Qué deben saber las pymes y autónomos sobre la Ley Antifraude y la nueva facturación electrónica

 ¿Eres autónomo o gestionas una pequeña empresa y te sientes perdido con los nuevos cambios en la facturación? No estás solo. La Ley Antifraude y la futura factura electrónica han generado muchas dudas. En este artículo, te explicamos de forma clara y práctica qué implican estas normativas y cómo adaptarte sin complicaciones.

Uno de los aspectos más comentados en el ámbito empresarial es cómo esta normativa afectará a las distintas plataformas de gestión y contabilidad. De hecho, antes incluso de que venza el plazo para que las empresas desarrolladoras adapten sus sistemas a los requisitos del nuevo reglamento, ya se están viendo avances tanto en soluciones pensadas para micropymes y pequeños negocios, como en herramientas dirigidas a empresas de mayor tamaño. Es el caso de las integraciones desarrolladas para incorporar VeriFactu para Dynamics Business Central, una solución ERP especialmente extendida entre empresas medianas y grandes que necesitan adaptar su operativa a las nuevas exigencias fiscales sin abandonar su ecosistema de gestión habitual.

¿Qué es la Ley Antifraude y a quién afecta?

La Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, tiene como objetivo principal combatir el fraude fiscal en España. Esta normativa establece medidas para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos.

¿A quién afecta?

• Autónomos y pymes con residencia fiscal en España ya emitan facturas a otras empresas (B2B) o a particulares (B2C) .
• Empresas no incluidas en el SII (Suministro Inmediato de Información), lo cual en la mayoría de los casos coincide con una facturación anual inferior a 6 millones de euros, aunque también puede aplicarse a empresas con facturación menor que están obligadas al SII por otras razones, como pertenecer al REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).
• Excluye a territorios con régimen fiscal foral (Navarra y País Vasco) y operaciones intracomunitarias o con el extranjero.

Principales cambios en la facturación

1. Uso obligatorio de software de facturación homologado

A partir de julio de 2025, será obligatorio utilizar programas de facturación que cumplan con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Estos programas deben garantizar:

• Inalterabilidad: Las facturas no pueden ser modificadas una vez emitidas.
• Trazabilidad: Registro de todas las operaciones realizadas.
• Integridad: Protección contra manipulaciones indebidas.

2. Prohibición de software de doble uso

Se prohíbe el uso de programas que permitan llevar una doble contabilidad o manipular las facturas. La mera tenencia de este tipo de software puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros.

3. Implementación del sistema Veri*Factu

Veri*Factu es un sistema voluntario que permite enviar en tiempo real los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Aunque su uso no es obligatorio, ofrece ventajas como:

• Reducción de cargas administrativas.
• Mayor transparencia y control fiscal.
• Acceso a servicios de asistencia en el cumplimiento de obligaciones fiscales.

Diferencias entre sistemas Verifactu y no Verifactu

Tanto si optas por usar un sistema Verifactu como si no, estarás cumpliendo con la Ley Antifraude, pero las obligaciones varían notablemente. Aquí te resumimos las principales diferencias:

¿Qué opción conviene más?

Dependerá de tu volumen de facturación, nivel de digitalización y estrategia fiscal. Si buscas una opción con más soporte y transparencia, VeriFactu puede ser el camino. Si prefieres una adaptación mínima, el sistema no VeriFactu te permite cumplir sin remitir automáticamente la información.

Dependerá de tu volumen de facturación, nivel de digitalización y estrategia fiscal. Si buscas una opción con más soporte y transparencia, VeriFactu puede ser el camino. Si prefieres una adaptación mínima, el sistema no VeriFactu te permite cumplir sin remitir automáticamente la información.

Plazos de implementación

• Julio de 2025: Los desarrolladores de software deben adaptar sus programas a los nuevos requisitos.
• Enero de 2026: Las empresas (sociedades) deben comenzar a utilizar software de facturación homologado.
• Julio de 2026: Los autónomos persona física deben cumplir con esta obligación.

Requisitos del software de facturación

Los programas de facturación deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Generar un registro de facturación por cada operación.
• Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros.
• Incorporar un código QR en las facturas.
• Permitir la firma electrónica de los registros.
• Facilitar el envío de información a la Agencia Tributaria.

Sanciones por incumplimiento

El uso de software no homologado o de doble uso puede acarrear sanciones significativas:

• Tenencia de software de doble uso: Multa de hasta 50.000 euros.
• Incumplimiento de requisitos del software de facturación: Sanciones proporcionales al volumen de facturación no registrado correctamente.

Recomendaciones para adaptarse

Facturas proforma y borradores antes de la expedición oficial

Muchos autónomos y pymes recurren a sistemas de «prefacturación» o facturas proforma como paso previo a la emisión de la factura definitiva. ¿Está permitido esto bajo el nuevo reglamento? Sí, pero con condiciones.

Según la AEAT, la introducción, edición temporal y visualización previa de datos de facturas no está prohibida ni por el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos ni por el reglamento de facturación.

¿Qué se puede hacer?

• Puedes crear borradores o proformas para revisión previa.
• Estos documentos no deben incluir el código QR ni la firma digital, ya que no son facturas oficiales.
• Son válidos siempre que se sustituyan por una factura definitiva expedida con todos los requisitos legales.

¿Y cuándo una factura se considera emitida oficialmente?

Una vez se ha:

• Incorporado el código QR.
• Generado el registro de facturación de alta.
• Firmado electrónicamente o remitido a la sede electrónica de la AEAT (si aplica).

Desde ese momento, ya no puede modificarse, salvo que se cree un nuevo registro (como marca el artículo 8.2.a del RD 1007/2023).

Recomendaciones técnicas

Si utilizas un sistema informático para generar proformas:

• Este debe estar vinculado al sistema que emite las facturas definitivas.
• Conviene conservar un registro de los borradores generados.
• No está permitido usar herramientas independientes de creación de proformas si estas no pueden vincular los documentos generados a las facturas finales emitidas.

• Consulta con tu asesor fiscal: Ellos pueden ayudarte a elegir el software adecuado y a cumplir con los plazos establecidos.
• Forma a tu equipo: Asegúrate de que todos comprendan los cambios y sepan cómo utilizar el nuevo sistema de facturación.
• Planifica con antelación: No esperes al último momento para adaptarte a la normativa.

Facturación con papel, Excel o Word

Una de las dudas más habituales entre los pequeños empresarios es si tienen que cambiar su forma de facturar si usan papel, Word o Excel. A continuación, aclaramos estas situaciones:

• Facturación en papel: Si todas las facturas se emiten a mano, sin intervención de un sistema informático, no es obligatorio adaptarse al Reglamento SIF ni al sistema Veri*Factu. Esta es la única modalidad claramente excluida.
• Facturación con Word o Excel: Si se utilizan estos programas de forma manual, sin automatizaciones (por ejemplo, sin macros, sin plantillas que generan datos automáticamente, sin conexiones con bases de datos), tampoco se consideran sistemas informáticos de facturación (SIF), por lo que no están sujetos a los requisitos del Reglamento SIF.

Dicho de otra manera, si simplemente redactas tus facturas como si las escribieras a mano, pero en formato digital, y no usas funciones avanzadas, no estás obligado a aplicar VeriFactu de acuerdo con las FAQs publicadas en la web de la Agencia Tributaria en relación a los Sistemas Informáticos de Facturación y Verifactu  y a la Consulta vinculante V2653-24.

Diferencias entre la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece: no las confundas

Es habitual confundir la Ley Antifraude con la Ley Crea y Crece, ya que ambas regulan aspectos relacionados con la facturación empresarial, pero su alcance, objetivos y fechas de entrada en vigor son muy distintos:

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio utilizar Veri*Factu?

No, su uso es voluntario, pero ofrece ventajas en términos de transparencia y control fiscal.

¿Puedo seguir utilizando Excel o Word para emitir facturas?

Depende. Si utilizas un sistema informático de facturación (SIF), deberás emplear un software homologado que cumpla con los requisitos del Reglamento. Sin embargo, si emites tus facturas mediante Word o Excel de forma manual, sin automatizaciones ni generación estructurada de registros, y solo como medio de presentación estética o soporte digital, en principio no estarías obligado a aplicar el reglamento, ya que no se considera un SIF. En cualquier caso, conviene revisar cada situación concreta con tu asesor fiscal.

¿Qué ocurre si no me adapto a tiempo?

Podrías enfrentarte a sanciones económicas y a problemas con la Agencia Tributaria por incumplimiento de la normativa.

¿Dónde puedo encontrar una lista de software homologado?

La Agencia Tributaria publicará una lista de programas de facturación que cumplen con los requisitos establecidos.

¿Es lo mismo la factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece que lo que establece la Ley Antifraude y VeriFactu?

No, no son lo mismo. La Ley Antifraude afecta a todas las empresas y autónomos que usen sistemas informáticos para facturar (SIF) y busca garantizar la integridad de la información emitida, aplicando o no VeriFactu. Por otro lado, la Ley Crea y Crece obliga a emitir facturas electrónicas en operaciones B2B (empresa a empresa), pero solo será exigible cuando se apruebe su reglamento, lo que no sucederá antes de 2027. Así que aunque ambas normativas regulan aspectos de la facturación, no coinciden en objetivos, fechas ni aplicación. Por tanto, todas las empresas que utilicen SIF, salvo las excepciones comentadas, deberán adaptarse a la Ley Antifraude en enero y julio de 2026, y podrán seguir emitiendo facturas en papel o PDF, algo que ya no será posible cuando entre en vigor la Ley Crea y Crece, que exigirá el uso exclusivo de la factura electrónica en relaciones entre empresas.

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Javier Donoso

Economista / Asesor y Consultor de empresas.
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.

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