Nuestra capacidad de adaptación a las nuevas circunstancias laborales y  vitales lleva muchos meses poniéndose a prueba. Prueba de ello es que, en cuestión de pocas semanas, el teletrabajo  pasó de ser la excepción a  ser la regla en muchas empresas, y que, ligado a ello, el coworking es una opción cada vez más extendida , también entre pymes y autónomos. Pero,  coworking y teletrabajo, ¿llegan para quedarse?

En esta materia, como en otras, España también es diferente. En otros países, el teletrabajo  sin presencia física regular o preferente, y el compartir espacios físicos donde mantener reuniones con clientes, con los propios empleados o simplemente donde sentirte acompañado de otros emprendedores que se enfrentan, como tú, a las dificultades de sacar adelante su propio negocio, son prácticas ya habituales desde hace mucho tiempo.

Esto no es así  en España. Según información del INE, el porcentaje de personas ocupadas que realizan teletrabajo en la Unión Europea es más alto que en España en muchos países. Destacan Países Bajos, Finlandia o Luxemburgo . Y llama la atención que entre los trabajadores por cuenta propia, estos representan el 46,4% total en Finlandia o el 43,6 % en Austria, frente a España donde apenas superan el 15%.

La explicación que habitualmente se da es que la mentalidad del empresariado español, y habría que incluir aquí a quienes tienen responsabilidades directivas,   no ha evolucionado al siglo XXI y predomina el presentismo frente a la flexibilidad del teletrabajo y de las nuevas formas de trabajo de este siglo XXI.

Todos conocemos muchos ejemplos de grandes y pequeñas empresas en las que lo que parece contar es “calentar la silla”, en lugar del trabajo realizado, el cumplimiento de objetivos o la calidad de servicio prestado. En esto no parece haber grandes diferencias de mentalidad aunque sí de medios por lo que es más preocupante en las grandes empresas, especialmente en las tecnológicas.

La covid-19 nos ha obligado a replantearnos la forma de trabajo y, con ello, el futuro de las oficinas tradicionales. Según los expertos, si bien es cierto que el éxito del  teletrabajo  dependerá de que empresas y trabajadores trabajen para mejorar sus  ventajas y  disminuir sus  inconvenientes, no hay duda de que el teletrabajo  y el trabajo a distancia han llegado para quedarse y todo apunta a que caminamos hacia modelos híbridos en los que los espacios coworking tradicionales coexistirán con las sesiones virtuales de coworking, y en los que trabajo a distancia y  teletrabajo se convertirán en nuestra cotidianidad.

Hasta ahora, la necesidad del teletrabajo ha hecho que se hayan hecho las cosas lo mejor posible para, digamos, “salir del paso”. Muchas organizaciones y también trabajadores han considerado que esto era temporal y no han adoptado medidas, ni implantado hábitos y rutinas, que serán necesarias de ahora en adelante.

Visto que la vuelta al trabajo, a las relaciones sociales, tal como las conocíamos implica rebrotes y nuevas situaciones de contagio que obligan, una vez más, a confinamientos y reducciones forzosas de contactos personales, las empresas tienen que plantearse adoptar medidas a largo plazo para garantizar que esos modelos híbridos sean más eficaces.

Está claro que realizar teletrabajo desde un espacio de coworking es una opción muy atractiva para muchas empresas que quieran ahorrar costes de alquiler de oficinas y que quieran dotar a sus empleados de espacios de calidad para el  teletrabajo. No todo el mundo tiene una casa lo suficientemente grande y con la infraestructura necesaria para trabajar en las condiciones idóneas de concentración para maximizar la productividad. de poder convertirse en lugares para que los empleados que por diversas razones lo utilicen para su teletrabajo, pueden convertirse en sedes de domicilio social de empresa, donde realizar reuniones y centralizar la gestión y dirección de las empresas.

Eso sí, dichos espacios de coworking deben ser muy escrupulosos en cuanto a cumplimento de la normativa para evitar la Covid-19 para convertirse en una alternativa real.

¿Qué medidas podemos adoptar para que trabajo a distancia y teletrabajo sea mejor?

Desde el lado de la empresa conviene recordar:

1º.- Analizar  qué puestos de trabajo pueden desarrollarse mediante el teletrabajo  y favorecerlo.

2º.- Fijar objetivos de trabajo  y pactar las jornadas presenciales que puedan ser requeridas.

3º.- Facilitar y proporcionar soluciones tecnológicas que permitan el trabajo  y faciliten  la comunicación en los equipos.

4º.- Fomentar la comunicación entre los trabajadores,  y especialmente entre los superiores y sus equipos. La comunicación debe ser continuada no solo para no perder eficacia con el teletrabajo sino para seguir construyendo la pertenencia al grupo.

5º.- Favorecer la flexibilidad en la realización del trabajo.

6º.- Realizar un seguimiento del cumplimiento de los objetivos y de las normas acordadas.

7º.- Aportar soluciones alternativas al trabajo desde casa cuando esta opción no sea la óptima: por ejemplo, centros de coworking cercanos.

Desde el lado de los trabajadores, algunos consejos podrían resumirse así:

1º.- Actuar como si se acudiera a la oficina. Si antes no ibas a trabajar descuidando tu aspecto e higiene, no lo hagas ahora por el teletrabajo.

2º- Respetar el horario sin perjuicio de cierta flexibilidad, según lo pactado con tu empresa.

3º.- Planificar el trabajo según los objetivos fijados para poder evaluar su cumplimiento. La multitarea no es amiga de la eficacia y hay que evitarla.

4º.- Cuidar el espacio físico donde se va a realizar el teletrabajo. Presta atención al mobiliario, a la luz, al orden. Y procura que sea siempre el mismo espacio para tener una rutina de trabajo.

5º.- Aprender a desconectar. El teletrabajo  no es sinónimo de  estar en todo momento disponible. Los descansos son necesarios para ser eficaz.

Y, estos cambios del teletrabajo y coworking,  ¿supondrán la desaparición de las oficinas?

Parece que no, si bien es cierto que el mercado del alquiler de oficinas tradicional sufrirá una caída importante de precios.

Los expertos apuntan a que las sedes físicas sufrirán transformaciones importantes en las que los espacios coworking van a tener un papel muy importante porque van a dar solución a necesidades de:

  • Espacios menores o compartidos.
  • Reducir costes.
  • Mantener un domicilio físico como domicilio fiscal.
  • Reunir equipos, clientes.
  • Disponer de plataformas para mantener sesiones telemáticas de juntas de socios.
  • Reforzar sentimiento de pertenencia a un equipo.
  • Mantener un punto de encuentro físico con contactos que así lo demanden.

¿Y qué hay de la regulación del  trabajo a distancia y teletrabajo?    

El trabajo a distancia ya estaba regulado, aunque de forma mínima, en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores, el conocido como ET.

Recientemente se ha aprobado el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia que viene a completar el parco contenido del ET, y que, recogiendo doctrina jurisprudencial anterior, viene a definir el teletrabajo como una subespecie del trabajo a distancia. Lo cierto es que, matices al margen, en términos generales cuando hablamos de teletrabajo y trabajo a distancia, nos referimos al trabajo remoto y flexible que no se presta presencialmente en el centro de trabajo.

Esta modalidad de trabajo tiene carácter voluntario y debe recogerse por escrito. Y, salvo que por Convenio se establezca otra cosa, su contenido mínimo  debe ser el siguiente:

  1. Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y los elementos muebles, así como de la vida útil o periodo máximo para la renovación de estos.
  2. Enumeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizar la misma, que se corresponderá, de existir, con la previsión recogida en el convenio o acuerdo colectivo de aplicación.
  3. Horario de trabajo de la persona trabajadora y dentro de él, en su caso, reglas de disponibilidad.
  4. Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso.
  5. Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
  6. Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.
  7. Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso.
  8. Medios de control empresarial de la actividad.
  9. Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.
  10. Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
  11. Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de las personas trabajadoras, sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
  12. Duración del acuerdo de trabajo a distancia.

Si se compagina trabajo presencial y teletrabajo, ¿Cuándo se considera trabajo a distancia?

Es claro. Si en un período de tres meses, al menos el treinta por ciento de la jornada, o el porcentaje proporcional según la duración del contrato, se presta a distancia, tendrá esta consideración.

Supongamos que una persona trabajadora que presta sus servicios en jornada parcial de veinte horas semanales, acude a la oficina un día cada semana, cuatro horas. En este caso  sería  de aplicación el Real Decreto-ley 28/2020, porque el trabajo a distancia  tendría carácter regular por representar más del treinta por ciento de la jornada.

En ese mismo ejemplo, si la prestación del trabajo en oficina fuera de cuatro días semanales, y uno de teletrabajo, no sería de aplicación la norma citada.

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