Si realizásemos una encuesta en la que la pregunta fuera si se consideran sinónimos los términos empresa y organización, prácticamente sería unánime la respuesta positiva. Y por ello saber cómo organizar eventos empresariales, entendidos en su sentido más amplio, es tan importante. Porque dentro y fuera son el reflejo de su funcionamiento, de su organización o desorganización.
Y nadie quiere contratar con alguien desorganizado. Esto no resulta extraño porque cuando hablamos de empresa nos referimos a una organización de medios, personas, de trabajo, de actividad, y todo ello para lograr un objetivo: vender productos, prestar servicios o ambos.
La organización y planificación son fundamentales en la empresa, y lo son, aunque a diferente escala, y con diverso alcance y resultado, en todas las tareas que hay que realizar dentro de la misma, y con independencia de que las mismas se realicen por el director general o por quien está encargado de realizar el trabajo administrativo.
En las pequeñas empresas se da la circunstancia de que en una misma persona se concentran tareas que, en organizaciones mayores, corresponderían a diferentes departamentos. No es extraño encontrar que quien tiene la responsabilidad de administrar la empresa, además de planificar los objetivos generales, organizar los recursos, tomar las decisiones y liderar a su equipo y controlar que todo marcha según lo planificado, también se ocupa de otras tareas, o las delega en quien puede, sin contar con experiencia, tener formación o carecer de la creatividad y el tiempo necesarios para desempeñarlas correctamente.
Si hablamos de la organización de eventos empresariales como viajes comerciales, asistencias a ferias, el lanzamiento de un nuevo producto o línea de negocio, o la celebración de nuestro veinticinco aniversario, no podemos permitirnos fallos.
Si necesitas ayuda y no sabes por dónde empezar puedes acudir a alguna agencia especializada y puedes consultar algunas de las claves de cómo organizar eventos empresariales que aparecen en el blog de Agencia Unity Eventos en Madrid y te resumimos:
- Fijación del objetivo y de su presupuesto. Saber que se pretende lograr con el evento y a quien se dirige es fundamental. Se trata de conocer a dónde queremos llegar y si pretendemos hacerlo en limusina o compartiendo medio de transporte. No es lo mismo querer expandir nuestro negocio asociándonos con empresas cuya actividad sea complementaria, que logar la integración y el trabajo en equipo de nuestro personal de fábrica, ubicada en Lugo, y nuestra oficina de Ciudad Real.
- Planteamiento o propuesta. Se trata de concretar qué acción se va a realizar y a partir de ahí, fijar los detalles, incluidos los costes por partida: donde, quienes acudirán, qué elementos gráficos o de cualquier otro tipo serán necesarios, logística, etc.
- Planificación y ejecución. Superadas las fases anteriores toca planificar de forma realista el calendario, contar con los proveedores que precisemos, decidir qué personas intervienen, cuando lo hacen y cómo. Y ejecutar todo conforme a lo previsto.
- Análisis de resultados. Esta fase es tan importante como las anteriores pues se trata de conocer si el evento se ha desarrollado según lo previsto y si se ha logrado lo que se buscaba para poder tomar medidas y corregir lo que convenga.
Y lo más importante, debe haber un responsable del evento. Cuando hay un grupo de personas implicadas en un evento, en un proyecto o en una tarea, y la responsabilidad no está bien definida, no hay quien, para bien o para mal, tome decisiones. Fijar quien, cómo y cuándo es una de las claves del éxito.
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