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El RD 504/2022 modificaba el apartado 2 del artículo 30 del RD 84/1996 sobre las solicitudes de alta y baja respecto a las solicitudes de alta de los trabajadores por cuenta propia (RETA). Debido a la necesidad de comunicar nuevos datos en esas solicitudes de alta en RETA ha resultado una restructuración en el procedimiento de solicitud de la cuenta de cotización principal (CCCP) para empresas.
Nuevos datos a cumplimentar en solicitudes de alta en RETA según el RD 504/2022 antes del 31/10/2023:
- Razón Social y NIF de las Sociedades y Comunidades de Bienes de las que forman parte los autónomos al amparo de lo establecido en el artículo 14.1b) y párrafos b), c), d) e) y I) del artículo 305.2 del TRLSS.
- Desempeño del cargo de consejero o administrador o prestación de otros servicios para la sociedad, según el artículo 305.2 b) del TRLSS
- Porcentaje de participación en el capital social
- Nombre y apellidos, DNI de los familiares con los que conviva el trabajador autónomo. Según párrafos b) 1º y e) del art. 305.2 del TRLGSS
- NIF del cliente del que se dependa económicamente en caso de los TRADE. Regulado en el art. 305.2 f)
- Colegio profesional en el que deban figurar incorporar los trabajadores autónomos obligados a ello, según el art. 305 2 g).
- NIF de la empresa o empresa para que se van a prestar actividades complementarias privadas de acuerdo al art. 305 2.j)
- Nombre y apellidos y DNI o equivalente del trabajador autónoma en cuya actividad económica o profesional trabajen los familiares a que se refiere el artículo 305.2k) del TRLGSS
Consecuencia de esos nuevos datos a cumplimentar se crea la Base de datos de empresas en la que cada empresa deberá ser asignada con un Numero de Empresa ante la TGSS (NET), número invariable durante todo el proceso de vida de la empresa. Por otra parte, los nuevos datos a incluir en las altas de trabajadores autónomos van a formar parte de la llamada Base de datos de personas Vinculadas
Conviene reseñar que lo comentado en este artículo será aplicable solo para empresas colectivas, que son todas aquellas diferentes de los empresarios individuales. Por ejemplo: S.L, S.A, S.A.L, S.L.L, C. Coop, entre otras.
Aunque todo esto puede resultar un poco complicado de entender, ya que, en parte son cuestiones técnicas de estructuraciones internas de bases de datos, podemos concluir que, desde el punto de vista de las empresas y los asesores laborales que vayan a ocuparse de dar de alta empresas con o sin trabajadores, pero con una persona obligada a estar de alta en RETA van a tener que conocer estos nuevos procedimientos.
Alta en RETA – Procedimientos a realizar según empresa nueva o existente, con o sin trabajadores
Vamos a intentar detallarlos de forma sencilla de acuerdo a lo recogido en el BNR 1/2023 que es un poco farragoso.
Podemos tener dos casos:
1.- Empresas nuevas en las que haya que solicitar la apertura de un nuevo CCCP
2.- Empresas ya existentes
Y dentro de cada una de esas opciones las que tienen y las que no tienen trabajadores pudiendo, por tanto, prescindir de CCC por no ser necesario. Hemos realizado un esquema para intentar, dentro de lo posible, que se vea un poco más claro.
Empresas nuevas en las que haya que solicitar la apertura de un nuevo CCCP
Dentro de las empresas nuevas, tenemos a su vez dos posibilidades. Que la empresa tenga trabajadores o que no los tenga, pero si tenga un responsable obligado a estar de alta en RETA.
EMPRESAS CON TRABAJADORES
Una empresa con trabajadores debe tener asignado, al menos, un CCCP (Cuenta de cuenta de cotización principal)
Para asignar ese CCC la empresa debe figurar registrada en la Base de datos de empresa y tener asignado un NET (Numero de empresa de la TGSS).
¿Cómo dar la empresa de alta en el registro de base de datos de empresas para que se le asigne su NET?
Hay varias formas para realizar este proceso que no van a estar accesibles simultáneamente sino en función de la evolución de la implantación de las herramientas que van a quedar como definitivas una vez configuradas y puestas en marcha.
SEDESS
Esta posibilidad no va a estar disponible de momento ya que se está implantando. Una vez implantada se accedería en el submenú EMPRESAS>Afiliación, Inscripción y Modificaciones>Servicio de alta empresa sustituyendo a la anterior denominación Inscripción y Asignación de CCC para empresario colectivo.
Aquí puedes acceder a esa zona de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
Como no esta operativa esta opción la alternativa es solicitar mediante CASIA la inclusión en el registro de base de datos de empresas.
Para CCC secundarios puede solicitarse a través del servicio “Asignación Código Cuenta de Cotización Empresario Colectivo.” existente en la Oficina Virtual del Sistema RED.
Casia
- CREACIÓN DEL REGISTRO DE LA BASE DE DATOS DE EMPRESAS, BASE DE DATOS DE PERSONAS VINCULADAS RETA Y ASIGNACIÓN DEL CCCP
El autorizado red deberá solicitar la inscripción en el registro de base de datos de empresa, en el base de datos de personas vinculadas y la correspondiente asignación del CCCP de empresa a través de CASIA mientras SEDESS esté deshabilitado.
Se ha habilitado en CASIA un nuevo trámite llamado “Inscrip.Empresa y asignación CCCP” accediendo de la siguiente forma.
Materia: Inscripción de empresas.
Categoría: Inscripción de empresas y asignación de CCCP.
Subcategoría: Inscripción de empresas y asignación de CCCP.
En el momento de solicitar la inscripción habrá que solicitar los siguientes datos, de acuerdo a lo recogido en el BNR1/2023:
Dado que los DATOS DE EMPRESA son muchos y consideramos que en el BNR1/23 se ven un poco confuso les hemos dado un formato más amigable y puedes acceder a ellos de dos formas:
1.- Acceso en linea en un pdf –Datos de empresa a cumplimentar para CASIA
2.- Descargando Word editable que puede servirte para su cumplimentación
- MODIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE EMPRESAS Y BASE DE DATOS DE PERSONAS VINCULADAS RETA
Para solicitar modificación de datos de la base de datos de empresa y de la base de datos de personas vinculadas a esas empresas se ha habilitado en CASIA un nuevo trámite llamado “Modificación datos empresa” accediendo de la siguiente forma.
Materia: Inscripción de empresas.
Categoría: Variación de datos.
Subcategoría: Modificación datos empresa
También se utilizará este procedimiento cuando haya que comunicar un nuevo cargo o socio o el cese en cualquiera de dichas condiciones durante el tiempo que no este disponible la posibilidad de hacerlo mediante el sistema RED.
¡Atención! Para esta solicitud de modificación se deberá indicar como dato complementario el CCCP que ya debe estar asignado al autorizado RED que realiza la solicitud.
Sistema Red
A fecha de publicación del BNR1/23 se comunicaba que estaba previsto incorporar en Sistema RED un acceso para poder realizar la modificación de datos de empresa y personas vinculadas. A fecha de realización de esta publicación ese acceso se encuentra ya disponible.
Actualmente se puede acceder también a la transacción Alta de Empresas disponible, de momento, solo para empresas cuando ya existan en el sistema Códigos de Cuenta de Cotización asociados a un NIF.
A continuación te dejamos enlaces a los manuales publicados de estas dos transacciones, ya que, de momento no hay ayuda general en linea, solo en campos concretos.
Manual de Alta de Empresas
Manual de Modificación de Empresas
EMPRESAS SIN TRABAJADORES (NO CCC)
Si la empresa no tiene o va a tener trabajadores por cuenta ajena o asimilados por los que necesite tener un CCC, pero si hay personas que realizan actividades en la empresa por la deban estar de alta en RETA, se debe igualmente crear el registro de la empresa en la BASE DE DATOS DE EMPRESAS.
De momento y de forma temporal no es necesario, que, de forma previa al alta en RETA, la empresa este registrada en la BASE DE DATOS DE EMPRESAS. Según el BNR1/23 se informará más adelante sobre este requisito previo.
Para proceder a crear el registro en la BASE DE DATOS DE EMPRESAS se podrá realizar de esta forma:
SEDESS
Como se indicó ya en el apartado anterior se habilitará próximamente.
Casia
- CREACIÓN DEL REGISTRO DE LA BASE DE DATOS DE EMPRESAS Y BASE DE DATOS DE PERSONAS VINCULADAS RETA.
El autorizado red deberá solicitar la inscripción en el registro de base de datos de empresa, en el base de datos de personas vinculadas a través de CASIA mientras SEDESS esté deshabilitado.
Se accede al trámite de la siguiente forma.
Materia: Inscripción de empresas.
Categoría: Registro Empresa sin CCC
Subcategoría: Registro Empresa sin CCC.
Se deberán proporcionar todos los datos de empresa y datos de personas vinculadas a empresa. Pueden verse los comentados en el punto 1 anterior para el caso de nuevas empresas con trabajadores. Son los mismos.
Dado que los DATOS DE EMPRESA y de PERSONAS VINCULADAS A EMPRESA son muchos y consideramos que en el BNR1/23 se pueden ver un poco confuso les hemos dado un formato más amigable y puedes acceder a ellos de dos formas:
DATOS DE EMPRESA
1.- Acceso a pdf con los Datos de empresa a cumplimentar para CASIA – Si quiere s consultarlos en linea.
2.- Word editable que puede servirte para su cumplimentación – Si quieres descargar el Word y utilizarlo de plantilla para ir cumplimentando datos para alta en RETA de nueva empresa sin CCC.
DATOS DE PERSONAS VINCULADAS A EMPRESA
1.- Acceso a pdf con los Datos de personas vinculadas a empresa a cumplimentar para CASIA – Si quiere s consultarlos en linea.
2.- Word editable que puede servirte para su cumplimentación – Si quieres descargar el Word y utilizarlo de plantilla para ir cumplimentando datos para alta en RETA de nueva empresa sin CCC.
- MODIFICACIÓN DEL REGISTRO DE LA BASE DE DATOS DE EMPRESAS, BASE DE DATOS DE PERSONAS VINCULADAS RETA
Se accede al trámite de la siguiente forma.
Materia: Inscripción de empresas.
Categoría: Modificación de empresas sin CCC
Subcategoría: Modificación de empresas sin CCC
Además, tal y como dice el BNR1/23 “Igualmente se deberá comunicar por este trámite la existencia de un nuevo cargo o socio, durante el tiempo que pueda demorarse la transacción de la modificación de datos de empresas y socios a través del Sistema RED”.
Sistema Red
A fecha de publicación del BNR1/23 se comunicaba que estaba previsto incorporar en Sistema RED un acceso para poder realizar la modificación de datos de empresa y personas vinculadas. A fecha de realización de esta publicación ese acceso se encuentra ya disponible.
Empresas ya existentes
Distinguimos primero entre empresas con CCC y sin CCC, es decir con o sin trabajadores por cuenta ajena o asimilados.
EMPRESA CON CCC
A fecha de publicación de este artículo deben haberse creado ya, de forma automática, los registros correspondientes en la base de datos de empresas. Comprobado en alguna empresa efectivamente se ha creado ya el registro y asignado un numero de empresa TGSS.
Como se puede observar en el formulario, el último campo es Datos de socios (A). Al indicar A en ese campo y pulsar continuar, una vez superadas el resto de validaciones se accederá a una pantalla en la que se podrán cumplimentar los datos de personas vinculadas a la empresa. En este caso serán personas vinculadas, que al tratarse de empresas existentes ya deberían de estar dados de alta en RETA. La pantalla a la que se accedería sería como esta.
A continuación te dejamos enlaces a los manuales publicados de estas dos transacciones, ya que, de momento no hay ayuda general en linea, solo en campos concretos.
Manual de Alta de Empresas
Manual de Modificación de Empresas
EMPRESA SIN CCC
Para estos casos, a diferencia del caso anterior, la creación del registro y asignación del NET no es automático. Se debe realizar mediante el trámite a través de CASIA comentado anteriormente para Empresas nuevas sin CCC.
Este sería el procedimiento a seguir en estos primeros meses de aplicación de lo recogido en el RD 504/2022 por el que se modifican el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social.
Todo ello para poder controlar y poder poner en práctica el nuevo sistema de cotización por rendimientos netos para trabadores por cuenta propia o autónomos (RETA) legislado en el RDL 13/2022.
Finalmente, recodar que existe obligación también, tanto para los nuevos autónomos, como para los ya existentes de comunicar todas las actividades que realicen. Para ello se ha habilitado una nueva transacción en Sistema Red dentro del menú “Régimen Especial de Trabajadores Autónomos”. Para las nuevas altas en RETA esto deberá comunicarse en el momento del alta. Para las existentes hay también obligación de comunicarse, si no se ha realizado con anterioridad.
Recordamos también que ya se puede comunicar los Rendimientos Netos estimados para elegir la base de cotización por la que cotizar dentro del tramo correspondiente. Esta nueva base, en caso de cambio empezará a aplicarse a 1 de marzo, si la modificación se realiza en los dos primeros meses del año.
No queda claro de la lectura del RFL 13/2022 y del BNR 1/23 si, en el caso de autónomos que ya estaban dados de alta en RETA antes de 31/12/2022 y cotizaban por una base superior se debe hacer o no una comunicación de rendimientos netos previstos, eligiendo esa base superior o por prudencia es mejor dejarlo sin hacer y que se mantenga esa base y cuota por la que se venía cotizando.
En el caso de los autónomos con tarifa plana tampoco se sabe con certeza nada al respecto. Cómo en principio siguen con el sistema anterior parece que no tiene sentido comunicar los rendimientos netos ya que no van a influir en la cuota a pagar.
Si hay novedades en alguno de los aspectos tratados en este artículo iremos actualizándolo.
Esperemos que sirva de ayuda para este cambio tan radical de sistema y en el que, como en otras normativas recientes en el ámbito de la Seguridad Social, echamos de menos más concreción y menos ambigüedad en la normativa. Esto es algo que se podría conseguir si hubiera una comunicación más directa entre los colectivos de profesionales encargados de aplicarla y la administración, todo ello, por supuesto, antes de poner en práctica los cambios.
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Javier Donoso
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.
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