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Siguiendo con la serie, acerca de los principales impuestos y cotizaciones con los que se enfrentará el emprendedor de una PYME, abordaremos hoy las retenciones de IRPF a cuenta del Impuesto sobre la Renta de los trabajadores.
RETENCIONES IRPF DE LOS TRABAJADORES
Este impuesto, en realidad no recae sobre las empresas, sino sobre los trabajadores, siendo las primeras las encargadas de su recaudación, en nombre de los segundos.
Por tanto, es necesario conocer su funcionamiento ya que si el futuro empresario no lo tiene en cuenta se encontrará con una desagradable sorpresa en la época de liquidación de impuestos.
Para conocer más acerca de esta obligación debemos primero conocer la estructura de la nómina de un trabajador. La nómina está compuesta por una serie de conceptos salariales y extrasalariales cuya suma total supone el Salario Bruto. A este importe bruto habrá que restarle una serie de cantidades en concepto de deducciones correspondientes a la Seguridad Social y a Hacienda. Estás últimas son las denominadas retenciones de IRPF. Al realizar la resta obtendremos el salario líquido efectivo que es el que el trabajador percibirá mensualmente en la forma de cobro acordada o utilizada por la empresa.
Esto quiere decir que si hemos previsto que los trabajadores cobrarán 1.000 euros en nuestras previsiones iniciales, a esta cantidad neta habrá que sumarle las retenciones de IRPF y deducciones de Seguridad Social que le corresponden para calcular el bruto y sobre este estimar el coste de Seguridad Social para la empresa. Igualmente cuando contratemos a un trabajador es conveniente fijar el salario en términos brutos, ya que de lo contrario nuestra empresa estaría asumiendo costes superiores al fluctuar las retenciones de IRPF en función de varios factores como son : variaciones en las retribuciones, en las circunstancias familiares, en el tipo y duración del contrato, etc.
Acordar salario bruto o neto, no es lo mismo en cuanto a costes: un ejemplo
La empresa A perteneciente al sector de la construcción quiere contratar a un trabajador que le pide cobrar 1.000 euros netos al mes por 14 pagas. El contrato inicial será eventual con una duración de 4 meses. La contratación se producirá en el mes de Febrero. El cálculo inicial del tipo de retención será del 2%, que es el mínimo para este tipo de contratos. El trabajador no tiene hijos. Al finalizar el periodo inicial de contrato se le convierte en indefinido, por lo que habrá que recalcular el porcentaje de retención teniendo en cuenta todas las retribuciones, desde el mes de febrero hasta el fin de año. Con el fin de simplificar omitimos la regularización que tiene en cuenta las retenciones ya practicadas en los primeros cuatro meses.
| 1- A) S. BRUTO 1os 4 MESES | – IRPF (2 %) | – S. Social | Salario Líquido a cobrar | B) Coste S. Social Empresa | COSTE TOTAL (A+B) |
| 1.104,42 | 22,09 | 82,46 | 1.000 | 498,65 | 1.600,07 |
| 2- A) S. BRUTO RESTO DEL AÑO | – IRPF (12%) | – S. Social | Salario Líquido a cobrar | B) Coste S. Social Empresa | COSTE TOTAL (A+B) |
| 1.241,38 | 148,97 | 90,84 | 1.000 | 540,03 | 1.781,41 |
Como se puede observar en esta simulación, para mantener lo acordado con el trabajador la empresa se enfrentaría a un coste de 180 euros superior a partir del cuarto mes. Para una empresa con una plantilla de 10 trabajadores la desviación sería importante.
El mismo ejemplo nos sirve para el caso de las previsiones de gastos iniciales de una empresa de nueva creación. Nos hemos encontrado varios casos en los que la previsión se realiza sobre el neto obteniendo el siguiente resultado, considerando que el coste de la seguridad social es de un 37,75 % sobre la base de cotización.
| Salario Líquido a cobrar | B) Coste S. Social Empresa | COSTE TOTAL (A+B) |
| 1.000 | 377,50 | 1.377,50 |
Cuando en realidad el coste real que se van a encontrar una vez la empresa está funcionando, y para el caso de un contrato indefinido como el del anterior ejemplo es:
| A) S. bruto resto del año | – IRPF (12%) | – S. Social | Salario Líquido a cobrar | B) Coste S. Social Empresa | COSTE TOTAL (A+B) |
| 1.241,38 | 148,97 | 90,84 | 1.000 | 540,03 | 1.781,41 |
La diferencia como se puede observar es de 403,91 euros, que dependiendo del número de empleados de la plantilla, puede suponer al empresario un desfase importante en su tesorería y en su cuenta de resultados.
En todos los ejemplos propuestos las cantidades que aparecen bajo el epígrafe -IRPF son las que sumadas mes a mes de cada trabajador de la plantilla, la empresa deberá liquidar a Hacienda en los primeros 20 días de enero, abril, julio y octubre.
¿Como se calcula el importe a retener?
El importe a retener a cada trabajador se calcula de acuerdo con lo establecido en los artículos 78 y siguientes del Reglamento de IRPF aprobado por el RD 1775/2004 de 30 de julio, modificado por el Real Decreto 1.609/2005.
En esencia, y tras la última reforma de la Ley del IRPF, se ha tratado de adecuar la retención que se realiza al trabajador con el importe que tedría que pagar en su declaración anual de IRPF, de forma que en esta, una vez descontadas las retenciones practicadas y adelantadas por el empresario, el resultado sea cero (sin tener en cuenta obviamente ni reducciones o deducciones, por planes de pensiones, donaciones, adquisición de vivienda, etc). Para calcular el porcentaje a retener hay que tener en cuenta diversos parámetros entre los que se encuentran:
- Duración del contrato
- Circunstancias familiares
- Tipo de relación laboral (relaciones especiales, administradores, etc)
- Tipo de rentas (trabajo, pensiones, desempleo)
En función de ellas se establecerán los mínimos exentos y se aplicarán las reducciones y deducciones sobre el salario bruto sujeto a retención.
La mayoría de programas de nóminas del mercado facilitan este cálculo de forma precisa. También puede acudir al programa de ayuda en línea que la Agencia Tributaria pone a disposición de todos los contribuyentes en su web www.agenciatributaria.es
Hay que tener en cuenta que los porcentajes calculados deben adecuarse a las variaciones que se produzcan en las circunstancias que sirvieron para realizar el cálculo inicial (más o menos hijos computables, matrimonio, cónyuge con rentas del trabajo superiores a las cantidades establecidas, aumento o disminución de retribuciones, etc). La empresa debe regularizar el tipo de retención en el mes en que conozca esas variaciones y como máximo trimestralmente.
¿Cuanto hay que pagar trimestralmente a Hacienda?
Como hemos comentado anteriormente hay que sumar los importes retenidos en concepto de IRPF de cada una de las nóminas de los trabajadores en los meses correspondientes al trimestre a liquidar. A estas cantidades habrá que sumar en su caso las retenciones de IRPF realizadas a profesionales, que hayan prestado sus servicios para nuestra empresa en el mismo trimestre.
¿Se puede aplazar?
Las retenciones no se pueden en principio aplazar, tal y como establece el artículo 65.2.b de la Ley 58/2003 General Tributaria.
Por tanto y en caso de no poder realizar el pago en plazo, solo nos queda arriesgarnos a pagarlo fuera de plazo con los recargos e intereses correspondientes o acudir a financiación bancaria o externa.
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Javier Donoso
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.
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