Uno de los efectos imparables que la COVID-19 está teniendo es el cambio en las relaciones laborales, en la forma de trabajar y en la gestión de los recursos humanos.

Si entre tus funciones se encuentra esta gestión, utilizar un software de recursos humanos tendría que estar entre tus prioridades.

Hay muchas situaciones que complican la gestión de los recursos humanos en estos tiempos de trabajo no presencial y que, fácilmente, podrían evitarse contando con una buena herramienta.

Recuerda que el teletrabajo, como forma del trabajo a distancia, ha sido objeto de regulación reciente. El Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia entró en vigor el pasado 13 de octubre, aunque no se aplica a las empresas donde el teletrabajo sea una medida temporal derivada de la COVID-19.

En cambio, en aquellos casos en los que el teletrabajo se realiza  regularmente, más de un día y medio a la semana,  o se presta a distancia, si se aplica.  Su formalización por escrito tiene un plazo que concluye el próximo 23 de diciembre.  Si quieres acceder al texto integro del Real Decreto-ley 28/2020, puedes acceder al BOE.

Una queja muy frecuente de quienes gestionan recursos humanos es la relacionada con el exceso de  tiempo que dedican a rehacer nóminas, revisar vacaciones disfrutadas o pendientes,  calcular horas extraordinarias.

Tiempo que podrían destinar a funciones más importantes, de mayor valor, como  hacer equipo, reforzar el bienestar de los integrantes de la empresa, cuidar la motivación, el reconocimiento del trabajo bien hecho, trabajar para lograr un buen clima laboral, prevenir riesgos laborales y otras muchas.

Y se trata de revisiones y recálculos que podrían evitarse. Simplemente hay que  asimilar que la forma de trabajo con los recursos humanos puede cambiarse sin necesidad de una gran inversión porque las opciones de software de recursos humanos son muchas.

Si no sabes por dónde empezar para simplificar, controlar de forma eficaz y minimizar errores en la gestión de recursos humanos, analiza las incidencias que te hayan surgido en los últimos meses. Y después piensa qué objetivos podrías haber conseguido o te hubiera  gustado lograr de haber dedicado ese tiempo a lo verdaderamente importante: el cuidado de las personas.

Y esto es válido no solo para ti. También  para el resto de personas que tienen como parte de su responsabilidad la gestión de equipos y que, sin embargo, no pueden destinar a estas lo que, de verdad, importa: formación, información,  comunicación, feed back continuo, reconocimiento.

Es posible que en estos tiempo del teletrabajo, cuando no ves al resto de compañeros porque cada uno está trabajando desde casa, y cuando está siendo habitual que los partes médicos de baja no se entreguen en papel,  te hayas encontrado con que después de haber pagado una nómina resulta que el importe es indebido porque el trabajador fue dado de baja y no tenías el parte.

O que no te habían entregado esa hoja Excel donde se lleva el registro horario y no habías tenido en cuenta las horas extraordinarias.

O que no te han comunicado el disfrute de días de vacaciones y te toca rehacer la nómina.

O necesitas que esa persona que se ha incorporado a tu empresa firme el contrato y no tienes claro cómo hacerlo para evitar costes innecesarios y, al mismo tiempo, tener la certeza de que la empresa tiene un ejemplar del contrato y de los documentos habituales como pueden ser recepción de hardware y software, confidencialidad, política de privacidad, etc.

O te has encontrado con que tu jefa te ha pedido información sobre el cuadrante de horas trabajadas  para poder facturarlas al cliente y has tenido que ir recopilando correos de tus compañeros y recordar a los rezagados que tienen pendiente enviártelo.

Vamos a recordarte cuales son las tareas que puedes gestionar con más facilidad y rapidez:  

  1. – El registro horario. Recuerda que tiene carácter obligatorio y es especialmente importante cuando los contratos son a tiempo parcial.Y conviene que facilite su acceso mediante el uso de una aplicación accesible incluso desde el móvil.
  2. – Las horas extraordinarias o complementarias realizadas
  3. – Las ausencias y sus causas: bajas médicas, permisos retribuidos, vacaciones, permisos no retribuidos.
  4. – El control y abono de los gastos autorizados y reembolsables: tickets de aparcamiento, billetes de tren, facturas de hotel, de comida con clientes, etc.
  5. – La digitalización de la documentación de recursos humanos.
  6. – La gestión de la firma de los documentos que lo requieren: contrato de trabajo, autorización de vacaciones, aprobación de horas extras, partes de trabajo, etc. Los programas de gestión que te permiten intercambiar estos documentos con las personas trabajadoras y que estas te devuelvan  dichos documentos con validez legal son muy útiles.Aunque no lo parezca, el uso del certificado digital en la esfera personal no esta tan extendido como sería aconsejable. Y sigue siendo un gran desconocido para muchas personas.
  7. – La gestión de la nómina. Si tienes una única herramienta donde quede registrada toda la información que precisas para las nóminas se reducen los errores y el tiempo que tengas que dedicar a rectificarlos.

Antes de decidirte sobre un software de gestión de recursos humanos, fíjate en los puntos que hemos mencionado. Y exige una demostración previa a la contratación. Solo utilizándola vas a saber si te resulta sencilla y si tiene lo que necesitas.

Piensa que es como un colchón. Nunca lo comprarías sin haberlo probado.

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