ERP, punto de partida para Business Intelligence

Todos, a veces, nos sentimos aturullados por las siglas de mil conceptos utilizados en el mundo de la empresa y el marketing. Sin duda, algunas de de esas siglas de las que habrás oído hablar, son ERP o BI (Business Intelligence).

¿Qué es ERP?

ERP son las siglas de la expresión inglesa de Enterprise Resource Planning. En español , “Planificación de Recursos Empresariales”.

Leído así, puede que no nos diga demasiado todavía. Si añadimos que es un software capaz de integrar la información y bases de datos de las distintas áreas de la empresa como son producción, almacenaje, distribución, marketing, financiera o recursos humanos, ya tenemos una idea más clara de lo que es un ERP.

¿Qué diferencia a un software ERP de otros programas informáticos utilizados en cada una de esas áreas?

Lo fundamental o la característica principal es la unificación de las bases de datos, lo que redunda en ahorro de tiempo y costes. Esto es así, porque la información procesada desde cualquier departamento de la empresa está disponible, de forma automática, en el resto de los departamentos y no debe ser objeto de nuevo procesamiento.

Esto hace que se pierda menos tiempo en cualquier departamento de la empresa y que se tenga acceso a mayor cantidad información, de forma más rápida. Como el tiempo es dinero, esta ventaja es crucial a la hora de decidirse a invertir en un ERP.

Además, este tipo de software permite en mayor o menor medida la automatización de procesos.

¿Es lo mismo el software ERP que el software Business Intelligence?

No, aunque están íntimamente relacionados. Si el ERP se ocupa de recopilar información diversa proveniente de cada departamento de la empresa, el software de BI (Business Intelligence) lo que hace es analizar toda esa información y presentarla de forma que facilite la toma de decisiones.

¿Cuáles son las ventajas que la implantación de estas tecnologías aportaría a mi negocio?

Puesto que el BI no es nada sin un potente ERP, concluimos que, el dar el paso de implantar un potente ERP, implicará tarde o temprano el implantar un software de BI.

Para que el software de Business Intelligence tenga su mejor rendimiento, no solo deberá nutrirse, como fuente principal de datos del ERP, sino que necesitará de otros sistemas de recogidas de datos complementarios. La conveniencia o no de cada uno de ellos dependerá del tipo de negocio de que se trate. Por ejemplo, una empresa de servicios no necesitará un SCM o un MES, que son más propios de empresas de fabricación.  Estos sistemas complementarios son:

• CRM – Customer Relationship Management – Para el seguimiento de las relaciones de la empresa con sus clientes.
• SCM – Supply Chain Management – Administración de la cadena de suministro.
• CMS – Content Management System – Sistema de gestión de contenidos.
• MES – Manufacturing Execution System – Sistema de ejecución de fabricación
• POS – Point of Sale System – Sistema de punto de venta

Ya hemos dicho que el ERP nos aportará una mejora en tiempo y dinero por la optimización del tratamiento e introducción de datos. El BI, después, con los potentes análisis de esos datos nos permitirá, por ejemplo:

• conocer el rendimiento de máquinas, operarios y cadenas de producción para saber si se están aprovechando al máximo o hay tiempos muertos, por rotura de stock o si hay máquinas u operarios que tienen rendimientos por debajo de la capacidad de las máquinas en cuestión. El concepto de la Industria 4.0 ha venido de la mano de las implantaciones de software de BI.
• En cadenas de restaurantes se puede obtener información de que nuevos productos añadir al menú, que platos se pueden suprimir, que locales están siendo más rentables, o aquellos que se deberían cerrar.
• En cualquier tipo de negocio se pueden tener datos comerciales de los clientes, tales como patrones de compra segmentados por edad, sexo, estado civil, ubicación geográfica, etc.
• También puede ayudar a detectar desviaciones presupuestarias rápidamente para tomar las medidas correctoras pertinentes en el menor espacio de tiempo.

En definitiva, llámese ERP o BI, hablamos de algo que existe de forma más arcaica desde hace mucho tiempo. Hasta llegar al desarrollo tecnológico actual las empresas tenían su software modular o sectorial, con sus limitaciones, pero que gracias a unas macro hojas de cálculo, nutridas de datos extraídos de dichas aplicaciones, conseguían convertirse en auténticos cuadros de mando.

Cuanto habrían dado estos empresarios o directivos, por tener un sistema que automáticamente, dando a un par de botones les proporcionara el triple de información que conseguían con sus, seguramente, queridas hojas de Excel.

El dar con la solución ERP o BI que mejor se adapte a cada empresa, será una tarea que requerirá de un estudio minucioso, para dar con el software adecuado a casa caso concreto, enfrentando el coste de su implantación, con el periodo de retorno de la misma, no solo vía incremento de productividad, sino mejora en la calidad del trabajo, o mejora de la rentabilidad en base a una mejor toma de decisiones.

Sin duda la tarea de expertos en la materia, y el conocer las experiencias de otras empresas de tu mismo sector, puede ayudar en la difícil valoración de la mejor solución de software ERP y de Business Intelligence.

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