención o no de las cantidades abonadas al trabajador.
7. Aportaciones a sistemas de previsión social imputadas al personal empleado.
   En general se trata de aportaciones a planes de pensiones y contribuciones efectuadas para la cobertura de contingencias análogas, a favor de los empleados realizadas por el titular de la actividad
8. Otros gastos del personal
   Primas de seguro de vida, gastos de formación, aquellos realizados de acuerdo a los usos y costumbres que no sean considerados liberalidades (cestas de navidad por ejemplo)
   Destacar en este apartado la posibilidad de deducir las primas de seguros de enfermedad que cubran al propio titular y familiar en los importes que no superen la cantidad establecida en cada momento. En 2021 estos importes son de 500 euros por cada persona de la unidad familiar a la que cubra el mencionado seguro o 1.500 euros en el caso de aquellos que tengan alguna discapacidad.
9. Gastos de manutención del contribuyente
   Gastos de comidas del contribuyente siempre que se realicen en establecimientos de hostelería y restauración, que se abonen mediante medios de pago electrónicos y con los límites establecidos para la exención de las dietas del personal por cuenta ajena. Y por supuesto que sea en jornadas de trabajo donde se haga necesario dicho gasto. Además los gastos deben ser únicamente los del titular de la actividad. Los límites que comentábamos anteriormente son para 2021, en caso de pernoctar en municipio diferente del lugar de trabajo em España de 53,34 euros/día y fuera de España de 91,35 euros/día. Sin pernoctar serían 26,67 euros/día y 48,08 euros/día respectivamente en caso de ser en España o fuera de España.
10. Arrendamientos y cánones.
    En general los gastos realizados por el alquiler bienes muebles o inmuebles. En caso de alquiler por cónyuge o hijos menores se deberá establecer como tope máximo de deducción el valor de mercado. También serán deducibles en unas condiciones determinadas los importes pagados en concepto de arrendamiento financiero (leasing) si se cumplen ciertos requisitos.
11. Reparaciones y conservación
    En principio en este apartado se incluirían aquellos gastos que no supusieran ampliación o mejora de activos inmovilizados. Concretamente reparación s el caso en que un activo se estropea y se debe incurrir en un gasto para ponerlo en funcionamiento de nuevo. Conservación serían aquellos gastos necesarios para mantener el activo con un buen funcionamiento.
12. Suministros
    Todos aquellos que no sean almacenables: agua, electricidad, gas, internet, telefonía , etc. Señalar que, en caso de afectación parcial de la vivienda será deducible el 30% en proporción de la parte afectada salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior. Esto quiere decir que si vivimos en un piso de 100 metros cuadrado y dedicamos al trabajo una habitación de 10 metros cuadrados estaría afecta a la actividad el 10% de la vivienda. Pues bien, si tenemos una factura de electricidad de 70 euros/mes, la parte que podríamos incluir como deducible sería de 2,1 euros (70 euros x 10% x 30%) algo bastante alejado, en nuestra opinión,  de lo que sería razonable siguiendo una regla de proporcionalidad.
13. Servicios de profesionales independientes.
    Como el propio epígrafe dice, gastos por servicios de profesionales: notarios, abogados, economistas, informáticos, ingenieros, comisionistas comerciales, registradores de la propiedad, del registro mercantil, aparejadores, etc.
14. Primas de seguros.
    Siempre que cubran patrimonio afecto a la actividad.
15. Trabajos realizados por otras empresas.
    Lo vemos mejor con un ejemplo. Imagina que eres un fotógrafo y te sale un trabajo que no puedes cubrir porque ese mismo día tienes otro. Llamas a un colega y le dices que lo cubra el y te pase la correspondiente factura. El importe de dicha factura entraría dentro de este concepto de gasto.
16. Otros servicios exteriores.
    Aquí se encuadran gastos de transportes, servicios bancarios, asesoría (aunque también podrían encuadrarse dentro de servicio de profesionales independientes), hosting y registro de dominios. Mención aparte merece los gastos de publicidad, propaganda y relaciones públicas dado que en esta partida existe una limitación legal en lo referente a los gastos de atención al clientes y proveedores establecida en 2021 en el 1% del importe neto de la cifra de negocio. Esos gastos de atención se refieren a invitaciones, obsequios, comidas, etc. que tengan como fin, conseguir ventas, captar clientes u obtener mejores condiciones en contratos con proveedores.
17. Gastos financieros.
    Los intereses correspondientes a financiación de la empresa en sus diferentes modalidades: descuento de efectos, préstamos, pólizas de créditos. También otros intereses por aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias.
18. IVA soportado.
    Ya apuntado anteriormente. El IVA soportado es deducible y se puede incluir como gasto,  en los casos de actividades que se encuentran encuadradas en el régimen de recargo de equivalencia, el de agricultura, ganadería y pesca y en el caso de tratarse actividades exentas sin derecho a deducción del IVA, como por ejemplo la enseñanza o la sanidad. En el caso de estas actividades exentas no se declara IVA al estar exenta su repercusión en factura, pero tampoco se puede deducir por lo que el IVA de las facturas recibidas supone un mayor gasto que es deducible a efectos de renta.
19. Otros tributos fiscalmente deducibles.
    Serían los tributos y recargos no estatales, tasas que incidan sobre los rendimientos y no tengan carácter sancionador. Las sanciones y recargos por presentaciones fuera de plazo tienen la consideración de gastos no deducibles. Algunos de estos gastos podrían ser el IBI, el IAE, la tasa de recogida de basuras que afecta a una oficina o nave industrial, los vados, etc.
20. Dotaciones por amortización.
    Para el caso de ser una actividad en Estimación Directa Normal nos remitiríamos a la legislación del Impuesto de Sociedades. Para este apartado si es necesario desarrollaremos un artículo especial.
21. Dotaciones por amortización en estimación directa simplificada.
    Los elementos del activo fijo material o inmaterial se amortizarán en función de la tabla especial simplificada con porcentajes máximos y periodos máximos. Es importante destacar, ya que hemos observado desconocimiento en este aspecto, que la compra de inmovilizado, por ejemplo mobiliario, ordenadores, vehículos, maquinaria, etc por un valor elevado, no supone la deducibilidad de todo el importe en el ejercicio de la compra. Al contrario que sucede con el IVA que si sería deducible el total soportado (sin perjuicio de que pudiera haber regularizaciones posteriores en diversos casos) el activo solo puede deducirse por la parte que se deprecia anualmente según tablas, salvo que se aplique algún beneficio fiscal en relación con amortizaciones aceleradas o libre amortización. En estos casos hay que tener en cuenta que es trasladar la carga fiscal de unos años a otros. Si teniendo opción de libre amortización deduzco todo en el año de la compra, en los siguientes años hay que ser consciente que no se podrá deducir nada.
    De esta forma, si a 20 diciembre de 2021 compro un ordenador que cuesta 4.000 euros + IVA, el IVA será deducible por completo, pero a efectos de IRPD solo podré deducir 12/365 x 26% (porcentaje máximo según tablas) de 4.000 euros euros, es decir, 34,19 euros.

    Grupo	Elementos patrimoniales	Coeficiente lineal máximo	Periodo máximo
    		Porcentaje	Años
    1	Edificios y otras construcciones	3	68
    2	Instalaciones, mobiliario, enseres y resto del inmovilizado material	10	20
    3	Maquinaria	12	18
    4	Elementos de transporte	16	14
    5	Equipos para tratamiento de la información y sistemas y programas informáticos	26	10
    6	Útiles y herramientas	30	8
    7	Ganado vacuno, porcino, ovino y caprino	16	14
    8	Ganado equino y frutales no cítricos	8	25
    9	Frutales cítricos y viñedos	4	50
    10	Olivar	2	100

     

22. Pérdidas por insolvencias de deudores.
    Para estos gastos hay remisión al artículo 13 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades que básicamente establece las condiciones para que pueda provisionarse un crédito impagado y ser considerado deducible. Las condiciones que han de cumplirse son alguna de las siguientes:
    • Haber transcurrido al menos 6 meses desde el vencimiento de la obligación
    • Que el deudor este declarado en situación de concurso
    • Que las obligaciones hayan sido reclamadas judicialmente o sean objeto de de litigio judicial o procedimiento arbitral
    • Que el deudor esté procesado por delito de alzamiento de bienesSi además es una empresa de reducida dimensión, aparte de deducirse los créditos impagados que cumplan alguna de las condiciones anteriores y que se hayan considerado de forma individual, se permite incluir gastos deducibles por un importe del 1% sobre los deudores existentes.
23. Provisiones fiscalmente deducibles.
    Para este punto hay remisión al artículo 14 de la Ley del Impuesto de Sociedades en lo que se refiere a la estimación directa normal. Respecto a la estimación directa simplificada, como ya se apuntaba al inicio de esta sección se permite la inclusión del un gasto que contemple las provisiones y gastos de difícil justificación , equivalente al 5% del rendimiento neto positivo con un máximo de 2.000 euros. Dicho porcentaje, en caso de varias actividades, se aplica actividad por actividad, pero el límite de 2.000 euros es conjunto.
24. Gastos no deducibles.
    Para terminar vamos a enumerar algunos de los gastos que se consideran no deducibles, aunque ya nos hemos referido a algunos de ellos anteriormente:
    1. Multas y sanciones, ya comentados anteriormente.
    2. Donativos y liberalidades con las salvedades también comentadas anteriormente respecto a los que suponen  gastos con base en los usos y costumbres del personal de la empresa, relaciones públicas con clientes y proveedores  y aquellos de atenciones a clientes y proveedores. Estos últimos con la limitación del 1% de la cifra de negocio del ejercicio.
    3. Los que supongan retribución de fondos propios.
    4. Pérdidas del juego.
    5. Gastos de actuaciones que vayan en contra del ordenamiento jurídicos.
    6. Gastos directos o indirectos con personas o entidades residentes en paraísos fiscales salvo prueba en contrario.

Habría algunos otros gastos no deducibles que en la propia web de la Agencia Tributaria se relacionan pero exceden del ámbito principal de este artículo que es el de los autónomos que tributan en el régimen de estimación directa simplificada.

Aunque aparentemente delimitados siempre surgen controversias con la inclusión o no de determinados gastos o ingresos. Algunas de ellas siempre están sujetas a interpretaciones y otras las aha resuelto, en principio la Agencia Tributaria, ya sea mediante consultas vinculantes o mediante las preguntas y respuestas de su sección Informa que trataremos en un nuevo post.

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Javier Donoso

Economista / Asesor y Consultor de empresas.
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.

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