INDICE DE CONTENIDOS
- Digitalización: un cambio clave en la gestión de tesorería
- ¿Cuáles son los beneficios de la digitalización en la gestión de tesorería?
- ¿Por qué la tesorería digital es esencial para las pequeñas y medianas empresas?
- ¿Cómo mejora de forma práctica la tecnología en la gestión de tesorería?
- ¿Cómo vencer la resistencia a cambios tecnológicos del personal de la empresa?
Digitalización: un cambio clave en la gestión de tesorería
La transición hacia sistemas digitales en la gestión de tesorería representa un cambio significativo desde los métodos tradicionales. Esta evolución no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también facilita una mejor toma de decisiones a través del análisis de datos en tiempo real y la automatización de tareas rutinarias.
Son cambios de calado en los que, dentro de toda empresa u organización, puede encontrarse resistencia al cambio. El resultado, en términos de mejora tanto para la empresa como para los trabajadores afectados, hará que merezca la pena el esfuerzo.
En este contexto, empresas como GS Gestión emergen como referentes en la oferta de soluciones de tesorería digitales. Su software de tesorería y conciliación contable se destaca por su capacidad para integrarse de manera fluida en la infraestructura existente de una empresa, proporcionando una interfaz intuitiva y funciones avanzadas que abarcan desde la gestión de liquidez hasta la planificación financiera estratégica.
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización en la gestión de tesorería?
- Eficiencia y reducción de costes: La automatización de procesos conlleva una reducción significativa de errores y costes operativos.
- Mejora en la toma de decisiones: La disponibilidad de datos financieros actualizados y precisos permite una planificación y toma de decisiones más efectivas.
- Gestión de riesgos mejorada: Las herramientas digitales proporcionan análisis avanzados para una mejor evaluación y gestión de riesgos financieros.
- Cumplimiento normativo: Los sistemas de tesorería digital facilitan el cumplimiento de las regulaciones financieras en constante cambio.
¿Por qué la tesorería digital es esencial para las pequeñas y medianas empresas?
Para los pequeños empresarios, autónomos y emprendedores, la gestión eficiente de la tesorería es a menudo un desafío abrumador. La adopción de tecnología en este ámbito no es solo un paso hacia la modernización, sino una necesidad estratégica para sobrevivir y prosperar en un entorno competitivo. Un software de tesorería efectivo permite a las pequeñas empresas:
- Obtener una visión clara de su salud financiera.
- Realizar proyecciones de flujo de efectivo con mayor precisión.
- Identificar oportunidades de inversión y ahorro.
- Mejorar las relaciones con los bancos y proveedores mediante una gestión de pagos más eficiente.
¿Cómo mejora de forma práctica la tecnología en la gestión de tesorería?
Imagina una pequeña empresa tradicional en la que el empresario se ocupa de la gestión de tesorería personalmente, o que, de forma ideal tiene a un administrativo que se ocupa de gestionar vencimientos cobros y pagos.
Dichas tareas, en el mejor de los casos se realizan en una hoja de cálculo, donde se apuntan de forma manual las facturas emitidas, sus vencimientos y la forma de cobro de cada una: domiciliación bancaria, transferencia, o la que corresponda.
Igualmente, en esa hoja de cálculo se anota la misma información respecto a las facturas de proveedores.
Se cuenta con un saldo inicial bancario que vamos ajustando según va avanzando el tiempo.
Es probable que, con las complicaciones e imprevistos de la gestión diaria se puedan pasar anotaciones de facturas o que, surja algún cargo que no estaba contemplado al no ser consecuencia de facturas emitidas o recibidas. Por ejemplo, un cargo de seguros o un pago de impuestos.
El primer paso lógico para esta empresa sería contar con un software de facturación que al emitir las facturas registre los plazos y formas de cobro y se ocupe de generar las remesas correspondientes. Igualmente sería conveniente que este tipo de software diera opción de digitalizar facturas recibidas y registrar pagos periódicos no registrados por facturas como los del ejemplo comentado, para que, en cruce con los ingresos generado por la prestación de servicios o venta de productos, detecte saldos positivos y negativos en tesorería.
Ahora imagina que hay varios bancos y que además se utilizan tarjetas de crédito. La cosa se complica, ¿no?
Es necesario conectar los movimientos bancarios con nuestro software de gestión y que, si es posible, de forma automática se descarguen dichos movimientos permitiéndonos ver de un vistazo que facturas de proveedores están pendientes de pago, cuales de clientes no se han cobrado o se ha producido una devolución y si el saldo del banco en cada momento es suficiente para afrontar pagos futuros.
Imagina ahora que el sistema te proporcionara alertas de previsiones de saldos insuficientes para afrontar pagos y evitar devoluciones indeseadas y que, de esta forma, pudieras realizar traspasos de otras cuentas o gestionar adelantos de cobro de facturas emitidas mediante confirming u otros medios de financiación.
¿Qué empresa piensas que funcionaria mejor? ¿la que sigue utilizando una hoja de cálculo o incluso apunta todo en un papel, o una que implante tecnología de gestión de tesorería que de datos en tiempo real y automatice procesos? Porque otra opción sería que el propio programa detectara, por ejemplo, cuando vencen determinadas facturas y, de forma automática generara los ficheros de remesas correspondientes y los dejara preparados para enviar a nuestra entidad financiera. O que incluso directamente se conectara para enviarlos.
Todo esto, hoy en día, no es utópico. Ya sea con soluciones que incluyan estas funcionalidades, o con la participación de aplicaciones accesorias tipo Power Automate u otras similares, estaremos más cerca de obtener información de más calidad, más precisa y ahorrar tiempo en procesos, a la vez que mejoramos nuestra imagen ante clientes, proveedores y entidades financieras.
Y lo comentado no tiene por qué ir en detrimento de los trabajadores que realizan estas tareas. Para este pequeño empresario contar con un trabajador que dispone de más tiempo, será valioso para poder asignarle tareas de mayor valor añadido dentro de su organización.
Ni que decir tiene, que para el empresario que no tenía personal, disponer de más tiempo, al implantar las nuevas tecnologías es un tesoro que, sin duda, apreciará. En estas empresas donde el gerente es un hombre orquesta que se ocupa de multitud de tareas, la tecnología no es una opción sino una necesidad para prosperar y tener un mínimo de calidad de vida, sin estar abducido en la gestión de su empresa 24×7.
¿Cómo vencer la resistencia a cambios tecnológicos del personal de la empresa?
- Comunicación clara y continua: Explica claramente los motivos del cambio, cómo se implantará y los beneficios esperados. La comunicación debe ser constante, abierta y bidireccional, permitiendo que los empleados expresen sus inquietudes y dudas.
- Formación y capacitación: Ofrece formación adecuada sobre la nueva tecnología o los nuevos procesos. Asegúrate de que todos los empleados se sientan cómodos y competentes para manejar los cambios.
- Involucrar a los empleados en el proceso de cambio: Permite que los empleados participen en el proceso de cambio desde el principio. Esto puede incluir darles un papel activo en la planificación y la toma de decisiones.
- Liderazgo visible y comprometido: Los líderes de la empresa deben ser los principales defensores del cambio. Su apoyo visible y su compromiso con el proyecto son fundamentales para motivar al resto del equipo.
- Crear una cultura de aprendizaje y adaptación: Fomenta una cultura organizacional que valore el aprendizaje continuo y la adaptabilidad. Celebra los pequeños logros y aprendizajes durante el proceso de cambio.
- Identificar y utilizar agentes de cambio: Identifica a los empleados que son respetados por sus compañeros y que están a favor del cambio. Ellos pueden actuar como agentes de cambio, influyendo positivamente en sus colegas.
- Gestionar las expectativas: Sé realista sobre lo que se puede lograr y en qué plazos. Gestionar las expectativas ayuda a prevenir la frustración y la resistencia.
- Proporcionar recursos y soporte: Asegúrate de que los empleados tengan los recursos necesarios para adaptarse al cambio, incluyendo tiempo, herramientas y soporte emocional si es necesario.
- Recompensar y reconocer la adaptación al cambio: Reconoce y recompensa a los empleados que se adaptan positivamente al cambio. Esto puede ser a través de reconocimientos formales, recompensas o incluso promociones.
- Monitorizar y ajustar la estrategia: Mantén un seguimiento constante del proceso de cambio y está dispuesto a hacer ajustes según sea necesario. La retroalimentación de los empleados puede ser clave para realizar ajustes eficaces.
Estos consejos pueden ayudar significativamente a reducir la resistencia al cambio y facilitar una transición más suave hacia nuevas tecnologías o procesos.
Conclusión: La digitalización de la gestión de tesorería es más que una tendencia; es una necesidad en el mundo empresarial actual. Adoptar estas tecnologías no solo mejora la eficiencia y reduce los riesgos, sino que también abre nuevas oportunidades para el crecimiento, la innovación empresarial y la mejora en las condiciones de trabajo del personal que las utiliza mejorando su trabajo diario, con menos probabilidad de fallos.
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