¿Cómo puede una empresa aumentar la productividad, lograr la mejora del clima laboral, mejorando el control y acceso inmediato a todos los datos e información clave de los empleados? La solución, no única, pero si principal pasa por invertir en un software de recursos humanos.
Implantar las herramientas adecuadas en cada departamentoy a nivel global son vitales para lograr el éxito en la empresa.
Hablando de gestión de recursos humanos hay programas que facilitan la gestión administrativa y de RRHH para conseguir los objetivos que introducíamos con nuestra pregunta inicial.
En ocasiones conseguir autorización del CEO para realizar este tipo de inversiones es complicado. Se hace necesario argumentar muy bien los beneficios para la empresa de esta medida en relación a la inversión y lograr el convencimiento y apoyo del departamento financiero.
En una empresa cada departamento pelea por un trozo de su “pastel presupuestario” y es necesario ser muy convincente para que la inversión en un software de RR HH sea preferente frente a otras necesidades de la compañía.
A continuación daremos argumentos para convencer a un responsable de una empresa de que debe invertir en un software de recursos humanos, pero antes conviene conocer cuáles son las competencias del departamento de recursos humanos.
Tareas y competencias del departamento de RR.HH
- Creación de procesos de reclutamiento y selección. El departamento de recursos humanos se encarga de determinar el perfil adecuado para cada puesto, diseñar entrevistas y pruebas, realizar las entrevistas con los candidatos y elegir a la persona óptima.
- Contratación de personal. El dpto. de RR.HH lleva a cabo todos los procesos inherentes a la contratación del nuevo talento para la empresa.Establece la duración del contrato, distribuye el paquete salarial y supervisa sus beneficios de acuerdo a la política salarial de la empresa, a los requisitos impuestos por el Convenio Colectivo aplicable, etc.
- Desarrollo e implementación de programas formativos. El dpto. de RRHH trabaja para ofrecer programas formativos adecuados al desempeño laboral del equipo que fomenten su compromiso y motivación y, derivado de ello, contribuya a un aumento de la productividad, la calidad en el flujo interno y externo de trabajo y, por último, a la rentabilidad de la empresa.
- Desarrollo de planes de carrera.Vinculado al punto anterior de desarrollo formativo, el departamento de recursos humanos debe detectar el talento interno, formarlo y desarrollarlo para que pueda ser promocionado en caso de vacantes en puestos superiores, evitando el coste de procesos de selección y reclutamiento externos.
Un win-win en el que el empleado consigue motivación por la posibilidad de desarrollo y promoción a los que puede optar y la empresa evita los mencionados costes de reclutamiento externo y formación posterior, al disponer de personas que conocen los procesos internos y están impregnados de la cultura corporativa de la empresa.
- Evaluación del desempeño y gestión de la compensación. El equipo de RRHH estudia continuamente formas para que los sueldos sean competitivos dentro del mercado laboral sin descuidar otros beneficios como salarios flexibles, incentivos, bonificaciones u horarios flexibles, entre otros.
- Monitorización del clima laboral. Una tarea clave del departamento es la prevención de riesgos psicosociales; es decir ser capaz de identificar situaciones propensas a conflictos o problemáticas relacionadas con el trabajo como agrupaciones sindicales, disputas por incrementos salariales, situaciones de abuso de poder, etcétera.
Hablemos de problemas, pero también de soluciones
Sabiendo las tareas complejas que debe ejecutar un departamento de recursos humanos, podemos intuir los problemas a los que se puede enfrentar el área laboral de un negocio en crecimiento.
No es lo mismo una empresa con 5 trabajadores que una con 50 u otra con 500. El salto cuantitativo y cualitativo es sustancial.
Entre los principales problemas de empresas que no implanta un software adecuado en la gestión de RRHH podemos citar:
- Coste en términos de tiempo consumido de buscar un candidato entre miles de CV.
- Dificultad en encontrar la información relevante y necesaria dentro del CV.
- Problemas para guardar y mantener actualizada la información de los empleados.
- Falta de actualizaciones rápidas sobre el estatus de vacantes en tiempo real.
- Dificultad de filtrar los CV irrelevantes a las necesidades del puesto vacante.
- Incertidumbre en cuanto a la igualdad salarial según nivel, formación, experiencia.
- Al no haber métodos objetivos y transparentes la evaluación del desempeño puede ser abusiva.
- La valoración dela evaluación del desempeño y otras tareas puede ser muy laboriosa.
- Falta de informes precisos que evalúen correctamente el desempeño de los empleados respecto a sus metas individuales y objetivos grupales.
- Utilización inadecuada o inexistente del feedback como mecanismo para verificar la calidad del trabajo realizado por cada uno de los miembros del equipo.
- Problemas a la hora de detectar talento en la empresa al no tener accesible y comparable datos fundamentales de los trabajadores, como experiencia, formación, aptitudes, etc
- Dificultades para establecer indicadores internos eficaces que permitan medir el impacto real que tienen las políticas formativas implementadas por la compañía en cuestión, al cumplimientodeobjetivos fijados por ambas partes (empresa -trabajadores).
Cuantificado en tiempo, en posibilidades perdidas, en dinero malgastado las cifras de no afrontar soluciones a esta falta de ineficiencia podrían llegar a sobrecogernos.
Por tanto, no hay duda, que si expones esos problemas a tu CEO en términos de tiempo y dinero perdido en un año (e incluso a un plazo más largo) y llevas bajo del brazo una propuesta para invertir en un software de recursos humanos potente, demostrándole cómo en un periodo corto de tiempo la rentabilidad de la inversión va a ser positiva, estarás muy cerca de lograr el sí a tu propuesta de modernización.
Y para ayudarte en ese propósito te vamos a proporcionar una sugerencia con 11 programas que facilitan la gestión administrativa y de RRHH para que puedas sugerir a tu CEO ese que más se adapte a las necesidades de tu empresa.
La información es poder y si la tecnología implantada mejora exponencialmente la calidad de los informes y reduce el tiempo necesario de obtención y análisis, si yo fuera SEO estaría deseando probarlo.
No hace falta decir que el producto entra por los ojos y si llevas preparada una buena demo de tu software preferido, para mostrarle a tu CEO y que pueda interactuar, habrás ganado media batalla.
Por último, no te olvides de exponer algunos beneficios del software que van a ayudar a solucionar los problemas comentados.
Beneficios de un software RRHH de los que puedes hablarle a tu CEO
Un poco más de ayuda en tu argumentario. Te ofrecemos algunos de los beneficios principales derivados del uso de un software RRHH en tu organización:
- Automatizar y agilizar procesos. El software RRHH facilita el procesamiento masivo para numerosas tareas repetitivas como el reclutamiento, la evaluación, el seguimiento y la gestión de los horarios. Esto significa que el flujo de trabajo resultante es más eficiente, permitiendo a los responsables de RRHH centrarse en sus tareas principales.
- Mejorar la satisfacción y la experiencia del empleado. Los programas informáticos especializados modernos permiten a todos los empleados acceder a sus datos personales oportunamente; así como presentar solicitudes por escrito desde cualquier ubicación, sin mencionar el hecho de obtener respuestas instantáneas sobre cuestiones relacionadas con los salarios o las tareas particularmente complejas.Estas acciones contribuyen a mejorar la satisfacción del empleado.
- Aumentar la productividad de los directivos y mandos intermedios. El software puede eliminar fácilmente errores y descuidos comunes produciendo informes precisos sobre patrones emergentes tales como jornadas laborales excesivas, información relacionada con incumplimiento contractual o productividad individual del equipo al cargo.Esto ayuda a prevenir problemas potenciales antes incluso de que aparezcan.
- Tomar decisiones basadas en datos. Usando un software RRHH se obtiene acceso a información precisa sobre el desempeño, rendimiento y crecimiento del personal.
Esto permite al CEO realizar análisis avanzados y tomar decisiones en base a datos concretos y fiables, y no sólo usando su intuición. Esta información también es útil para identificar problemas comunes entre los empleados o posibles áreas ineficientes.
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