Partes de una nómina. ¡La vas a entender ya!.

Hoy vamos a tratar de ayudarte a descifrar lo que para muchas personas supone un enigma: la nómina.  Entender cada una de las partes de una nómina, cómo se calcula, o  las diferentes circunstancias que justifican, por ejemplo, que dos personas con trabajos iguales no cobren lo mismo. Es el objetivo que nos hemos propuesto tras leer este post: que puedas entender una nómina.

Es importante contar con un buen software de nóminas porque son muchas las incidencias que hay que tener en cuenta para su cálculo. Y, por supuesto, saber cómo debe utilizarse.

Aunque conozcas las partes de una nómina y estés familiarizado con ellas, si no cuentas en tu empresa con personal que domine esta materia, subcontratar este servicio te evitará muchos problemas.

Si tienes una PYME o un negocio pequeño la guía Memento PYME te proporcionará una ayuda para afrontar tu día a día, alejada de tecnicismos y con un enfoque eminentemente práctico. Ello te permitirá tanto afrontar mejor las diferentes situaciones que se te presenten en tu empresa como entenderte mejor con tus asesores. En ese sentido te orientará acerca de las relaciones con los trabajadores y Seguridad Social así como de otros aspectos relacionados con la gestión y dirección de tu empresa incluyendo lo concerniente a los impuestos que afectan a la empresa. Si quieres un manual más ligero de leer, pero que te oriente lo suficiente, si vas a tener una PYME, el libro PYMES para dummies sin duda conseguirá ese objetivo.

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Ten en cuenta que situaciones como la enfermedad, la suspensión del contrato por maternidad, la publicación de revisiones salariales del convenio, las vacaciones o la realización de horas complementarias o extraordinarias influyen en la nómina, en las cotizaciones y, de su correcta realización, depende el que evitemos sorpresas desagradables e incluso sanciones.

¿Existe un único modelo de nómina? Sí y no. Vamos a explicarnos.

El contenido de la nómina está regulado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de manera que, mientras se respete  la necesaria claridad, los conceptos y   el detalle de la información que deben reflejarse en la nómina, son validos otros modelos.

¿Qué partes debemos diferenciar en la nómina? Con independencia de la forma en que esta información aparezca, toda nómina debe contener la siguiente información.

PARTES DE UNA NÓMINA

Vamos una por una:

1º.- Los datos de identificación de la empresa.

A efectos de la nómina, la identificación de la empresa empleadora exige que conste el nombre de la empresa, también conocida como razón social, el domicilio, el número de Identificación fiscal, conocido como CIF, y el número de la cuenta de cotización.

En la razón social deberá constar la denominación legal. Hacemos esta precisión porque en determinados sectores es frecuente la utilización de un nombre comercial o marca genérica. Aunque comercialmente no haya ningún inconveniente en la utilización de esos términos, a efectos de la nómina debe utilizarse la denominación legal, que es la que permite la correcta identificación de la empresa y será con la que esta haya solicitado la cuenta de cotización.

¿Qué es la cuenta de cotización? Digamos que es a la Tesorería de la Seguridad Social lo que el número de identificación, el NIF, a hacienda.

Para poder contratar trabajadores y comunicar su alta en Seguridad Social, la empresa debe solicitar previamente la asignación de un código numérico, la cuenta de cotización. Hasta ahora la empresa podía tener diferentes números de cuenta de cotización pero siempre vinculados a aquel que con carácter de principal se le hubiera asignado. Esto ocurría, por ejemplo, si la empresa tenía  diferentes centros de trabajo o si convivían trabajadores con diferentes tipos de cotización.

Desde el pasado 1 de noviembre de 2019 la Tesorería de Seguridad Social pretende unificar en uno solo las diferentes cuentas aunque, según su propia comunicación, mantendrá algunas excepciones.

En cuanto al domicilio de la empresa, lo habitual es que se haga constar el domicilio del centro de trabajo en el que el trabajador prestará sus servicios, aunque no es infrecuente   hacer constar el domicilio social cuando la empresa tiene diferentes domicilios.

2º.-  Los datos identificativos de la persona trabajadora.

El apartado de la nómina que debe reflejar los datos de trabajador  es más amplio de lo que, inicialmente, pudiera creerse y merece la pena detenernos en su contenido.

Junto a su  nombre y apellidos figurará su número de identificación, el DNI, si se trata de una persona española, y el NIE (número de identificación de extranjero) en otro caso.

Conviene recordar en este punto que  para que podamos contratar a ciudadanos extranjeros, debemos comprobar que su autorización de residencia lleva  aparejada  la autorización para trabajar. Para evitar cualquier duda es aconsejable comprobar que la tarjeta de extranjero, conocida como TIE, es acorde al contenido de la resolución que ha resuelto su solicitud. Los errores en las emisiones de las TIE son más frecuentes de lo que sería deseable.

El número de afiliación es el que la Tesorería de la Seguridad Social asigna a cada ciudadano y tiene que ser expresamente solicitado por el trabajador antes de iniciar, por vez primera, su actividad laboral para que la empresa pueda comunicar su alta en Seguridad Social.

Además, la nómina debe reflejar la fecha de alta, que no es otra cosa que la fecha en la que la se inicia la relación laboral entre empresa y trabajador, es decir, la fecha de inicio del contrato. No siempre la fecha de alta es la misma que la fecha de antigüedad y, por ello, también debe hacerse constar esta.

La fecha de antigüedad será anterior a la fecha de  alta en aquellos casos en los que, por ejemplo, la empresa haya asumido personal procedente de otra empresa, con reconocimiento de la antigüedad. También es posible esta situación cuando se hayan celebrado con la persona trabajadora diferentes contratos, de forma sucesiva, de manera que aunque el último contrato se haya iniciado, por ejemplo, el 1 de febrero de 2020, sin embargo, el primero, y, por tanto, la antigüedad en la empresa sea del 1 de julio de 2019.

La  antigua categoría es lo que  ahora se conoce como grupo profesional y es el que determina el grupo de cotización. El grupo profesional hacer referencia a la cualificación y formación que se requieren para el puesto de trabajo y de él depende, por ejemplo, si la cotización es mensual o diaria, así como las bases mínimas de cotización.

Pongamos un ejemplo: supongamos que se quiere contratar a un graduado en química para que desempeñe el puesto de trabajo de director de calidad. En este caso en la categoría haríamos constar el grupo profesional de “Ingenieros y Licenciados”, que se corresponde con el grupo de cotización 1, y en el apartado de puesto, figurará “Director de calidad”. Sin embargo, si se contrata a un graduado en química para desempeñar un puesto de oficial administrativo, en este caso, el grupo profesional será el grupo 5, “Oficiales administrativos”.

3º.- Período devengado o de liquidación, fecha de cobro y días.

Aquí se reflejan las fechas que se van a retribuir, referido a meses naturales. Lo habitual es que se indiquen desde el primero al último día del mes, salvo en aquellos casos en los que se produce una incorporación ya empezado el mes natural o cuando hay una extinción del contrato.

Y se añade la fecha habitual de cobro en la empresa y el número de días, según la retribución sea mensual o diaria.

4º.- Devengos.

La nómina debe reflejar las cantidades que el trabajador va a percibir, con indicación de si se trata de percepciones sujetas o excluidas de cotización.

Las percepciones salariales se suelen clasificar en:

• Salario Base. Es la retribución por unidad de tiempo fijada con carácter de mínimo para cada grupo profesional en cada convenio. Recuerda que con la subida del salario mínimo profesional, este será el mínimo a tener en cuenta.

Al ser un concepto salarial fijado por unidad de tiempo, en aquellos casos en los que la jornada sea parcial, se fijará proporcionalmente a esta.

• Pagas extraordinarias. En la mayoría de los casos son dos pagas anuales pero hay numerosos convenios que contemplan tres pagas. Hay que cotizar por ellas mensualmente con independencia de cuando se produzca su pago, prorrateado con cada paga ordinaria o como pagas extraordinarias.
• Salario en especie. Como tal hay que reflejar aquellos tipos de retribución que no consistan en dinero en efectivo, como seguros médicos, coche de empresa, o cestas de navidad. En otro artículo hemos planteado ejemplos concretos de esas retribuciones en especie, que son 3 de las más utilizadas por las empresas.
• Otros complementos. Estos pueden ser de carácter personal, cuando retribuyen circunstancias personales como antigüedad, o la realización de determinadas funciones; por puesto de trabajo, cuando retribuyen las circunstancias del puesto, como puede ser nocturnidad o peligrosidad; y por calidad o cantidad de trabajo, cuando retribuyen alguna de esas cualidades ya sea por establecerlo así el convenio o por haber sido pactado por las partes, tales como incentivos o  plus de actividad, entre otros.

Las percepciones no salariales son aquellas que no forman parte del salario sino que responden a una  obligación legal o pactada, según los casos. Las más frecuentes son:

• Las indemnizaciones por despidos, suspensión del contrato o traslados. Se trata de las indemnizaciones previstas legalmente para estos supuestos, o bien, las que, por pacto, mejoren aquellas.
• Los abonos de gastos o suplidos que haya realizado el trabajador en su trabajo.
• Las prestaciones en caso de incapacidad temporal, con motivo de enfermedad o accidente de trabajo.

La suma de todas las percepciones se refleja como el total devengado. Es, en términos generales y sin percepciones no salariales, lo que se conoce como salario bruto.

5º.- Deducciones.

Son todas aquellas cantidades que deben ser descontadas del total devengado, del salario bruto, para saber cuánto hay que pagar al trabajador, a cuánto asciende el importe líquido o el salario neto.

Las deducciones  más frecuentes son aquellas que vienen impuestas legalmente:

• Las cotizaciones del trabajador a Seguridad Social. Una parte del salario de cada trabajador se destina mensualmente a sufragar prestaciones por desempleo, incapacidades temporales o formación profesional. Estas cuotas se calculan sobre el salario anual y son ingresadas por la empresa junto con las cotizaciones empresariales. En estos momentos, y en términos generales, aunque depende del tipo de contrato, suelen ser equivalentes al 6,35%.
• La retención del IRPF, el impuesto sobre la renta de las personas físicas. Esta retención se calcula en función de la situación personal y familiar de cada trabajador. Si el salario anual no alcanza el mínimo establecido legalmente para quedar sujeto, la retención será 0, salvo que el contrato sea de duración determinada, en cuyo caso, el tipo de retención mínimo es del 2%.

Además de las anteriores, en determinadas circunstancias tendremos que tener en cuenta otras deducciones:

• Anticipos. Si se ha pagado un anticipo de la nómina antes de la fecha ordinaria de pago, al calcular la nómina hay que añadir como deducción el importe anticipado.
• Embargos. Si recibimos alguna notificación que nos ordena retener al trabajador la parte del salario que legalmente se puede embargar, debemos incluir entre las deducciones dicho importe. De esta forma, en la nómina se reflejará como salario líquido un importe menor, que será el que se pague, aunque la empresa debe ingresar la cantidad embargada en la cuenta del juzgado o de la administración que lo haya ordenado.
• Valor de las recibido en especie. El mismo importe que como salario en especie se haya reflejado en las percepciones, se reflejará como deducción.

6º.- Liquido total a percibir

Es la diferencia entre el total devengado y el total a deducir, es decir, el importe que recibirás en tu cuenta bancario o en efectivo en concepto de la nómina que corresponda (mensual, extra, etc).

7º.- Firma y sello de la empresa y recibí de la persona trabajadora.

Estos requisitos se mantienen aunque responden a otros momentos en los que la ausencia de medios telemáticos exigía la entrega de la nómina en papel.

La firma y sello de la empresa son a efectos de acreditar que es un documento elaborado por la misma. En cuanto a la firma de la persona trabajadora, como prueba de recepción del salario, no es necesaria si el pago no se realiza en metálico.

8º.- Bases de cotización e IRPF.

En el pie de la nómina es obligatorio reflejar la cotización de la empresa y del trabajador, con detalle del concepto, base, tipo y aportación. Y también hay que indicar cuál es la base sujeta a retención del impuesto sobre la renta.

La base de cotización a Seguridad Social es la suma de los conceptos sujetos que forman parte de la remuneración mensual y del importe de la prorrata de las pagas extraordinarias aunque estas no se perciban mensualmente. Esa es la base sobre la que se aplican los tipos de cotización tanto de la empresa, como del trabajador y que dan como resultado las cantidades que aparecen como “aportaciones de la empresa” y “aportaciones del trabajador”.

Hay que recordar que las bases de cotización están limitadas en su mínimo y  máximo, y que debemos tener en cuenta estos límites en función de cada grupo profesional.

Un lector nos comentaba que no sabía de donde sale la base de cotización. Esto es debido a que el concepto “Gastos locomoción (kms)” de 80,30 euros, que es el resultado de multiplicar 365 kms por 0,22 euros/km, está parcialmente exento según la normativa. Se establece que 19 cms/km estarán exentos de cotización y de IRPF. Por tanto 69,35 euros, resultado de multiplicar el importe exento de 0,19 euros/km por 365 kms, no integrará la base base de cotización ni la base para el cálculo del IRPF. Por tanto a los 1.330,30 euros del total devengado restamos los 69,35 euros no sujetos lo que nos da como resultado la base de cotización indicada de 1.260,95 euros.

Los tipos de cotización, tanto la parte que corresponde a la empresa como al trabajador, son los que publica la tesorería general de la Seguridad Social, normalmente cada año, salvo que, como ocurre en el momento en que escribimos este artículo, todavía no se hayan aprobado los presupuestos.

La empresa aporta mensualmente:

• El 23,6% de la base reguladora de cada trabajador, en concepto de contingencias comunes, que se destina al pago de pensiones y prestaciones en caso de enfermedad.
• El 5,5% o 6,7% si se trata de contratos no indefinidos, para desempleo.
• El 0,2% para el Fondo de Garantía Salarial, conocido como Fogasa, que asume, con las limitaciones y requisitos legales, el pago de salarios e indemnizaciones de las empresas insolventes.
• El 0,6% para Formación Profesional.

¿Eres capaz ya de distinguir las partes de una nómina y entenderla, ya sea la tuya o la de tus empleados? Si es así, objetivo conseguido. Pero no olvides contar con asesores profesionales o personal cualificado para ocuparse de su cálculo, utilizando un software fiable y de calidad. Porque una cosa es entender una nómina y otra muy diferente saber calcular correctamente la misma con todas las variaciones posibles, en función de jornadas, incidencias, tipos de contrato, cotización etc.

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Javier Donoso

Economista / Asesor y Consultor de empresas.
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