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La obligación de llevar el registro de la jornada de trabajo, su control y conservación, llegó, finalmente, en forma de Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, entrando en vigor el pasado día 12 de mayo.
¿Cómo hemos llegado aquí?
Podríamos decir que han confluido muchas circunstancias a lo largo de muchos meses las que han dado lugar a que el gobierno haya tomado la vía rápida, para imponer esta obligación legal a todas las empresas, salvo poquísimas excepciones.
Decimos que ha sido por la vía rápida porque se ha utilizado el Real Decreto-ley, previsto para aprobar normas con rango de ley en casos de extraordinaria y urgente necesidad, para regularlo sin tener que pasar los trámites parlamentarios para su aprobación.
Que esta obligación se introduzca ahora en el Estatuto de los Trabajadores obedece a su inexistencia previa. Vamos a explicarnos. A raíz de la realización de horas extraordinarias y de la dificultad de su probanza por parte de los trabajadores en 2015 la Audiencia Nacional, en su Sentencia de 4 de diciembre, interpretaba la obligatoriedad de llevar el registro de jornada para controlar los excesos y para evitar la situación de indefensión de las personas trabajadoras, todo ello con independencia de la existencia o no de horas extraordinarias. Es decir, interpretaba que debía registrarse la jornada aunque no se realizasen horas extraordinarias.
Esta Sentencia no fue confirmada por el Tribunal Supremo, STS 246/2017, de 23 de marzo, que se pronunció en el sentido de que sería conveniente una reforma legislativa que, de forma clara, estableciera la obligación de llevar un registro horario, facilitando así al trabajador la prueba de la realización de las horas extraordinarias.
A esto se suma la interpretación de la Directiva 2003/88/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 4 de noviembre de 2003, sobre determinados aspectos de la ordenación del tiempo de trabajo, que impone a las empresas la obligación de implantar un sistema de cómputo de la jornada laboral efectiva y que se oponía a la normativa española de la que, hasta ahora, no existía dicha obligación.
Y a esto se suma, como se recoge en la propia exposición de motivos del Real Decreto-ley 8/2019 citado, los problemas del control de la jornada por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Qué se persigue con esta obligación de registro de la jornada de trabajo?
Al menos sobre el papel, la finalidad es garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, crear un marco de seguridad para empresas y trabajadores, y posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Y, en teoría, con ello se facilitará la resolución de discrepancias en cuanto a la jornada, y sobre el salario, y se sientan las bases para acabar con un elemento de precariedad.
¿Están obligadas todas las empresas?
Sí, puesto que afecta a la inmensa mayoría, sin distinción de sector o tamaño, aunque hay algunas excepciones.
Hay que entender que esta obligación se introduce en el Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 34, apartado 9. Esto significa que el ámbito de aplicación es el propio del Estatuto de los Trabajadores, tal como se recoge en su artículo 1, y, en consecuencia no se aplica:
- A las relaciones expresamente excluidas de dicho artículo, como las de quienes son socios de una sociedad y desempeñan funciones inherentes al cargo de administrador siendo retribuidos por ello.
- A las relaciones laborales de carácter especial, como las de alta dirección o las de trabajadores con libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
- A aquellas que no tienen carácter laboral sino societaria, como sería el caso de las sociedades cooperativas a las que no es de aplicación la normativa laboral salvo remisión expresa.
- A quienes ya tienen un régimen específico, como es el caso de los trabajadores con contrato a jornada parcial o trabajadores de la marina mercante o trabajadores móviles como determinados transportes por carretera.
¿En qué se concreta la obligación de registro de jornada?
Tal como se recoge en el nuevo apartado 9 del art. 34 del Estatuto de los trabajadores,
“ 9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la inspección de Trabajo y Seguridad Social.”
¿Se regula la forma que ha de adoptar ese registro de jornada?
No. Al menos hasta el momento no se establece una forma concreta. Esto significa que, en principio, es válido tanto un sistema automatizado como un programa o aplicación, como un sistema manual.
El único requisito que debería reunir el sistema elegido sería el proporcionar información fiable e inmodificable. Y en caso de que el sistema requiera el acceso a dispositivos digitales o uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización deben respetarse los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el art. 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, que remite a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos
Si optas por un sistema manual puedes confeccionar un modelo en hoja Excel o pdf, o utilizar uno de los muchos que ya están disponibles en internet.
Si, por el contrario, decides automatizar el proceso puedes recurrir a alguno de los programas existentes.
¿Alguna recomendación de software?
Entre los programas de personal y recursos humanos algunos como Factorial ya han incluido entre sus funcionalidades la que te permite llevar el fichaje y control horario de forma sencilla y gratuita, sin límites de usuario. Esta es una buena opción para simplificar dicho control sin tener que realizar cálculos manuales, prescindiendo del papel, y desde cualquier lugar. Sirve tanto para España como para el resto de países por lo que si tienes algún trabajador desplazado por razón de algún proyecto concreto, puedes utilizarla igualmente.
Tienes la opción básica que es gratuita para siempre, según figura en la web, y que te permite disponer del portal del empleado, gestionar las vacaciones, ausencias y bajas en un mismo calendario, gestionar todos los documentos de cada trabajador en una carpeta privada y generar de forma actualizada el organigrama de tu empresa. Todo ello aparte de la funcionalidad de registro de control horario.
Y también dispones de otra opción de pago, Factorial HR, en la que, además de las funcionalidades anteriores, te ofrecen asesoría legal, generar nóminas y ficheros de pagos, contratos y ficheros SEPA.
El propósito de esta obligación es plausible pero no nos convence. Todos conocemos sectores y empresas en los que se vive con normalidad la realización de jornadas que exceden los límites legales y cuya realización no es ni voluntaria, ni retribuida ni compensada. Pero el afán de acabar con estas prácticas no debería haber llevado a una especie de “café para todos”, sin tener en cuenta el tamaño de la empresa y sin considerar que las de siempre, aquellas que por tamaño y recursos encuentran formas de sortear estas cuestiones, lo seguirán haciendo. Pero eso sí, a las pequeñas se les impone, sin paliativos, otra obligación más.
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