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Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta de software que te permite tener el control de todas las áreas de tu empresa. Esto va desde la gestión de las finanzas hasta el control de almacén e inventario, o la gestión de los RRHH.
Cada empresa necesita un tipo de ERP diferente. Lo esencial es que se adapte de la mejor forma a sus objetivos y necesidades. Por eso es habitual que las empresas busquen un software especializado. Por ejemplo, una agencia inmobiliaria o una consultora buscará una ERP de servicios, mientras que un fabricante de moda buscará un ERP industrial adaptado a sus necesidades.
¿Cómo saber si mi empresa necesita un ERP?
Hoy día la pregunta que nos debemos hacer no es si necesitamos un ERP o no, sino qué ERP necesitamos. Porque no tiene sentido seguir realizando la gestión de una empresa de forma manual, con herramientas de ofimática tradicionales, que no nos facilitan la automatización de procesos.
Tanto si tienes una pequeña o mediana empresa y tienes previsto seguir creciendo como negocio, debes plantearte implementar un software ERP. La gestión administrativa de un negocio es obligatoria, pero un programa de este tipo te aporta muchas más ventajas, desde el análisis de las ventas e informes hasta la predicción de escenarios futuros a través de Business Intelligence.
Etapas para implementar un ERP
El proceso de implementar un ERP debe atravesar por distintas etapas, por lo que no debe improvisarse. Desde el momento en el que hemos optado por un software ERP, debemos considerar los diferentes pasos que hay que dar para que éste pueda aportarte los máximos beneficios posibles, ya que de eso es de lo que se trata.
Consultoría y parametrización inicial
Lo primero es conocer las necesidades de tu empresa, tanto en su conjunto a nivel de dirección, como de cada departamento en particular. No se trata simplemente de implementar un nuevo software y seguir repitiendo los procesos como se han hecho siempre, sino de transformar la cultura de tu negocio para que sea más digital y haya una mayor automatización.
La parametrización ERP inicial consiste en la planificación y configuración del ERP para que se adapte a las necesidades específicas de tu negocio. Es muy importante que trabajes con un software de gestión empresarial modular, flexible y completo, de manera que no se requieran complejos desarrollos ad hoc que puedan retrasar mucho el proceso de implementación.
Implantación y formación
El siguiente paso consiste en la implantación del software, que puede implementarse en tus propios sistemas o a través de una nube, según lo que se haya decidido tras la consultoría inicial. Lo correcto aquí es establecer un calendario con una serie de fases dependiendo de la complejidad de las instalaciones.
Una vez que se conocen los requisitos, se implanta el sistema a nivel técnico, se configuran los módulos, se crean los usuarios, se realizan las personalizaciones e integraciones necesarias y se migran los datos. Por último, se analiza que todo funcione correctamente.
Antes de la puesta en marcha, se realiza un proceso de formación para que el personal conozca el software y sepa cómo tiene que utilizarlo para desarrollar sus actividades habituales de forma digital y automatizada.
Puesta en marcha y funcionamiento en modo piloto
A continuación, se pone en marcha el software en modo piloto y se analiza cualquier error o necesidad que pueda surgir durante la etapa inicial de funcionamiento. Durante esta fase, es muy importante la comunicación entre el equipo que está utilizando ya el nuevo software ERP y el servicio de soporte del proveedor de servicios.
Soporte durante el periodo de adaptación
Una vez se ha finalizado la fase de puesta en marcha y se han solucionado todos los posibles errores o nuevas necesidades, el equipo de soporte seguirá prestando apoyo durante el período de adaptación hasta que la empresa pueda funcionar de manera óptima bajo el nuevo sistema de gestión.
¿Cuál es el mejor ERP para mi empresa?
El mejor ERP para tu empresa no es el más grande, ni el más potente, sino el que mejor se adapta a tu negocio. ¿Qué software ERP te va a aportar más beneficios? Para analizar este aspecto, debes considerar una serie de factores: si se trata de un software ERP generalista o especializado, si hablamos de un programa SaaS por suscripción o un software robusto que puedas implementar en tus propios sistemas.
También es muy importante mirar la calidad del proveedor de software y su servicio al cliente, así como la rapidez de su equipo de soporte. Debes considerar no sólo que el software reúna los módulos y las funcionalidades que necesita tu negocio, sino que también te ofrezca las máximas integraciones y escalabilidad a largo plazo.
Porque implantar un ERP se hace teniendo en cuenta la interacción con otras soluciones de software que pueden ser útiles para tu empresa. Y además hay que tener en cuenta que las necesidades actuales de tu negocio no son las mismas que las que tendrás en uno o dos años, por lo que debes elegir un ERP mirando el largo plazo.
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