Entre los cambios que las empresas deberán adoptar no tardando mucho se incluye disponer de algún sistema como un control de acceso de empleados que permita llevar y conservar registros individualizados de las horas de entrada y salida de los empleados, sin perjuicio de que dichos sistemas ofrezcan más utilidades.
¿Por qué van a ser necesarios los controles de acceso? El origen lo encontramos en las demandas iniciadas por los sindicatos frente a tres entidades bancarias con ocasión de las horas extaordinarias.
Las horas extraordinarias están limitadas legalmente a un máximo de 80 horas anuales, salvo las empleadas para prevenir o reparar siniestros, y otros daños extraordinarios y urgentes, sin perjuicio de su compensación como extraordinarias. A pesar de esa limitación, hay sectores especialmente afectados por la realización de horas extraordinarias como algo normal, como si fuera endémico. Todos conocemos empleados de empresas constructoras, entidades bancarias o empresas de hostelería cuyas jornadas habituales exceden los límites.
Precisamente a raíz de las horas extraordinarias en la banca el Tribunal Supremo en su sentencia de 23 de marzo de 2017,confirmó que, de acuerdo al art. 35.5 del Estatuto de los trabajadores, la obligación de registrar las horas de trabajo se extendía solo a las horas extras, rectificando así, parcialmente, una Sentencia de la Audiencia Nacional de 4 de diciembre de 2015 y el criterio de la Inspección de Trabajo respecto a la obligatoriedad del registro diario de las horas trabajadas.
Pero esa misma sentencia del Tribunal Supremo también añadía la conveniencia de modificar la legislación vigente para facilitar al trabajador la prueba de la realización de las horas extraordinarias.
Ya se han dado los primeros pasos para esa modificación legislativa al haberse aprobado en el Congreso una proposición de Ley del Grupo Parlamentario Socialista para que, a partir de la modificación del actual art. 34 del Estatuto de los Trabajadores, sea obligatorio llevar un registro diario de la jornada laboral, con control de la hora de entrada y salida de cada trabajador, aplicable a todos los contratos ya sean a tiempo completo o tiempo parcial.
¿Por qué la rapidez de la actividad legislativa en esta materia? Sin duda han sido decisivas las recomendaciones e iniciativa de la UE.
«El modo de vida europeo del siglo XXI debería permitir un buen equilibrio entre compromisos familiares y profesionales y proporcionar las mismas oportunidades a las mujeres y los hombres en el lugar de trabajo y en el hogar. La legislación y las políticas nacionales y de la UE de deberían ayudar a los trabajadores a conciliar el trabajo y la familia,ayudar a las empresas a retener el talento, promover la flexibilidad tanto de los empleadores como de los trabajadores, promover la igualdad de oportunidades, generar crecimiento económico y beneficiar a la sociedad en su conjunto, incluidos los niños y las personas dependientes de los cuidados dentro de la familia» . En estos términos se pronuncia la Comisión Europea en las conclusiones de su comunicación de 26 de abril de 2017 dirigida al Parlamento Europeo.
En ese anhelado equilibrio entre la vida laboral y personal la flexibilidad en la organización del trabajo juega un papel fundamental, con el que todos ganamos, y cuya promoción y potenciación corresponde a los legisladores pero también a las empresas y los interlocutores sociales.
Al fin y al cabo también es una de las medidas de responsabilidad social que una empresa puede adoptar cuyos beneficios no se limitaran a la propia empresa, sus trabajadores y familias, sino que se extenderán hasta tener importantes repercusiones en aspectos como el ahorro energético, la mejora de la calidad del aire y la salud de los ciudadanos, por citar solo algunos.
En este sentido no resulta extraño escuchar llamamientos como el realizado hace algunos meses por el Ayuntamiento de Madrid, con ocasión de los altos niveles de contaminación alcanzados, para que grandes empresas adoptaran medidas de flexibilidad en la organización del trabajo.
¿Por qué se valora la flexibilidad laboral? La respuesta es fácil.
La flexibilidad permite a los trabajadores atender sus necesidades personales sin desatender las laborales y esto redunda en una mayor rendimiento, reducción del estrés laboral, del absentismo, disminución de la rotación del personal, mejora del clima y de las relaciones, y, consecuencia de ello, repercute de forma positiva en los productos o servicios de la empresa. La implicación en nuestro trabajo repercute en su resultado y si estamos motivados y podemos organizarnos con flexibilidad somos más eficaces.
Según el estudio de Employer Branding Randstad Award 2016, “el 55% de los trabajadores a nivel mundial preferiría un horario laboral flexible”. Y “en España, para el 45% de la población activa es una de las 5 primeras prioridades, detrás de la seguridad en el trabajo y el buen ambiente en la empresa. Además, el 36% de los ocupados afirma que desearía una jornada de trabajo más flexible dependiendo del día de la semana”, según recoge Randstad, empresa de referencia en recurso humanos y uno de los principales portales de empleo.
¿La flexibilidad es enemiga del cumplimiento y eficacia del trabajo? Rotundamente, no.
Precisamente debido a que la flexibilidad se establece en función de las posibilidades de cada empresa, es una fórmula que asegura el cumplimiento de los objetivos y compromisos de la empresa. La actividad y el número de empleados de cada empresa darán los márgenes de actuación, pudiendo establecerse desde flexibilidad de entrada y salida respetando el cómputo mensual y permitiendo un margen de diez o quince horas mensuales recuperables al mes siguiente, pasando por prohibir la fijación de reuniones en las horas próximas a la finalización de la jornada, hasta disponer de la tarde del viernes libre.
Y en aquellos sectores y puestos de trabajo en los que el trabajo se puede realizar de forma deslocalizada la flexibilidad puede adoptar la forma de teletrabajo.
¿ Y cómo gestionar esa flexibilización? Una posibilidad puede ser el alquiler o compra de un control de acceso de empleados.
Hay otras opciones más o menos aplicables según el número de trabajadores y el tipo de empresa pero la mejor herramienta, especialmente para empresas con más de cincuenta trabajadores, es un control de acceso de empleados . Y decimos 50 porque esa cifra marca una importante diferencia en cuanto a las obligaciones que la empresa debe observar. Más obligaciones es sinónimo de más recursos destinados a su gestión y disponer de un control de acceso permite tener la información actualizada e individualizada de forma automática, así como conservarla y obtener informes.
Los sistemas de control de acceso permiten configuraciones adaptadas a las peculiaridades de jornadas, tipo de flexibilidad, fijación de ausencias o salidas que deben ser computadas como trabajo por obedecer a reuniones con clientes o proveedores, así como las que puedan ser permisos retribuidos (visita médica, intervención quirúrgica, mudanza,etc.), e incluso, en los sectores obligados a medidas especiales de protección de datos o áreas de acceso reservado pueden ser de gran utilidad.
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