Toda idea que se pone en marcha necesita de impulso constante. Toda empresa requiere de diferentes fuerzas que, empujando en la misma dirección, hagan posible su avance.
Por eso, porque fuerzas de acción contrarias dan como resultado la inexistencia de movimiento, es fundamental que los esfuerzos comerciales estén alineados con los objetivos generales de la empresa. Y aunque sea muy obvio, ocurre a menudo aquello de que los comerciales van un por lado, y la fábrica u otros departamentos van por otro. Y cuando esto sucede se pierde eficacia.
Es conveniente que las acciones comerciales y de marketing de la empresa estén planificadas, precisamente para que sirvan a los objetivos de la empresa.
En el ámbito de la empresa la planificación es vital y, aunque también hay que tener capacidad de improvisación, conviene que esta afecte al menor número posible de acciones y departamentos.
De la misma forma que a ninguno nos parecería aconsejable improvisar en cuestiones económicas o financieras, lo mismo cabe decir de las acciones comerciales.
Entre las acciones comerciales más habituales la asistencia a ferias comerciales es la que, seguramente, necesita una mayor planificación, entre otras razones porque la primera tarea es seleccionar la feria más adecuada.
Si quieres vender, dar a conocer tus productos y servicios en un entorno de clientes potenciales o distribuidores, elige bien. Porque ferias comerciales hay multitud pero no es suficiente que te quedes con el nombre de la feria, que en teoría responde al sector convocado, sino que es importante que contrastes con noticias, a través de proveedores o clientes quien acude a la feria y si realmente es el lugar adecuado para darte a conocer y lograr los contactos que puedan convertirse en clientes o en distribuidores o agentes realmente profesionales.
De nada te sirve acudir a una feria de equipos de extinción de incendios que se celebra en Shanghai si constatas que no está dirigida exclusivamente a profesionales, y que está enfocada a los incendios forestales, cuando tu negocio es de extintores de polvo, los utilizados para los edificios.
Esmérate en seleccionar la feria que te conviene, y planifica tu asistencia con tiempo. Ten en cuenta que muchas de ellas tienen carácter bianual y que no siempre encontrar un alojamiento o el coche que necesitas, a precios razonables, es fácil.
En Madrid, por ejemplo, encontrar plaza en el AVE o en el avión, en determinadas fechas, es imposible si la feria está próxima en el tiempo con períodos como Semana Santa.
Si ya has comprobado que tu empresa tiene que estar presente en una feria determinada, elige a la persona que se responsabilizará de organizar todo lo necesario y dale toda la información necesaria para que lo haga con eficacia. Que sea ella la que asuma la organización de la feria con independencia de que, para hacerlo, pida opinión o ayuda a otras personas.
Cuestiones como las dimensiones del stand, la ubicación del mismo, o la necesidad de disponer de determinados dispositivos tienen que ser el punto de partida para contratar el stand. Ten en cuenta que las dimensiones del mismo se traducen en costes pero si a la feria van a acudir tres personas de tu empresa y además de atender a potenciales clientes van a mostrar en el stand alguno de los productos, serán necesarios metros adicionales para disponer de espacio suficiente.
La ubicación también es importante. No es lo mismo que tu stand se encuentre frente a la puerta de acceso al pabellón donde se celebra la feria que esté justo en la última esquina del recorrido natural.
El stand es una prolongación de tu empresa y debes cuidar su decoración con tu imagen corporativa, utilizando expositores, displays o mostradores. Es preferible que el espacio no esté recargado y que las imágenes y los textos sean fácilmente visibles incluso con deficiente iluminación. En material para ferias hay opciones que te pueden resultar interesantes porque, al ser materiales flexibles, puedes transportarlos y montarlos fácilmente en diferentes eventos y su reutilización está asegurada.
Elige con tiempo las imágenes y textos que vais a utilizar para atraer a nuevos clientes y recuerda que ese material deberá estar en la feria con antelación. Si además vais a enviar al stand algún producto para que los clientes puedan visualizarlo, verifica cómo vais a transportarlo y recuerda que se tratará de una exportación temporal porque habrá de ser traído de vuelta. Si careces de experiencia puedes consultar con la cámara de comercio, ICEX , o alguna de las empresas de transporte y logística que están acostumbradas a realizar y gestionar documentalmente estos envíos.
Además tendrás que preparar y enviar el material promocional, técnico y comercial que preveas dar a tus visitantes.
La asistencia a la feria requerirá concretar cuantas personas acudirán, cómo se desplazarán, cuantos días, donde se alojarán y como se organizará la manutención. Planificar los viajes, hoteles, la necesidad o no de visados, etc.
Llegado a este punto es posible que tu previsión de gastos exceda el presupuesto asignado. No te preocupes. Si tienes una buena planificación, dispones de tiempo para cambiar alguna de las anteriores elecciones y ajustarla. Si, por el contrario, has ido improvisando, puedes encontrarte con que tendrás que pagar el alojamiento o el vuelo de tus comerciales mucho más caro. O que no podrás elegir otro stand, o que tienes que reducir el número de personas que asistan.
Y no olvides utilizar tu asistencia a la feria para promocionarte entre tus clientes, por ejemplo a través de la newsletter, o a través de tu web, como nota de prensa .
No vayas con la idea de que te vas a traer bajo el brazo ventas efectivas. Los resultados llegarán aunque no de forma inmediata.
La feria es la oportunidad de darte a conocer y de conseguir los datos de contacto de posibles clientes. Por esta razón, es importante que recabes toda la información posible de los contactos que realices: empresa, teléfono fijo y móvil, correo electrónico. Y no solo de tus potenciales clientes, sino también de las empresas que han acudido a la feria. Algunas serán competencia y conviene conocerlas, pero otras pueden ser empresas cuyos productos y servicios sean complementarios o con las que puedas colaborar.
La labor no termina con la feria. Es entonces cuando hay que recordar con llamadas y comunicaciones escritas que estamos ahí. Y solamente pasados unos cuantos meses, cuando puedas cuantificar no solo lo que te supuso económicamente asistir a la feria, sino las ventas logradas a resultas de los contactos obtenidos, tendrás claro si mereció la pena.
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