Partes de una nómina explicadas. ¡La vas a entender ya!.

Hoy vamos a tratar de ayudarte a descifrar lo que para muchas personas supone un enigma: la nómina.  Entender cada una de las partes de una nómina, cómo se calcula, o  las diferentes circunstancias que justifican, por ejemplo, que dos personas con trabajos iguales no cobren lo mismo. Es el objetivo que nos hemos propuesto tras leer este post: que puedas entender una nómina.

Es importante contar con un buen software de nóminas porque son muchas las incidencias que hay que tener en cuenta para su cálculo. Y, por supuesto, saber cómo debe utilizarse.

Ten en cuenta que situaciones como la enfermedad, la suspensión del contrato por maternidad, la publicación de revisiones salariales del convenio, las vacaciones o la realización de horas complementarias o extraordinarias influyen en la nómina, en las cotizaciones y, de su correcta realización, depende el que evitemos sorpresas desagradables e incluso sanciones.

EJEMPLO PARTES DE UNA NÓMINA

Vamos una por una:

1º.- Los datos de identificación de la empresa.

A efectos de la nómina, la identificación de la empresa empleadora exige que conste el nombre de la empresa, también conocida como razón social, el domicilio, el número de Identificación fiscal, conocido como CIF, y el número de la cuenta de cotización.

En la razón social deberá constar la denominación legal. Hacemos esta precisión porque en determinados sectores es frecuente la utilización de un nombre comercial o marca genérica. Aunque comercialmente no haya ningún inconveniente en la utilización de esos términos, a efectos de la nómina debe utilizarse la denominación legal, que es la que permite la correcta identificación de la empresa y será con la que esta haya solicitado la cuenta de cotización.

¿Qué es la cuenta de cotización? Digamos que es a la Tesorería de la Seguridad Social lo que el número de identificación, el NIF, a hacienda.

Para poder contratar trabajadores y comunicar su alta en Seguridad Social, la empresa debe solicitar previamente la asignación de un código numérico, la cuenta de cotización. Hasta ahora la empresa podía tener diferentes números de cuenta de cotización pero siempre vinculados a aquel que con carácter de principal se le hubiera asignado. Esto ocurría, por ejemplo, si la empresa tenía  diferentes centros de trabajo o si convivían trabajadores con diferentes tipos de cotización.

Desde el pasado 1 de noviembre de 2019 la Tesorería de Seguridad Social pretende unificar en uno solo las diferentes cuentas aunque, según su propia comunicación, mantendrá algunas excepciones.

En cuanto al domicilio de la empresa, lo habitual es que se haga constar el domicilio del centro de trabajo en el que el trabajador prestará sus servicios, aunque no es infrecuente   hacer constar el domicilio social cuando la empresa tiene diferentes domicilios.

2º.-  Los datos identificativos de la persona trabajadora.

El apartado de la nómina que debe reflejar los datos de trabajador  es más amplio de lo que, inicialmente, pudiera creerse y merece la pena detenernos en su contenido.

Junto a su  nombre y apellidos figurará su número de identificación, el DNI, si se trata de una persona española, y el NIE (número de identificación de extranjero) en otro caso.

Conviene recordar en este punto que  para que podamos contratar a ciudadanos extranjeros, debemos comprobar que su autorización de residencia lleva  aparejada  la autorización para trabajar. Para evitar cualquier duda es aconsejable comprobar que la tarjeta de extranjero, conocida como TIE, es acorde al contenido de la resolución que ha resuelto su solicitud. Los errores en las emisiones de las TIE son más frecuentes de lo que sería deseable.

El número de afiliación es el que la Tesorería de la Seguridad Social asigna a cada ciudadano y tiene que ser expresamente solicitado por el trabajador antes de iniciar, por vez primera, su actividad laboral para que la empresa pueda comunicar su alta en Seguridad Social.

Además, la nómina debe reflejar la fecha de alta, que no es otra cosa que la fecha en la que la se inicia la relación laboral entre empresa y trabajador, es decir, la fecha de inicio del contrato. No siempre la fecha de alta es la misma que la fecha de antigüedad y, por ello, también debe hacerse constar esta.

La fecha de antigüedad será anterior a la fecha de  alta en aquellos casos en los que, por ejemplo, la empresa haya asumido personal procedente de otra empresa, con reconocimiento de la antigüedad. También es posible esta situación cuando se hayan celebrado con la persona trabajadora diferentes contratos, de forma sucesiva, de manera que aunque el último contrato se haya iniciado, por ejemplo, el 1 de febrero de 2020, sin embargo, el primero, y, por tanto, la antigüedad en la empresa sea del 1 de julio de 2019.

La  antigua categoría es lo que  ahora se conoce como grupo profesional y es el que determina el grupo de cotización. El grupo profesional hacer referencia a la cualificación y formación que se requieren para el puesto de trabajo y de él depende, por ejemplo, si la cotización es mensual o diaria, así como las bases mínimas de cotización.

Pongamos un ejemplo: supongamos que se quiere contratar a un graduado en química para que desempeñe el puesto de trabajo de director de calidad. En este caso en la categoría haríamos constar el grupo profesional de “Ingenieros y Licenciados”, que se corresponde con el grupo de cotización 1, y en el apartado de puesto, figurará “Director de calidad”. Sin embargo, si se contrata a un graduado en química para desempeñar un puesto de oficial administrativo, en este caso, el grupo profesional será el grupo 5, “Oficiales administrativos”.

3º.- Período devengado o de liquidación, fecha de cobro y días.

Aquí se reflejan las fechas que se van a retribuir, referido a meses naturales. Lo habitual es que se indiquen desde el primero al último día del mes, salvo en aquellos casos en los que se produce una incorporación ya empezado el mes natural o cuando hay una extinción del contrato.

Y se añade la fecha habitual de cobro en la empresa y el número de días, según la retribución sea mensual o diaria.

4º.- Devengos.

La nómina debe reflejar las cantidades que el trabajador va a percibir, con indicación de si se trata de percepciones sujetas o excluidas de cotización.

Las percepciones salariales se suelen clasificar en:

• Salario Base. Es la retribución por unidad de tiempo fijada con carácter de mínimo para cada grupo profesional en cada convenio. Recuerda que con la subida del salario mínimo profesional, este será el mínimo a tener en cuenta.

Al ser un concepto salarial fijado por unidad de tiempo, en aquellos casos en los que la jornada sea parcial, se fijará proporcionalmente a esta.

• Pagas extraordinarias. En la mayoría de los casos son dos pagas anuales pero hay numerosos convenios que contemplan tres pagas. Hay que cotizar por ellas mensualmente con independencia de cuando se produzca su pago, prorrateado con cada paga ordinaria o como pagas extraordinarias.
• Salario en especie. Como tal hay que reflejar aquellos tipos de retribución que no consistan en dinero en efectivo, como seguros médicos, coche de empresa, o cestas de navidad. En otro artículo hemos planteado ejemplos concretos de esas retribuciones en especie, que son 3 de las más utilizadas por las empresas.
• Otros complementos. Estos pueden ser de carácter personal, cuando retribuyen circunstancias personales como antigüedad, o la realización de determinadas funciones; por puesto de trabajo, cuando retribuyen las circunstancias del puesto, como puede ser nocturnidad o peligrosidad; y por calidad o cantidad de trabajo, cuando retribuyen alguna de esas cualidades ya sea por establecerlo así el convenio o por haber sido pactado por las partes, tales como incentivos o  plus de actividad, entre otros.

Las percepciones no salariales son aquellas que no forman parte del salario sino que responden a una  obligación legal o pactada, según los casos. Las más frecuentes son:

• Las indemnizaciones por despidos, suspensión del contrato o traslados. Se trata de las indemnizaciones previstas legalmente para estos supuestos, o bien, las que, por pacto, mejoren aquellas.
• Los abonos de gastos o suplidos que haya realizado el trabajador en su trabajo.
• Las prestaciones en caso de incapacidad temporal, con motivo de enfermedad o accidente de trabajo.

La suma de todas las percepciones se refleja como el total devengado. Es, en términos generales y sin percepciones no salariales, lo que se conoce como salario bruto.

5º.- Deducciones.

Son todas aquellas cantidades que deben ser descontadas del total devengado, del salario bruto, para saber cuánto hay que pagar al trabajador, a cuánto asciende el importe líquido o el salario neto. Accede a nuestra calculadora para calcular el salario neto de tu nómina.

Las deducciones  más frecuentes son aquellas que vienen impuestas legalmente:

• Las cotizaciones del trabajador a Seguridad Social. Una parte del salario de cada trabajador se destina mensualmente a sufragar prestaciones por desempleo, incapacidades temporales o formación profesional. Estas cuotas se calculan sobre el salario anual y son ingresadas por la empresa junto con las cotizaciones empresariales. En estos momentos, y en términos generales, aunque depende del tipo de contrato, suelen ser equivalentes al 6,35%.
• La retención del IRPF, el impuesto sobre la renta de las personas físicas. Esta retención se calcula en función de la situación personal y familiar de cada trabajador. Si el salario anual no alcanza el mínimo establecido legalmente para quedar sujeto, la retención será 0, salvo que el contrato sea de duración determinada, en cuyo caso, el tipo de retención mínimo es del 2%.

Además de las anteriores, en determinadas circunstancias tendremos que tener en cuenta otras deducciones:

• Anticipos. Si se ha pagado un anticipo de la nómina antes de la fecha ordinaria de pago, al calcular la nómina hay que añadir como deducción el importe anticipado.
• Embargos. Si recibimos alguna notificación que nos ordena retener al trabajador la parte del salario que legalmente se puede embargar, debemos incluir entre las deducciones dicho importe. De esta forma, en la nómina se reflejará como salario líquido un importe menor, que será el que se pague, aunque la empresa debe ingresar la cantidad embargada en la cuenta del juzgado o de la administración que lo haya ordenado.
• Valor de las recibido en especie. El mismo importe que como salario en especie se haya reflejado en las percepciones, se reflejará como deducción.

6º.- Liquido total a percibir

Es la diferencia entre el total devengado y el total a deducir, es decir, el importe que recibirás en tu cuenta bancario o en efectivo en concepto de la nómina que corresponda (mensual, extra, etc).

7º.- Firma y sello de la empresa y recibí de la persona trabajadora.

Estos requisitos se mantienen aunque responden a otros momentos en los que la ausencia de medios telemáticos exigía la entrega de la nómina en papel.

La firma y sello de la empresa son a efectos de acreditar que es un documento elaborado por la misma. En cuanto a la firma de la persona trabajadora, como prueba de recepción del salario, no es necesaria si el pago no se realiza en metálico.

8º.- Bases de cotización e IRPF.

En el pie de la nómina es obligatorio reflejar la cotización de la empresa y del trabajador, con detalle del concepto, base, tipo y aportación. Y también hay que indicar cuál es la base sujeta a retención del impuesto sobre la renta.

La base de cotización a Seguridad Social es la suma de los conceptos sujetos que forman parte de la remuneración mensual y del importe de la prorrata de las pagas extraordinarias aunque estas no se perciban mensualmente. Esa es la base sobre la que se aplican los tipos de cotización tanto de la empresa, como del trabajador y que dan como resultado las cantidades que aparecen como “aportaciones de la empresa” y “aportaciones del trabajador”.

Hay que recordar que las bases de cotización están limitadas en su mínimo y  máximo, y que debemos tener en cuenta estos límites en función de cada grupo profesional.

Un lector nos comentaba que no sabía de donde sale la base de cotización. Esto es debido a que el concepto «Gastos locomoción (kms)» de 80,30 euros, que es el resultado de multiplicar 365 kms por 0,22 euros/km, está parcialmente exento según la normativa. Se establece que 19 cms/km estarán exentos de cotización y de IRPF. Por tanto 69,35 euros, resultado de multiplicar el importe exento de 0,19 euros/km por 365 kms, no integrará la base base de cotización ni la base para el cálculo del IRPF. Por tanto a los 1.330,30 euros del total devengado restamos los 69,35 euros no sujetos lo que nos da como resultado la base de cotización indicada de 1.260,95 euros.

Los tipos de cotización, tanto la parte que corresponde a la empresa como al trabajador, son los que publica la tesorería general de la Seguridad Social, normalmente cada año, salvo que, como ocurre en el momento en que escribimos este artículo, todavía no se hayan aprobado los presupuestos.

La empresa aporta mensualmente:

• El 23,6% de la base reguladora de cada trabajador, en concepto de contingencias comunes, que se destina al pago de pensiones y prestaciones en caso de enfermedad.
• El 5,5% o 6,7% si se trata de contratos no indefinidos, para desempleo.
• El 0,2% para el Fondo de Garantía Salarial, conocido como Fogasa, que asume, con las limitaciones y requisitos legales, el pago de salarios e indemnizaciones de las empresas insolventes.
• El 0,6% para Formación Profesional.

¿Eres capaz ya de distinguir las partes de una nómina y entenderla, ya sea la tuya o la de tus empleados? Si es así, objetivo conseguido. Pero no olvides contar con asesores profesionales o personal cualificado para ocuparse de su cálculo, utilizando un software fiable y de calidad. Porque una cosa es entender una nómina y otra muy diferente saber calcular correctamente la misma con todas las variaciones posibles, en función de jornadas, incidencias, tipos de contrato, cotización etc.

Preguntas frecuentes sobre las nóminas

¿Qué es la base de contingencias comunes en la nómina?

 La base de contingencias comunes en la nómina es el importe sobre el que se calculan las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social para cubrir situaciones como enfermedad común, incapacidad permanente, jubilación o maternidad. Esta base se obtiene sumando el salario base, los complementos salariales y otros conceptos retributivos sujetos a cotización, excluyendo las horas extras. Se encuentra reflejada en la nómina y es clave para determinar la cantidad que se descuenta del salario bruto del empleado. El porcentaje de cotización sobre la base de contingencias comunes es del 28,3% en 2025, de los cuales el 23,6% lo asume la empresa y el 4,7% el trabajador. Es importante revisar esta base en la nómina para asegurarse de que se está cotizando correctamente, ya que afecta directamente a futuras prestaciones sociales, como la jubilación o el subsidio por incapacidad temporal.

¿Qué es la base reguladora de una nómina y cómo se calcula?

La base reguladora de una nómina es el importe que se utiliza para calcular ciertas prestaciones de la Seguridad Social, como la baja por incapacidad temporal, la prestación por desempleo o la pensión de jubilación. Se obtiene a partir de la base de cotización del trabajador, que varía en función del tipo de prestación a calcular. Por ejemplo, para una incapacidad temporal, la base reguladora se calcula dividiendo la base de contingencias comunes entre 30 días si el salario es mensual, o entre los días cotizados si es diario. En el caso del paro o la jubilación, se toman en cuenta periodos más largos para determinar la cuantía de la prestación. Es fundamental conocer la base reguladora de la nómina, ya que influye directamente en los derechos económicos del trabajador en caso de necesitar cobertura social.

¿En qué influye el grupo de cotización en la nómina?

El grupo de cotización en la nómina determina la base mínima y máxima sobre la que se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social. Existen 11 grupos de cotización, que clasifican a los trabajadores según su categoría profesional y afectan directamente a la cuantía de sus aportaciones a la Seguridad Social. Por ejemplo, los trabajadores encuadrados en los grupos 1 y 2 (ingenieros, licenciados y personal de alta dirección) tienen bases de cotización más elevadas que los de grupos inferiores. Además, el grupo de cotización influye en aspectos como la prestación por desempleo, la pensión de jubilación y las bases reguladoras de las prestaciones por incapacidad temporal. Es importante que el trabajador revise en su nómina el grupo en el que está incluido, ya que un encuadramiento erróneo puede afectar sus derechos laborales y su futura pensión.

¿Qué es el grupo de cotización 3 y a quién se aplica?

El grupo de cotización 3 dentro del sistema de la Seguridad Social corresponde a jefes administrativos y de taller. Esto significa que los trabajadores encuadrados en este grupo desempeñan funciones de dirección y supervisión dentro de una empresa, pero sin llegar a las categorías superiores de alta dirección o titulados universitarios (grupos 1 y 2).

Pertenecer al grupo de cotización 3 influye directamente en la base mínima y máxima sobre la que se calculan las cotizaciones del trabajador. Estas bases determinan las aportaciones a la Seguridad Social y, en consecuencia, afectan las prestaciones por desempleo, incapacidad temporal, jubilación y otras coberturas sociales. Es fundamental que la empresa asigne correctamente el grupo de cotización, ya que un encuadramiento erróneo podría repercutir en los derechos laborales y prestaciones futuras del trabajador.

¿Cómo hacer una nómina paso a paso?

 Elaborar una nómina correctamente es esencial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales. Para saber cómo hacer una nómina, es necesario seguir estos pasos:

• Datos del trabajador y de la empresa: Se deben incluir el nombre y NIF de la empresa, el nombre del trabajador, su categoría profesional, grupo de cotización y el período de liquidación.
• Devengos: Se reflejan todos los conceptos salariales que el trabajador percibe, como salario base, complementos salariales, horas extras o pagas extraordinarias prorrateadas.
• Deducciones: Se aplican las retenciones de la Seguridad Social (contingencias comunes, desempleo y formación profesional) y la retención del IRPF según corresponda.
• Base de cotización: Se calcula la base de contingencias comunes y la base de contingencias profesionales, sobre las que se aplican las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Líquido a percibir: Es la cantidad final que el trabajador recibirá después de aplicar las deducciones al salario bruto.
• Firma y entrega: La nómina debe ser firmada por la empresa y entregada al trabajador de forma física o digital, asegurando que cumple con la normativa vigente.

Conocer cómo hacer una nómina de manera correcta evita errores en el cálculo de salarios y cotizaciones, garantizando el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal.

¿Qué son las percepciones no salariales? Ejemplos y diferencias con el salario

Las percepciones no salariales son aquellos ingresos que recibe un trabajador en su nómina, pero que no forman parte de su salario base ni de los complementos salariales. Estas percepciones no retribuyen directamente el trabajo realizado, sino que tienen un carácter indemnizatorio o compensatorio, por lo que en muchos casos están exentas de cotización y de IRPF.

Ejemplos de percepciones no salariales:

 Algunos ejemplos de percepciones no salariales que pueden aparecer en una nómina incluyen:

Dietas y gastos de desplazamiento: Cantidades destinadas a cubrir comidas, alojamiento o transporte cuando el trabajador se desplaza por motivos laborales.

Indemnizaciones por despido o fin de contrato: Compensaciones económicas que recibe el trabajador cuando finaliza su relación laboral.

Complementos por incapacidad temporal: Pagos que realiza la empresa para complementar la prestación de la Seguridad Social en caso de baja médica.

Productos o servicios en especie: Beneficios como vales de comida, transporte, seguros médicos o planes de pensiones, siempre que cumplan los límites exentos de tributación.

Asignaciones familiares: Ayudas económicas por hijos a cargo o por situaciones familiares específicas.

Es importante diferenciar las percepciones no salariales de los conceptos salariales, ya que afectan tanto a la cotización a la Seguridad Social como a la retención del IRPF.

¿Qué es la cuantía en una nómina y cómo se calcula?

La cuantía en una nómina hace referencia a los importes reflejados en cada uno de los conceptos salariales y no salariales que conforman el sueldo de un trabajador. Cada cuantía representa un valor económico asociado a un concepto específico, como el salario base, los complementos salariales, las horas extras o las percepciones no salariales.

El cálculo de la cuantía en una nómina se basa en distintos factores, como el convenio colectivo aplicable, la jornada laboral, la categoría profesional del trabajador y las deducciones correspondientes. Dentro de la nómina, se pueden encontrar cuantías diferenciadas en tres secciones principales:

1. Devengos: Incluye el salario base, los complementos salariales y otras percepciones, determinando el sueldo bruto.
2. Deducciones: Se reflejan las cotizaciones a la Seguridad Social y la retención del IRPF, restándose del salario bruto.
3. Líquido a percibir: Es la cuantía final que el trabajador recibe después de aplicar todas las deducciones.

Entender la cuantía en una nómina es clave para verificar que el salario ha sido calculado correctamente y que las retenciones aplicadas cumplen con la normativa vigente.

¿Qué significan la fecha de alta y la fecha de antigüedad en la nómina?

La fecha de alta y la fecha de antigüedad en la nómina son dos datos clave que reflejan el inicio de la relación laboral del trabajador con la empresa, pero tienen significados distintos:

• Fecha de alta: Indica el día exacto en que el trabajador fue inscrito en la Seguridad Social por parte de la empresa. Esta fecha es importante porque determina desde cuándo el empleado está cotizando y cubierto por las prestaciones del sistema, como desempleo, jubilación o incapacidad temporal.
• Fecha de antigüedad: Hace referencia al día en que el trabajador comenzó su relación laboral con la empresa. Puede coincidir con la fecha de alta en la Seguridad Social o ser anterior, en casos como contratos previos, prácticas profesionales o recontrataciones sin interrupción significativa. La antigüedad es clave para calcular indemnizaciones por despido, trienios y otros derechos laborales acumulados.

Es importante que el trabajador revise en su nómina la fecha de alta y la fecha de antigüedad, ya que pueden influir en sus derechos y prestaciones laborales.

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Javier Donoso

Economista | Asesor Fiscal y Laboral | Consultor de empresas.
Otras áreas de especialización: Inteligencia Artificial, Automatizaciones, Desarrollo Web, Marketing Digital.
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Aportando conocimiento y soluciones a los nuevos emprendedores para evitar problemas.

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