Desde hace unos años los medios nos vienen bombardeando con noticias relacionadas con la robotización y la automatización, y cómo ambas están cambiando las relaciones laborales y los procesos, en el ámbito empresarial y personal contribuyendo de forma significativa a incrementar la eficiencia en las áreas implantadas.

En el entorno empresarial  invertir en herramientas que mejoren la productividad a través de la automatización de procesos es ya una necesidad de la que ninguna organización puede quedar al margen. Nadie puede decir que no ha estado avisado.

Ese proceso de automatización debe plantearse en todas las áreas susceptibles de ello. Ya sea investigando las aplicaciones creadas que nos lo facilitan, fruto de la iniciativa de otras empresas, ya sea tratando de crear nuestras propias aplicaciones que contribuyan a mejorar la eficiencia para ser más competitivo.

Una de las áreas donde el grado  de automatización  posible es mayor es  el área administrativa de cualquier negocio.

Ya existen aplicaciones que realizan el procesamiento automático de facturas mediante escaneo, así como de conciliaciones bancarias mediante procesos de importación directa de ficheros procedentes de las entidades financieras.

Profundizando en esos procesos podemos ver subáreas susceptibles de mejora. Una de ellas es la de las cuentas a pagar.

Dentro del flujo de trabajo de las AP (del inglés Accounts Payable, cuentas a pagar en español), que se produce desde que llega una factura hasta que se contabiliza, existen unos pasos intermedios en los que el personal del departamento administrativo debe extraer los datos necesarios para planificar los pagos de las facturas correspondientes, conciliando con las órdenes de compra y validando la vigencia de los medios de pago registrados.

¿No sería perfecto que hubiera una aplicación que realizara todo el proceso anterior de forma automática?

Obviamente, nos referimos a nivel empresarial, en términos de eficiencia. Como ya hemos comentado en otros artículos, la revolución que estos procesos suponen en el ámbito  laboral, y sus consecuencias, plantea controversias porque es un tema que se ha de abordar  desde muchas perspectivas.

Lo cierto es que las empresas que no sean competitivas cerrarán y eso significa que desaparecerán esos puestos de trabajo. Al menos, siendo competitivo se puede crecer y crear más puestos de trabajo, si no en la misma empresa, sí en otras auxiliares.

Aclarado el debate que, lógicamente, suscita la revolución tecnológica que nos toca vivir, debate en el que participamos, no podemos negar que  la implantación de esa aplicación para automatizar los procesos de las cuentas a pagar en nuestro negocio, incrementaría nuestra  eficiencia por los siguientes motivos:

  • Digitalización de documentos, que quedan a disposición para su consulta para todos los miembros del equipo que necesitan tener acceso a ellos. Esto reduce los tiempos de acceso a la información. Ya no haría falta acudir a los archivos para localizar el documento en cuestión. Si están localizables para todos el acceso es inmediato. Mayor utilidad todavía si el acceso es necesario desde diversas sedes en distintos países o se quiere acceder a ellos de forma remota.
  • Extracción de datos de los documentos de forma automática al digitalizarse. De esta forma se minimizan los errores en el manejo de los datos. Manualmente siempre pueden bailar números de pedido, de cuentas bancarias, plazos de pago, etc.
  • Planificación de pagos.No se necesita pasar a sistemas externos para agendar pagos, sino que el propio sistema es capaz de mantener el calendario de pagos, mejorando la gestión y las previsiones de tesorería, así como la planificación de las necesidades financieras.
  • Ejecución de pagos. Generación de ficheros normalizados para envío a bancos. Pagos SEPA, ficheros de domiciliación, etc.
  • Reducción del fraude documental. Gracias a un control de calidad de todo el proceso que permite detectar anomalías en los documentos.
  • Integración con sistemas ERP existentes en la empresa.
  • Homologación por parte de la Agencia Tributaria para la digitalización certificada.
  • Sistemas avanzados de búsqueda.

Es cuestión de echar números, comparando el coste de implantación de un sistema automatizado para el procesamiento de las cuentas a pagar, con características similares a las comentadas, con el coste que actualmente tiene la gestión en esta área de la empresa. En esa comparativa se debería incluir el incremento de calidad de los procesos, la disminución de los tiempos de realización de las tareas, el incremento de la motivación y satisfacción del personal implicado, que vería reducidas sus responsabilidades y estrés debido a pérdidas o a errores en fases del flujo de trabajo que pudieran perjudicar a la empresa.

Ya sabes, la siguiente meta en la automatización de procesos de tu empresa, si quieres mejorar la eficiencia y asegurar su viabilidad, es abordar  las cuentas a pagar o AP.

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