No hay excusas. Cuando te contemos todas las ventajas de una centralita telefónica virtual te preguntarás porqué no la has descubierto antes.

¿Realmente necesito una centralita telefónica en mi empresa?

Puedes pensar “Sólo soy yo en la empresa” o “Sólo somos dos trabajando y nos apañamos con un teléfono normal”.

Incluso en ese caso una centralita virtual puede ofrecerte funcionalidades como locuciones personalizadas, música en espera o buzón de voz, que, sin duda, facilitarán la comunicación con tus clientes y proveedores.

Pero también hay funcionalidades como la de registro de llamadas que te permitiría recuperar llamadas que el equipo de tu empresa, por la razón que sea, no haya podido atender.

Ya sólo por estas razones  cualquier empresa o autónomo podría  plantearse la implantación de una centralita. El tema del coste, en el que seguro que estás pensando, lo veremos un poco más adelante, pero ya te avanzamos que este no supondrá un impedimento, al contrario.

¿Qué es una centralita telefónica virtual?

Una centralita telefónica virtual es un sistema avanzado de llamadas de voz, basado en telefonía IP que opera a través de las redes de datos, es decir, de internet.

El servicio lo ofrece una empresa que aloja la centralita en un potente servidor que es el que da servicio a los diferentes clientes, ocupándose del mantenimiento, mejora y actualización de la misma.

Esto hace que los usuarios de la centralita puedan estar ubicados en diferentes localizaciones, no sólo en diferentes domicilios dentro de una ciudad, sino que también permite que sea utilizada por usuarios en diferentes países.

¿Qué ventajas,  en concreto, me ofrece una centralita virtual?

La mejor forma de valorar un producto o servicio es conocer las funcionalidades y ventajas que puede aportar a mi empresa, confrontarlas con el coste y ver si son un factor clave para mejorar mis ventas de forma directa o la fidelización por una atención al cliente más eficiente.

Vamos con esas ventajas y funcionalidades clave, aparte de las ya comentadas:

  • La más interesante, en la actualidad, es que permiten la deslocalización de un centro fijo y facilitan, de esta forma, el teletrabajo y el trabajo en remoto, tan útil siempre, pero que en esta época de pandemia ha cobrado el protagonismo que ya venía mereciendo, en nuestra opinión desde hace tiempo. Es fácil pensar en el porqué de esta ventaja. Imagina una empresa con 5 trabajadores, cada uno trabajando desde su casa. Las llamadas son recibidas de igual forma que si todos estuvieran en una ubicación centralizada. Para el cliente o proveedor que realiza la llamada no hay diferencia, no sabrá si estás en una oficina, en tu casa o trabajando sentado en un bar mientras tomas un aperitivo. Y si después de hablar contigo tienes que pasar la llamada a otro miembro del equipo podrás hacerlo sin problema.
  • Ya hemos apuntado anteriormente que el mantenimiento, seguridad y actualizaciones de la centralita corre por cuenta de la empresa proveedora del servicio por lo que te desentiendes.
  • Es un sistema caracterizado por la flexibilidad y escalabilidad, en el que pagas por los recursos utilizados.  Los cambios en las plantillas de las empresas, tanto por incremento de las mismas como por disminución del número de trabajadores, son trasladados de forma casi automática a los precios del servicio, al ajustar el pago a los recursos realmente utilizados.
  • Permite la integración con sistemas CRM. En la práctica, y para quien no esté familiarizado con los CRM (siglas de Customer Relationship Management), implica que, si utilizas en tu empresa determinado software CRM este se vinculará con la centralita telefónica virtual de tal forma que, al recibir una llamada, el sistema podrá, de forma  automática, mostrar el historial de contactos, ver la ficha del cliente, crear un contacto de forma automática, grabación de la llamada, etc.

Y terminamos con una de las ventajas que, para muchos, será prioritaria, el precio. Porque seguramente, si te has sentido atraído por las enormes posibilidades de este sistema, pero luego te encuentras que es mucho más caro que una centralita tradicional o, sin ser más caro, queda fuera del alcance de tu presupuesto, pues seguramente lo dejarás aparcado.

Pues bien, es un sistema muy asumible en cuanto a costes. Aparte del bajo coste de una centralita telefónica virtual, si tienes bastantes llamadas internacionales el importe de tu factura se va a reducir considerablemente al utilizar la red de datos para las comunicaciones, lo que abarata sustancialmente este tipo de llamadas.

Son muchos los proveedores que hay en el mercado actualmente por lo que es hora de que vayas incluyendo en tu lista de cosas para hacer,  valorar, bien dar el paso de una centralita física a una centralita virtual, bien pasar del teléfono normal a una centralita de este tipo, moderna, escalable y con tantas posibilidades, que te entusiasmarás, en cuanto las puedas empezar a descubrir.

No te confundas. Por si no ha quedado claro, pensar que una centralita virtual es como las viejas centralitas físicas poco más o menos, es como pensar que el primer móvil de Motorola  es como el más sencillo de los Smartphone actual.

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