En estos días de confinamiento obligado y de trabajo a distancia, entre  aquellos que tienen esta posibilidad hay un comentario que se repite: el descontrol del horario, en la mayoría de los casos por exceso.

El teletrabajo tiene, sin duda, muchas ventajas. Pero para poder aprovecharlas como empresa es fundamental disponer de la tecnología y procesos adecuados, y tener cultura de empresa para que las personas que forman tu equipo y tú mismo, encontréis  el equilibrio entre vida laboral y personal.

Las dos caras de la moneda deben formar un todo. No se trata de tener personas cuyas jornadas sean inacabables, porque esto pasa factura, ni de tener personas que no sean capaces de flexibilizar y adaptarse a las circunstancias, porque en estos momentos precisamente lo que hace falta es tener capacidad y actitud para superar el aislamiento y que este no afecte a la continuidad y calidad del trabajo.

¿Cómo llevar el registro horario?

Si tu empresa ha sido de las que, desde que la obligación de registrar diariamente la jornada, ya  hace casi un año, implantó algún tipo de software de registro horario  que permite su uso desde cualquier dispositivo, ya sea tableta, teléfono móvil o un ordenador personal,  sin necesitar un hardware adicional, es fácil.

Simplemente,  cada trabajador podrá seguir utilizándolo como lo venía haciendo,  y quizás la única diferencia es que ahora lo haga no desde el ordenador de la oficina, sino desde la aplicación descargada en el móvil.

Si en tu caso el registro horario se realiza mediante determinadas aplicaciones que permanecen abiertas durante la jornada de trabajo, el trabajo en remoto tampoco se verá afectado.

Y lo mismo sucede si, como en muchos casos, el sistema de registro de tu empresa se lleva mediante hojas Excel que recogen hora de inicio y de finalización de la jornada, o mediante correos electrónicos.

El sistema más conveniente es el que asegura la realidad de la información recogida, por lo que lo mejor que puedes hacer es realizar una comparativa de los diferentes programas de  registro horario, comprobar que se trata de software de fácil instalación en cualquier dispositivo móvil, si permite geolocalización y, por supuesto, el coste.

Y si no te habías planteado contratar un software de registro horario, esta puede ser una buena oportunidad para que lo hagas.  Es probable que no hayas valorado con anterioridad la opción del teletrabajo pero si compruebas que funciona, y que realmente no es necesario tener a todo tu equipo yendo a la oficina todos los días, puede ser la ocasión de plantearlo y reducir costes cuando todo esto pase.

¿Debo poner los medios para el  teletrabajo?

Sí, es la empresa quien debe proporcionar los medios para teletrabajar. El hecho de que la prestación de los servicios se realice desde el domicilio de las personas trabajadores no cambia nada. Igual que en el centro de trabajo los medios son puestos por la empresa, en el teletrabajo la obligación es la misma.

Es cierto que en esta situación extraordinaria en la que estamos nos hemos podido ver sorprendidos ante la falta de previsión y  tiempo para proporcionar los equipos a nuestra plantilla. Es una situación excepcional y como tal hay que afrontarla. Y seguro que tus propios trabajadores han colaborado utilizando sus propios medios.

En cuanto a la conexión a internet, al menos en las zonas urbanas, la mayoría de las casas disponen de conexión. Y en aquellos casos en los que, por cualquier circunstancia no se dispusiera de la misma, la opción de crearse una red wi-fi utilizando la conexión de datos del teléfono móvil siempre está al alcance de la mano. Si únicamente se utiliza para conectarse y trabajar en remoto, el consumo de datos no se va a elevar significativamente. Y si lo hiciera,  podrías compensar el exceso de la factura.

¿Cómo se gestiona el trabajo a distancia?

Aunque físicamente no estemos en el lugar habitual de trabajo, eso no debe afectar a nuestra rutina. Comenzar a la misma hora, hacer una pausa para un café, respetar el tiempo de la comida…

Si por el tipo de actividad que realiza tu empresa es preciso que el personal comparta tareas puedes utilizar plataformas de trabajo colaborativo como el que proporciona Microsoft Teams o Slack.

Y si  es necesario mantener reuniones o  puedes recurrir a alguna de las herramientas de reuniones o conferencias virtuales. De hecho, en las últimas semanas los webinar y las plataformas de aprendizaje virtual, más conocido como  e-learning,  están siendo utilizados por empresas y colectivos dedicados a la formación como alternativa a las clases y seminarios presenciales.

Tendrás que realizar un mayor esfuerzo de organización  para que los objetivos se cumplan y poder valor la efectividad y calidad del trabajo.

Si careces de experiencia en liderar equipos a distancia o las personas que deben dirigir esos equipos no saben muy bien cómo hacerlo, es tiempo de recibir formación de los expertos cuyas recomendaciones te serán de utilidad. Algunas de esas claves son:

  • Mostrar confianza en el equipo. Es importante que cada integrante sienta que confías en su responsabilidad individual.
  • Definir los objetivos de trabajo individuales y colectivos. Recuerda dejar claro quién, cuándo y cómo se debe hacer el trabajo. De esta forma medir el progreso y aplicar correcciones será más sencillo.
  • Contabilizar las horas. Es importante que haya un buen reparto de la carga de trabajo y que cada persona pueda optimizar los tiempos sin valor añadido. De esta forma el equipo, la empresa, trabajará de forma más eficaz.
  • Reconocer y premiar la calidad del trabajo más que el tiempo dedicado
  • Consensuar un horario de trabajo a distancia y establecer pausas. De esta forma la flexibilidad de cada persona no dificultará el trabajo colectivo y permitirá una mejor organización.
  • Informar a tu equipo de aquellos consejos sobre hábitos posturales, rutinas, iluminación del espacio de trabajo, recomendaciones de distancia, iluminación de pantallas, etc.  Todo esto redunda en beneficio de quien tiene que adaptarse a trabajar desde casa.
  • Hay personas que por su carácter o costumbres son especialmente sensibles a trabajar a distancia, aisladas del grupo. Envía mensajes de ánimo.
  • Impulsa reuniones virtuales para romper la rutina y permitir el contacto visual de los equipos. Es importante que nadie se sienta aislado.

Ya tienes algunas claves para que esta época de teletrabajo sea una experiencia positiva, que te sirva para futuras ocasiones, aunque no estés obligado por las circunstancias, como ocurre ahora. Puede que descubras que la productividad aumenta y la felicidad de tus empleados también. ¿Que más podrías pedir? Sería la parte positiva de estos tiempos de crisis que nos está tocando vivir.

 

 

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