Es posible mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo al tiempo que se reducen los costes. El objetivo es garantizar que los procesos de trabajo se desarrollen con la máxima eficiencia. Para ello, hay que pasar por la automatización. Existen varias soluciones que pueden ayudarte a optimizar los procesos de trabajo. En el resto de este artículo te presentaremos diferentes técnicas de optimización para aplicar en tu negocio.

¿Qué son los procesos de trabajo?

Un proceso de trabajo implica tareas repetitivas que deben seguir alcanzando un objetivo organizativo. Un flujo de trabajo también implica tareas repetitivas que son necesarias para ejecutar un trabajo específico. Los procesos y los flujos de trabajo deben diseñarse exclusivamente para alcanzar los objetivos y las tareas asociadas.

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¿Por qué optimizar los procesos de trabajo?

La optimización del flujo de trabajo reduce la carga de trabajo y ahorra tiempo. A continuación se enumeran algunas otras ventajas :

  • ahorrar en costes
  • reforzar la productividad 
  • mejorar la comunicación 
  • mejorar la gestión del tiempo 
  • mitigar los riesgos

Optimizar los flujos de trabajo permite una mejor comunicación entre los equipos. Gracias a esto, los miembros del equipo conocen las tareas asignadas y las tareas en curso. La optimización acelera todos los procesos de finalización de tareas. Y los pasos clave están automatizados para seguir mejor el progreso. Así, los equipos trabajan juntos y se benefician de una mayor visibilidad para ser más eficaces. Pero eso no es todo, la optimización de los procesos de trabajo ofrece, a través de un software de gestión, un lugar central en el que cada miembro puede compartir datos y colaborar. Esta organización trae muchos beneficios.

Reducción de costes

La optimización de los procesos de trabajo mediante el uso de software de gestión reduce los costes. Los procesos empresariales se automatizan. De este modo, la empresa puede ahorrar costes laborales. Aquí, la eficiencia aumenta gracias a la automatización de tareas que consumen mucho tiempo y son repetitivas.

Reducción del estrés

La ventaja de un software de gestión de flujo de trabajo es que puede ayudar a facilitar el control de las tareas y los plazos. El sistema ahorra tiempo y aumenta la productividad. También es una gran manera de reducir el estrés en el trabajo. La automatización aumenta la visibilidad de los datos. Esto permite controlar cada proceso, ya sea para asignar tareas, aprobar adquisiciones o licitar. Cada empleado será responsable y consciente de sus tareas y del momento en que deben ser completadas, facilitando así las tareas de supervisión y favoreciendo la eficacia.

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¿Cómo saber cuándo es el momento de optimizar los procesos de trabajo?

Para ello, basta con responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Son los procesos más largos de lo esperado?
  • ¿Los errores ocurren con regularidad?
  • ¿Los procesos de trabajo incluyen pasos tediosos e innecesarios?
  • ¿Los objetivos están afectados?

Si respondiste “sí” a una de las preguntas anteriores, quizás sea el momento de tomar medidas concretas para optimizar los procesos de trabajo de manera efectiva. De hecho, hay muchas posibilidades de mejora. Ahora vamos a repasar las tácticas de optimización.

Utilizar las herramientas adecuadas

Un buen sistema de gestión del flujo de trabajo reducirá automáticamente el tiempo necesario para gestionar los procesos manualmente. Esta es una manera formidable de aumentar la productividad y hacer que todos los procesos de trabajo sean más eficientes. Elegir la correcta gestión del flujo de trabajo es esencial para asegurarse de que llevará el negocio por el camino correcto. Hay algunas características clave a la hora de elegir programas informáticos innovadores. Es importante que el software de flujo de trabajo se integre con otras aplicaciones. De esta manera, las tareas se pueden automatizar mediante la integración con aplicaciones que ya automatizan estos procesos. Esta integración proporciona más información al software para que todos los flujos de trabajo sean realmente más eficientes.

Conectar los datos de base

Abrir una nueva cuenta es un ejemplo de un proceso que se beneficiaría de ser optimizado. Por ejemplo, un nuevo cliente rellena una miríada de formularios; un empleado de la empresa revisa los formularios y da su consentimiento. Sin embargo, la situación se complica cuando los formularios no se envían al servicio correcto o requieren varias aprobaciones. El equipo de aprobación debe introducir manualmente todos los datos de la solicitud. La alta probabilidad de errores manuales se produce si el equipo de aprobación no tiene todos los datos necesarios o si el cliente no está disponible. Esto puede prolongar el tiempo de ejecución, lo que provoca una frustración general. Uno de los métodos más eficaces para hacer frente a esta situación es añadir datos básicos. Por ejemplo, la empresa podría crear un formulario automatizado que ejecuta otros documentos sobre la base de las respuestas proporcionadas. Esto reducirá tanto los errores manuales como el tiempo de ejecución. Además, el cliente disfrutará de un tiempo de respuesta más rápido y la empresa reforzará su presencia digital.

Crear clasificaciones

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Hay que clasificar los procesos de trabajo por orden de importancia, y utilizar una escala del 1 al 10 – 1 sería el proceso de trabajo más crítico. El uso de un sistema de clasificación te ayudará a determinar qué proceso de trabajo requiere atención inmediata para lograr una optimización global.

 

Utilizar la cartografía

Sería útil no desplegar todos los procesos de trabajo de memoria solo – esta es una receta para el error. Se necesita tiempo para planificar y documentar cada proceso de principio a fin como un flujo de trabajo. Esto no solo permite aportar pruebas, sino también ayudar a cada parte interesada a recordar cada tarea.

Obtener feedback

No hay que olvidar que las partes interesadas desempeñan un papel crucial en la realización eficaz de los procesos de trabajo. Estas son las personas que tienen experiencia práctica. Por lo general, hay muchos pequeños detalles que podrían mejorarse, pero que a menudo son olvidados por todos, excepto por aquellos con experiencia. Por ejemplo, es posible organizar una reunión para discutir cómo mejorar cada proceso de trabajo. Sería mejor pedir a los empleados que presenten sus sugerencias de forma anónima. También puede ser interesante evaluar el rendimiento de los empleados en la empresa.

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Automatizar los procesos

Puedes utilizar un software que recupera y almacena fácilmente datos de un repositorio central y automatiza los pasos del proceso de trabajo con visibilidad a través de tablas, informes y gráficos. También es una buena manera de controlar los gastos.

Lograr mejoras reales

Los procesos de trabajo deben perfeccionarse de manera coherente, a medida que cambian las expectativas y las demandas de los consumidores. Trabajar en el proceso de optimización te permitirá practicar y saber cómo hacer mejoras en el futuro. Es necesario tener en cuenta todos los pasos anteriores para garantizar el mejor resultado posible. En conclusión, ¿es hora de entender por qué tus procesos de trabajo ralentizan tus actividades diarias en lugar de mejorar tus resultados? A medida que tus operaciones se intensifiquen, tus procesos de trabajo también deberían mejorar para garantizar que se eliminen todas las tareas tediosas, lo que te ahorrará tiempo y costes. La apertura de sus procesos de trabajo a las tácticas de optimización no solo ayuda a aumentar el compromiso de los empleados, sino también a mejorar la experiencia del cliente, lo que a su vez puede aumentar la rentabilidad de la empresa. En un mundo cada vez más competitivo, las empresas deben utilizar las herramientas tecnológicas disponibles para optimizar al máximo sus flujos de trabajo y todas sus estrategias.

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