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Si hay algo que no podemos permitirnos actualmente, y más si somos emprendedores o empresarios, es no utilizar las soluciones tecnológicas que nos ahorran tiempo, desplazamientos y dinero. 

De la misma forma que el correo electrónico llegó para quedarse   convirtiendo al fax en una antigualla equivalente a la máquina de escribir, algo similar sucede con aquellas herramientas  de firma digital que nos permiten firmar y enviar documentos en tiempo récord y con todas las garantías  y efectos de una firma manuscrita.

Que es inevitable discurrir por esta vía y acostumbrarnos al uso de estas soluciones digitales es seguro. De la misma manera que el uso del certificado digital ya está generalizado en nuestras comunicaciones con las administraciones públicas, el empleo de la firma digital entre empresas y clientes, proveedores o trabajadores sigue el mismo camino por las ventajas que tiene.

Todos los días nos encontramos con que tenemos que enviar o recibir documentos firmados y que nuestro trabajo no avanza con la rapidez que nos gustaría porque, aunque tenemos el documento en el que debe constar la firma, nos vemos obligados a imprimirlo, firmarlo de forma manuscrita, escanearlo y volverlo a enviar por correo electrónico. Si todos esos pasos podemos eliminarlos  el trabajo de muchas personas y empresas es más ágil,  la atención al cliente mucho más satisfactoria, la eficacia mayor y seguramente las ventas también. Y los emprendedores y pequeñas y medianas empresas pueden dedicar más tiempo a poner en práctica nuevas ideas y negocios,  y menos horas al temido papeleo.

Si además de la reducción de tareas y tiempos tenemos al alcance de la mano una solución segura que impide la modificación de los documentos firmados y enviados o recibidos, y que podemos utilizar desde nuestro teléfono móvil , en cualquier momento y lugar, con independencia de estar asistiendo al nacimiento de nuestro hijo o encontrarnos de vacaciones muy lejos de nuestro lugar habitual de trabajo, ya estamos tardando si no  apostamos por incorporar una de estas soluciones digitales de firma documentos pdf  a nuestro empresa o proyecto.

Hay diferentes herramientas de este tipo pero firma digital  nos ha parecido interesante porque además de reunir las ventajas ya comentadas ofrece las siguientes:

  • Utilización desde diferentes dispositivos.
  • Almacenamiento de los documentos en la nube, de forma que en cualquier momento se puede acceder a ellos.
  • Sencillez
  • Posibilidad de adjuntar documentos o fotos desde la cámara.

Si estás familiarizado con otras herramientas como Dropbox o Wetransfer verás que el  funcionamiento es igual de sencillo  y si no es así, comprobarás igualmente que es muy fácil de usar.  Puedes verlo  en la propia web a través de un video explicativo: te das de alta, envías a tu cliente, proveedor o usuario el documento que tiene que firmar mediante mensaje  vía móvil o correo electrónico. Con el código que recibe accede a la app móvil  de firmadocumentos, lo visualiza, firma y puede adjuntar los documentos necesarios.

Seguro que puedes hacerte una idea de que si lo pruebas, no dejaras de usarlo porque no necesitarás más que segundos para dar por finalizados muchos trámites, tareas y gestiones y sin precisar impresoras,  papel, archivo físico o tener que encontrarte en un determinado lugar y horario.

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