La administración virtual

Este artículo fue escrito hace ya 15 años, en mayo de 2002 concretamente. Aunque no tiene vigencia en cuanto a los trámites concretos respecto a la administración, que en su momento se podían hacer por internet por parte de las empresas (han aumentado considerablemente en la actualidad), si nos permite ver la evolución que ha habido a fecha de hoy.

Es cierto que se han ido añadiendo muchos trámites a los ya existentes y también se han sumado organismos que antes no tenían mucha presencia on line en lo que a trámites se refiere, pero creo que el saldo cualitativo se produjo en esos años. A partir de entonces se produjo un goteo. La disrupción se produjo hace tiempo.

Si me gustaría aprovechar para apuntar que, a fecha de hoy, 24 de febrero de 2018, hay todavía ciertos organismos que por razones que se nos escapan se mantienen tecnológicamente obsoletos, como sería el caso del Registro de Cooperativas, en el que los libros anuales deben presentarse todavía encuadernados en papel. Y seguro que hay más.

A continuación el contenido de ese artículo:

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Hace unos meses se anunció la aparición de la web administración.es que permitiría realizar múltiples trámites burocráticos a través de Internet. En realidad se trata en gran medida de un nuevo punto de entrada a los servicios que los diferentes ministerios venían ofreciendo a través de sus propias páginas web.

De los Ministerios que más facilitan la realización de trámites para las empresas a través de internet destacamos al de Hacienda con la página de la agencia tributaria www.aeat.es y el de Trabajo y Seguridad Social con la página de la Tesorería General de la Seguridad Social www.seg-social.es.

Las operaciones que se pueden realizar ya en estas webs a través de Internet son entre otras:

->EN LA AEAT

1) Si se tiene certificado de usuario clase 2 CA:

¿Cómo puedo obtener este certificado?

Las instrucciones para su obtención las puede encontrar en http://www.cert.fnmt.es/certificados (página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Obtendrá un número de solicitud con el que deberá ir a una administración de Hacienda a acreditar su identidad. Si es persona física bastará con que aporte su DNI. Si es persona jurídica deberá acudir el representante de la misma aportando los siguientes documentos:

-Documento acreditativo de la identidad de la entidad.
-Documento acreditativo de la identidad del representante (D.N.I. o pasaporte) y su fotocopia.
-Documento acreditativo de la representación legal de la entidad o Documento acreditativo de poder especial de representación para solicitar el certificado.
-Código de solicitud del certificado que la F.N.M.T. le asignó.

Pasadas 24 horas desde la solicitud vuelva a la página web indicada y continúe con las instrucciones.

Es realmente sencillo y rápido el acceder a estos servicios. Las ventajas para la empresa son numerosas, empezando por la posibilidad de ahorrar tiempo del personal encargado de realizar gestiones en Hacienda ya que no será necesario para muchos trámites trasladarse a ninguna administración. A la hora de presentar declaraciones periódicas podrá hacerse vía Internet tanto si salen a pagar como a devolver.

2) Si no se tiene certificado de usuario clase 2 CA:

->EN LA SEGURIDAD SOCIAL

Solo con certificado de usuario clase 1S CA:

–Informe de Vida Laboral
-Solicitud de rectificación del Informe de Vida Laboral
-Informe de Bases de Cotización Régimen General y Mar (Año 2000)
-Solicitud de Rectificación Informe de Bases de Cotización
-Situación Laboral Actual
-Duplicado de Documento de Afiliación
-Solicitud cambio de base de cotización (Autónomos)
-Solicitud de cambio de cotización (Convenios especiales)
-Cuotas ingresadas en el ejercicio seleccionado
-Informe situación de cotización trabajadores cuenta propia
-Información sobre Pagos a Proveedores y Entidades Colaboradoras del Sistema de la Seguridad Social
-Percepción de pensiones públicas
–Revalorización de pensiones – Enero 2002

Las empresas y profesionales colegiados podrán además acceder al Sistema Red. Este sistema permite el acceso directo a empresas y profesionales a servicios de alta y bajas de trabajadores online, presentación de Seguros Sociales, entre otros. En concreto podrán:

-Realizar altas, bajas y modificaciones de datos online de trabajadores.
-Rectificar altas y bajas de trabajadores.
-Realizar consultas de números de afiliación de trabajadores.
-Obtener la vida laboral de un trabajador en una empresa.
-Consultar los trabajadores dados de alta en una empresa.
-Obtener certificados de encontrarse al corriente de pago.
-Presentar los Seguros Sociales domiciliados en cuenta.
-Presentar los partes de baja por enfermedad de sus trabajadores al INSS.
-Consultar si un trabajador tiene derecho a prestaciones por enfermedad.
-etc.

¿Cómo puedo obtener este certificado?

Las instrucciones para su obtención las puede encontrar en la página web de la FNMT. En este caso debe proceder en primer lugar a su registro. Tras el registro deberá instalar una serie de programas y activar unos perfiles de acuerdo con las instrucciones indicadas.

->OBTENCION DE CERTIFICADOS ON-LINE

Común a ambos certificados (2 CA – AEAT y 1S CA – Seguridad Social) es que si se tiene ya uno se puede obtener el otro a partir del primero mediante conexión directa a Internet sin tener que presentarse de nuevo a ninguna administración a acreditar la identidad.

Estas opciones simplifican enormemente las tareas administrativas de las empresas. Existe otro organismo cuya virtualización ayudaría aun más en esta simplificación. Se trata del INEM, que inexplicablemente, solo permite realizar en su web obtener los modelos de contrato para cumplimentarlos en el ordenador. De cualquier forma las competencias sobre el registro de contratos, que es el trámite burocrático que faltaría por llevar a la red, son de las distintas comunidades autónomas. ¿Se decidirán estás a facilitar aún más el cumplimiento de las obligaciones de las empresas?

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Afortunadamente el INEM (hoy SEPE) se modernizó hace años facilitando la labor a empresarios y asesores, evitándonos las largas colas que teníamos que sufrir para que nos pusieran un simple sello. No diré nada en este artículo de las actitudes de algunos funcionarios respecto a la falta de empatía con los integrantes de estas colas para las que su tiempo parecía no tener valor, salvo contadas excepciones.

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Javier Donoso

Economista / Asesor y Consultor de empresas.
Especialista en Desarrollo Web y Marketing Digital
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Desde 1994 ayudando a pymes y a autónomos en la puesta en marcha y en el día a día de sus proyectos empresariales. Esperando aportar conocimiento a los nuevos emprendedores y que eviten los errores que otros cometieron.

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