Hablar hoy de las ventajas y funcionalidades del Sistema Red adquiere especial relevancia al ser cercana la incorporación obligatoria al mismo de varios colectivos.
Uno de los colectivos más importantes, que deberán utilizarlo de forma habitual para realizar sus gestiones serán los trabajadores encuadrados en el llamado RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos), conocido por todos popularmente como el régimen de “autónomos”.
Ha habido un poco de revuelo con esta obligatoriedad, quizás debido al temor de los afectados por carecer de los medios y formación necesarios para poder utilizarlo correctamente. El problema no es tal ya que existe la posibilidad de otorgar la representación al asesor que lleve sus asuntos fiscales, contables, laborales, etc. para que sea este quien, siguiendo las indicaciones del autónomo, lo utilice.
Sí puede ser un problema para los autónomos que prescindan de los servicios de una asesoría o un asesor, pero, en verdad, esté seguro de que este será el menor de sus problemas ya que no contar con un profesional para las relaciones con la administración, es, en nuestra opinión, una verdadera temeridad.
Los que venimos utilizando como asesores el Sistema Red durante muchos años, desde su implantación, sabemos de primera mano, que supuso un antes y un después en las relaciones con la Seguridad Social. Muchos recordarán los tiempos en los que tenías que perder dos o tres horas para ir a la Tesorería y presentar, por ejemplo, los famosos modelos TA2, de alta, con la consiguiente documentación obligatoria.
A veces tardabas menos, a veces más. En ocasiones tenías la suerte de ser atendido por un funcionario/a amable y servicial, que te hacía mitigar la sensación de pérdida de tiempo. Otras veces, cuando no tenías esa suerte, volvías a la oficina maldiciendo el tiempo perdido en esa u otras gestiones.
El 3 de abril de 1995 se publicó la orden por la que se regulaba el uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos para inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la Seguridad Social.
En esos primeros años, la posibilidad de enviar las altas, bajas y otros movimientos por fax, parecía ciencia ficción. Cuando en 1998 utilizamos por primera vez el Sistema Red, aquello fue apoteósico. Los trámites se reducían en tiempo sustancialmente y esta operativa te permitía realizarlos en forma remota, con tan solo un ordenador, estuvieras en tu ciudad o de vacaciones en otro punto de la geografía española.
En aquellos momentos ganamos los asesores, ganaron los funcionarios y ganó el resto de público que pudo ver como para los trámites presenciales había más personal para atenderles con la consiguiente agilización.
Hoy la mayor parte de colectivos puede disfrutar de las ventajas y funcionalidades del Sistema Red. Aparte del comentado ahorro de tiempo y deslocalización para las gestiones, podemos mencionar las siguientes, referidas al régimen general de Seguridad Social y al régimen de autónomos si tienen trabajadores:
- La disposición, en el momento de realizar la gestión, del documento que lo acredita, con indicación de fecha y hora.
- Posibilidad de contar con ayudas contextuales y de manuales en pdf, aparte de la de webs especializadas, que te facilitan la correcta realización de los trámites.
- La validación del propio sistema cuando detecta incongruencias en los datos. En este punto no podemos dejar pasar que, lamentablemente, no siempre esta validación es garantía de que el trámite se haya realizado correctamente. Podemos citar el caso de las bonificaciones a la contratación, conocidas como tarifas planas. El sistema dejaba cursar altas y reconocía bonificación aunque no se cumpliera el requisito de incrementar la plantilla media respecto a los 30 días anteriores, y esto, a pesar de que el mismo sistema disponía de la información necesaria para verificar si ese requisito se cumplía. El resultado de este fallo inexplicable del sistema es que, años después, la Seguridad Social ha enviado a cientos de empresas requerimientos de devolución de lo bonificado con el recargo correspondiente. Esto es algo que no nos cansaremos de denunciar porque ha supuesto acumular recargos durante varios años. Por tanto, ventajas, si, pero mucho cuidado con incidencias de este tipo.
- Opción de consultar en línea números de afiliado a partir del documento de identificación, de ver la situación de la empresa y de los trabajadores de la empresa o de otra con la propia autorización.
- Solicitud y obtención online o en diferido de numerosos informes: vida laboral de afiliados, de afiliados en alta en un C.C.C. (Código de cuenta de cotización), de número anual medio de trabajadores, duplicados de documentos de alta, baja o variación, vida laboral de un C.C.C., de plantilla media de trabajadores en alta, de datos de cotización de un trabajador para saber a que tipos cotiza, qué bonificaciones tiene o si tiene procesos de IT en curso, etc.
- Posibilidad de realizar gestiones relacionadas con la tramitación de los seguros sociales.
Para otros regímenes como el de autónomos, autónomos del Régimen del Mar o empleados del hogar los trámites son más reducidos pero igualmente útiles.
En el caso de los trabajadores autónomos pueden por ejemplo:
- Solicitar alta o baja en el RETA
- Modificar el domicilio
- Solicitar cambio de base de cotización
- Solicitar duplicados de alta o baja en el sistema
- Cambiar de actividad
- Solicitar modificación de coberturas de incapacidad temporal accidente de trabajo y cese de actividad.
Cabe señalar que aparte de estas gestiones, a través de la Sede Electrónica accesible desde la home de la web de la seguridad social en www.seg-social.es, también se pueden realizar otras consultas y obtener certificados diversos, de vida laboral, de bases de cotización, de bases y cuotas ingresadas, etc.
Decir que para acceder a la mayoría de los últimos trámites basta con estar en posesión de un certificado digital, de usuario y contraseña, o estar habilitado en Cl@ve .
En resumen, y contando con que se mejoren los fallos como el que hemos puesto de ejemplo, contar con el Sistema Red y con la Sede Electrónica supone un gran ahorro de tiempo y facilidad en gestiones de todo tipo, y acceder inmediatamente a los datos que necesitemos tanto personales como de nuestra empresa o trabajadores. También es importante la reducción del papel que implica así como de los desplazamientos.
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Javier Donoso
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.
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