Lo sabemos, otro anglicismo más que añadir a la larga lista de expresiones utilizadas en el mundo de la empresa y que, quizás, te deje pensando ¿Qué es Onboarding Digital y que tiene que ver con el mundo de los emprendedores y la creación de empresas?
Si nos hablaran de la integración o incorporación digital, así, en abstracto, seguramente tampoco sabríamos de qué nos están hablando.
Sin más preámbulos, desvelamos lo que es el Onboarding Digital en diferentes ámbitos, en qué consiste y cómo se relaciona con el mundo de la empresa.
¿Qué es Onboarding Digital?
Si haces una búsqueda en internet inmediatamente te van a saltar dos acepciones. Una de ellas, relacionada, en general, con determinadas empresas y, en particular, habitualmente con el mundo de las entidades financieras. La otra, relacionada con el mundo de los recursos humanos.
En el primer caso, en el de las entidades financieras, el onboarding digital consiste en el proceso de incorporación de nuevos clientes a una empresa a través de medios no presenciales preservando la seguridad legal en los casos en los que es necesario verificar la identidad.
La acepción con la que se emplea en el ámbito de los recursos humanos comparte el proceso de incorporación, aunque, en vez de clientes, hablaríamos de empleados y más que un modo de acreditación de identidad sería una forma de dar la bienvenida al nuevo trabajador facilitándole su integración en la empresa mediante medios digitales.
El Onboarding Digital. Incorporación de nuevos clientes.
En realidad el onboarding es algo que se viene produciendo desde hace mucho tiempo.
Incorporaciones como clientes a entidades financieras y otras empresas, en las que se necesita acreditación de identidad, se producían normalmente de forma presencial. Sería lo que hoy se denomina un Onboarding On-Site. Sí, es eso. Ir al banco con tu DNI o tu escritura de poder, si es una sociedad mercantil, a abrir una cuenta corriente para tu empresa o a nivel particular.
El paso intermedio en cuanto a forma de realizar el proceso de incorporación del cliente, antes de llegar al Onboarding Digital, es aquel en el que la entidad financiera permite realizar parte de los trámites, como cumplimentación de formularios, en casa, teniendo que ir luego presencialmente a la oficina o enviarlos por correo ordinario.
En el caso del Onboarding Digital el salto es cualitativo. Se trata de que la incorporación se realiza íntegramente online, sin presencia física en una oficina, mediante video identificación y, lo más importante, realizando el proceso en no más de 5 minutos cuando antes se tardaban semanas. Y con las máximas garantías contra el fraude.
Aunque indudablemente estos sistemas suponen una ventaja para las entidades que los implantan al aumentar sus ratios de conversón o el mercado potencial que puede contratar sus productos, también es un sistema beneficioso para la otra parte, tanto particulares como empresarios.
Ahorrar tiempo en la apertura de la cuenta bancaria de tu nueva empresa y poder realizar operaciones en cuestión de horas, en vez de semanas, sin duda, es algo muy valorable por los consumidores de los productos bancarios.
Además, les abre la posibilidad de deslocalizar su proveedor de servicios bancarios. Ya no tienen porqué estar en la zona, cerca de la sede la empresa o del domicilio particular. Si la contratación se realiza íntegramente online y el manejo de los diversos productos también, se abre la posibilidad de abrir cuentas en otras entidades presentes solamente en otras localidades o provincias.
Es conveniente que, como usuario de servicios de banca, conozcas que te puedes encontrar con estos procesos a la hora de incorporarte como cliente a alguna de las empresas, mayormente entidades financieras, que utilizan esta tecnología. Dicho proceso normalmente consta de una serie de fases:
- Recogida de datos y documentos de identidad del cliente.
- Verificación de la identidad.
- Firma electrónica de los contratos.
La fase de verificación de identidad puede adoptar diferentes formas según el nivel de seguridad.
- Encuentro cara a cara 100% digital, con firma electrónica de documentos.
- Verificación mediante videollamada por parte un operario
- Proceso de auto identificación desatendido.
- Otras formas combinación de las anteriores.
Como consecuencia de la reciente pandemia puedes haber experimentado alguno de estos procesos para algunos trámites, no solo bancarios. Por ejemplo, para la obtención de certificados digitales se habilitó durante unos meses la posibilidad de identificación digital mediante video llamadas.
Señalar finalmente que, aunque nos hemos estado refiriendo a entidades financieras como principales usuarios de esta tecnología, la misma es utilizada también en otros sectores como el asegurador, el de empresas de telecomunicaciones o el de juego en línea, por poner algunos ejemplos.
Onboarding Digital. Plan de bienvenida a la empresa.
EL objeto del onboarding, en este caso, es la aceleración del proceso de integración y adaptación de los nuevos empleados a la cultura empresarial.
Se trata de que los nuevos empleados se sientan rápidamente integrados y participen de los valores de la compañía en el menor tiempo posible.
Igualmente, este proceso puede empezar o no con la propia contratación por medios digitales, algo que se ha extendido bastante durante la reciente pandemia.
Cuando se habla de onboarding en recursos humanos se busca fundamentalmente la retención de las nuevas incorporaciones ya que, según diversos estudios como el realizado por la Harvard Business Review, alrededor del 33% de los nuevos empleados toman la decisión de abandonar la empresa en los seis primeros meses, siendo ese porcentaje algo inferior, pero también bastante elevado (23% ) en el primer año.
Por ese motivo no es de extrañar que las empresas, independientemente de su tamaño, aunque principalmente sea algo más reservado a las grandes, traten de sumarse a este tipo de estrategias que buscan el beneficio mutuo empresa-empleado.
La empresa se beneficia si el trabajador se integra más rápidamente, es productivo cuanto antes y siente afección y fidelización por la compañía a la que acaba de incorporar.
El trabajador se beneficiará de un proceso de integración más rápido sintiendo que forma parte del grupo desde los primeros momentos. Su nivel de motivación será superior al que se produciría si al incorporarse tuviera que estar detectando qué hacer, cómo, con quien y con qué medios hacerlo.
Saber cuál es tu puesto de trabajo, qué aplicaciones o software se utiliza y como localizarlo, quienes son tus compañeros de trabajo, a quien debes reportar y cómo, donde están los diferentes servicios del edificio a los que puedes tener que acudir (comedor, departamento de ventas, archivo…), qué procedimientos se utilizan para cada situación, qué canales de comunicación hay con mandos superiores, tanto para reportes como para sugerencias o quejas, será un factor que transmitirá seguridad al nuevo empleado.
Ya sabes de qué se trata cuando oigas hablar del Onboarding Digital. Si eres cliente o empleado no te llevarás una sorpresa cuando utilicen este término. Y si tienes una empresa o vas a tenerla, ya sabes, en el mundo de la tecnología lo que hacen las grandes no es monopolio de ellas. Trata de imitarlas en lo bueno para que ese aspecto se sume a las grandes ventajas competitivas que las pequeñas y medianas empresas, de por si, tienen respecto a los gigantes corporativos.
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